FICHE DE POSTE/JOB DESCRIPTION

INTITULE : ASSISTANTE PERSONNELLE DU VICE – PRESIDENT EXECUTIF

RESPONSABLES HIERARCHIQUES DIRECTES : VICE – PRESIDENT EXECUTIF

 

MISSIONS :

Sous l’autorité du VICE – PRESIDENT EXECUTIF, le titulaire du poste a pour missions de :

D’assister le VICE – PRESIDENT EXECUTIF afin d’optimiser la gestion de ses activités et tâches (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil).

D’organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients) ou d’évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, …).

L’accueil physique et téléphonique au sein de la société :

  • L’assistance dans la gestion administrative ;
  • La traduction de document (anglais/français) ;
  • L’organisation des voyages du VICE – PRESIDENT EXECUTIF, des séminaires et conférences de la société ;
  • La participation, selon les besoins, aux voyages d’affaires ;
  • Recueillir auprès du VICE – PRESIDENT EXECUTIF de l’entreprise les besoins et attentes sur les problématiques ressources humaines ;
  • Définir la politique et les projets RH dans les domaines concernés (formation, recrutement, mobilité, GPEC, gestion des carrières) ;
  • Effectuer une veille économique, juridique et sociale et suivre l’évolution des stratégies RH des entreprises du secteur ;
  • Tenir à jour les dossiers individuels administratifs pour chaque salarié ;
  • Elaborer l’ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel (absentéisme, rémunération, congés…) ;
  • Garantir l’application de la réglementation sociale et des obligations légales au sein de l’entreprise (droit du travail) ;
  • L’assistance dans le recrutement du personnel (collecte CV, organisation des entretiens…) ;
  • Installer les nouveaux arrivants ;
  • Suivre de la médecine de prévention ;

Cette liste n’étant pas exhaustive, l’exécution de certaines tâches liées aux besoins de la société peut vous être demandée par la hiérarchie

 

NIVEAU D’ETUDE ET EXPERIENCE POUR LE POSTE :

Niveau de formation : Bac +4 minimum

Expérience professionnelle : 3 années au moins

 

APTITUDES RECQUISES :

  • Connaissance des principaux textes du droit social en Côte d’Ivoire ;
  • Bonne capacité d’analyse et de synthèse Autonomie  ;
  • Sens de la confidentialité ;
  • Réactivité et capacité à travailler sous pression ;
  • Bon sens de l’organisation ;
  • Bonne présentation physique ;
  • Bon sens de l’organisation ;
  • Bonne capacité de communication ;
  • Personne discrète et disponible ;
  • Maitrise de l’outil informatique (Excel, Power Point, Word) ;
  • Capacité à travailler dans l’urgence tout en respectant les standards de qualité ;
  • Bonne capacité rédactionnelle en anglais et en français.