Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. EXPERTISE FRANCE recrute un.e Assistant Projets Coopération Muséale et TBC (H/F).
Description de la mission
MISSIONS
(La liste suivante n’est pas exhaustive)
En appui aux deux chefs de projet et en lien étroit avec l’USP, les principales missions pourront être les suivantes :
Gestion logistique :
- Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (séminaires, formations, ateliers, réunions, comités de pilotages ; commande auprès des prestataires ; accueil et coordination des prestataires lors des événements, etc), en lien avec l’USP et / ou avec les administrations bénéficiaires ;
- Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions terrain : déplacements, hébergement, per diem, obtention des visas, prises de rendez-vous, préparation des ordres de mission, documentation projets, etc ;
- Assure l’envoi des invitations et établit les listes de participant(e)s ;
- Assure la préparation des formulaires de participation et des attestations de formation ;
- Prépare les fournitures et le matériel nécessaires au bon déroulement des activités (commandes aux prestataires, suivi de commandes…) ;
- Vérifie la disponibilité et la fonctionnalité du matériel de projection ou matériel audio ;
- Assure la gestion des feuilles d’émargement.
Gestion administrative :
- Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets ;
- Rédige et met en forme les documents administratifs : comptes rendus de réunions et d’ateliers, courriers, notes, etc ;
- Apporte un appui à l’organisation générale du projet : organisation de réunions, envoi de mails, relances téléphoniques, réception et distribution de courriers, etc ;
- Assure l’archivage des documents projets et des pièces justificatives aux formats papiers et numériques.
Communication :
- Peut appuyer, en tant que de besoin, les activités de communication propres aux projets ;
- Mise à jour et suivi de la base de photos et de vidéos en lien avec l’équipe projet ;
- Mise à jour de l’agenda sur les sites internet des projets.
Description du projet ou contexte
Agence publique, Expertise France est l’acteur interministériel de la coopération technique internationale, filiale du groupe Agence française de développement (groupe AFD). Deuxième agence par sa taille en Europe, elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les pays en développement et émergents. Gouvernance, sécurité, climat, santé, éducation.
Elle intervient sur des domaines clés du développement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD), pour un monde en commun
La Côte d’Ivoire est le deuxième pays d’intervention d’Expertise France pour la région du Golfe de Guinée. L’agence y met en œuvre de nombreux projets régionaux et intervient sur une grande diversité de thématiques (éducation, santé, énergie, finances publiques, sécurité…).
L’Assistant(e) de projet, basé(e) dans les bureaux d’Expertise France à Abidjan, contribue à l’organisation et à la mise en œuvre des activités des projets Transition Bas Carbone (TBC) et Coopération Muséale aux côtés des équipes projet, en lien étroit avec l’Unité Support Projets (USP).
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique des chefs de projet, il/elle appuie les équipes basées à Abidjan dans la gestion administrative et logistique des projets.
Il/elle interviendra à 50 % sur le projet Coopération Muséale et 50 % sur le projet TBC.
Profil souhaité
QUALIFICATIONS
- Diplôme en administration, logistique ou gestion de projet ;
- Expérience réussie d’au moins 2 ans sur un poste similaire ;
- La pluridisciplinarité est un atout (logistique, administration, secrétariat) ;
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word exigée ;
- Maîtrise des fondamentaux de la gestion de projet et de l’organisation événementielle est un atout.
QUALITÉS
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Capacité d’analyse et de synthèse ;
- Autonomie, proactivité et réactivité ;
- Capacité d’adaptation et dynamisme ;
- Capacité de communication et de travail en équipe ;
- Maîtrise du français (écrit et oral) ;
- Anglais souhaitable ;
- Grand sens relationnel.
Informations complémentaires
Date de prise de fonction : A partir du 10 Juin 2024 ;
Documents à soumettre : CV et lettre de motivation (2 pages maximum);
Nature du contrat : Contrat ivoirien à durée déterminée à terme imprécis CDDTI (contrat à projet) ;
Rémunération : selon grille salariale EF et profil.
Les candidat(e)s intéressé(e)s par cette opportunité sont invité(e)s à soumettre leur CV et Lettre de motivation mentionnant au moins 2 références dans les meilleurs délais.
Expertise France se réservant la possibilité de procéder à la présélection avant cette date.