Expertise France recrute un Assistant de projet en charge de l’administration et de la logistique à Abidjan en Cote d’Ivoire.

L’Assistant.e de projet, basé.e dans les bureaux d’Expertise France à Abidjan, contribue à l’organisation et à la mise en œuvre des activités du projet « EU4SUN », au sein d’une équipe composée de la coordinatrice de projet (basée à Abidjan), la chargée de projet et l’assistante de projet au siège, et avec les équipes support de la cellule d’appui mutualisé (CAM). La CAM vient en soutien des projets pour la logistique et l’assistant.e de projet devra travailler en relation avec elle, selon des modalités qui pourront varier en fonction de l’activité.

Les éléments présentés ci-après sont généraux et présentés à titre indicatif. Les missions peuvent être amenées à évoluer selon des besoins prioritaires identifiés et les types d’appui à fournir.

Sous l’autorité de la coordinatrice de projet, et en collaboration avec les différentes équipes support de la CAM, l’assistant.e de projet sera responsable des missions suivantes:

Gestion logistique:

• Assister la coordinatrice de projet dans l’organisation d’événements (séminaires, ateliers, formations) liés aux activités du projet, en lien avec le pôle Logistique : assurer l’envoi des invitations et établir les listes de participant.e.s, préparer les fournitures et le matériel nécessaire au bon déroulement des activités ;
• Anticiper les démarches nécessaires pour la programmation, l’organisation et le bon déroulement des missions : transports, hébergements, demandes de visas, ordres de mission, besoins sanitaires et sécuritaires ;
• Faciliter la contractualisation de contrats d’expertise et d’achats, en lien avec le pôle Achat et Juridique ;
• Assurer la collecte et le traitement des pièces justificatives (notes de frais, factures, listes de présence, attestations de formation…) ;
• Aider à l’identification et la formulation des besoins du projet pour l’achat de produits de visibilité (brochures, papeterie, goodies…), en lien avec le chargé de communication

Gestion administrative :

• Assurer l’enregistrement et le classement des livrables et documents projet, notamment au format numérique, selon les procédures d’Expertise France, en lien avec le siège ;
• Réaliser des tâches administratives et de secrétariat en appui à l’organisation générale du projet : mise à jour des calendriers du projet, mise en forme des documents, tenue de fichiers de partenaires et contacts tiers, relances téléphoniques, gestion de courriers, et toute autre tâche selon les besoins (organisation de réunions, prise de rendez-vous).

Niveau d’étude :

• Diplôme en gestion administrative, gestion de projet ou tout autre diplôme pertinent pour le poste.

Expériences :

• Expérience d’au moins 3 ans sur un poste similaire ;
• Expérience préalable dans des projets de coopération internationale requise ;
• Expérience préalable dans la gestion de projet évènementiel appréciée.

Compétences et qualités :

• Sens de l’organisation et de la rigueur, attention aux détails ;
• Capacités d’analyse et de synthèse ;
• Esprit d’initiative, capacité à être proactif et sens des responsabilités ;
• Capable de s’organiser dans un environnement complexe et de travailler sur un grand nombre de dossiers simultanément ;
• Capacité de communication, bon relationnel et sens du travail en équipe ;
• Compétences rédactionnelles ;
• Excellente maîtrise des outils bureautiques, principalement Excel et Word ;
• Maîtrise courante du français (écrit et oral).