Expertise France recrute un.e Assistant.e d’accueil cellule d’appui mutualise RCI à Abidjan, Cote d’Ivoire.

 

 

 

 

 

Description de la mission

L’Assistant(e) d’accueil est basé(e) à Abidjan et placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Logistique et Évènementiel.

Il/Elle est le premier point de contact avec les visiteurs, les clients et les employés de l’Agence.

Il/elle est donc garant d’un service d’accueil chaleureux et professionnel, fournissant des informations, répondant aux demandes et orientant les personnes vers les services appropriés.

Il/elle appuie l’équipe logistique dans l’organisation et l’animation de l’espace d’accueil de l’Agence, dans la gestion administrative et logistique du bureau et apporte son concours pour les activités de communication en lien avec le chargé de communication de la CAM.

Il/elle est chargé d’accueillir, de recevoir, d’orienter et de renseigner les divers visiteurs d’Expertise France RCI.

Il/elle assure également les tâches administratives de base et gère les appels téléphoniques et emails génériques de l’Agence.

MISSIONS :
(La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.)

Accueil et renseignements :

  • Accueille les visiteurs avec courtoisie et amabilité
  • Guide les visiteurs vers les différents bureaux de l’Agence, en leur fournissant des indications claires et en les aidant à se repérer
  • Répond aux demandes de renseignements,
  • Fournit des informations de 1er niveau sur les services de l’Agence
  • Chargé de l’inscription des visiteurs dans le registre d’accueil, de la remise de badges ou de la gestion des réservations de salles de réunion
  • Gestion des plaintes et des réclamations des clients de manière professionnelle et courtoise.
  • A l’écoute des préoccupations des interlocuteurs, remontée des plaintes aux responsables concernés, et recherche de solutions appropriées.
  • Appuie la vérification de la disponibilité et fonctionnalité du matériel de projection ou audio en lien avec le pôle logistique

Gestion des appels téléphoniques et de la messagerie générique d’Expertise France

  • Assure la réception et la gestion des appels téléphoniques entrants
  • Identifie les besoins des appelants, les oriente vers les personnes appropriées ou leur fournit les informations demandées.
  • Prend les messages et transmet les appels en fonction de leur urgence
  • Gère la messagerie électronique générique de l’Agence
  • Accuse réception des emails entrant et transmet les mails aux interlocuteurs concernés

Gestion des courriers et des colis :

  • Réception et décharge de tous les courriers et colis entrants en lien avec l’assistant logistique
  • S’assure de la conformité des livraisons en lien avec l’assistant logistique
  • Activités de manutention de base
  • Assure le dispatch des courriers vers les destinataires finaux
  • Assure la gestion des feuilles d’émargement

Gestion administrative de base :

  • Gestion des tâches de secrétariat classiques (numérisations, photocopies, gestion de base de données, gestions enquêtes de satisfaction etc
  • Assure l’organisation des pauses café et déjeuner en lien avec les agents d’entretien.
  • Aide à la recherche documentaire

Communication :

  • Appuie les activités de communication en lien avec le pôle communication de la CAM, et le pôle logistique
  • Mis à jour et suivi de la base de photos et de vidéos en lien avec le chargé de communication de la CAM

Audit externe :

  • Appuyer à la préparation des audits externes
  • Rassemblement des pièces d’archive / Numérisation

Et toute autre tâche administrative et logistique qui puisse être demandée par son manager.

Description du projet ou contexte

Agence publique, Expertise France est l’acteur interministériel de la coopération technique internationale, filiale du groupe Agence française de développement (groupe AFD). Deuxième agence par sa taille en Europe, elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les pays en développement et émergents. Gouvernance, sécurité, climat, santé, éducation… Elle intervient sur des domaines clés du développement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD). Pour un monde en commun.

Comme déjà dans d’autres Pays, Expertise France a mis en place en RCI une Cellule d’Appui Mutualisé (CAM).
La CAM est en charge de tous les services supports typiques (RH, Finance, Achats, Logistique, Communication, etc.).
Elle est coordonnée par un Coordinateur des Fonctions Transverses (CFT).
C’est dans ce cadre et cette équipe que ce poste s’inscrit.

Profil souhaité

Expérience professionnelle :

  • Diplôme supérieur (bac+2 minimum) en secrétariat, assistanat de direction, gestion administrative, tourisme;
  • Expérience réussie d’au moins 2 ans sur un poste similaire ;
  • Multidisciplinarité un atout (parmi, communication, secrétariat, logistique, administration,) ;
  • Maîtrise de la langue anglaise serait un atout;
  • Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word.

 Aptitudes

  • Bonne présentation;
  • Bonne maîtrise du français (écrit et oral);
  • Excellentes compétences en communication verbale et écrite;
  • Capacité à travailler avec le public et à faire preuve d’empathie;
  • Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec différents services;
  • Qualités relationnelles avérées;
  • Sens de la communication et courtoisie;
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;
  • Dynamisme, sens de l’organisation et rigueur ;
  • Autonomie et réactivité ;
  • Résistance au stress et aptitude à gérer les situations difficiles;
  • Diplomatie, patience et sens du dévouement;
  • Disponibilité.

Informations complémentaires

Nature du contrat : Contrat de travail ivoirien à durée déterminée
Date de prise de fonctions : SEPTEMBRE 2023
Rémunération : selon grille salariale EF et profil

NB : Les candidat(e)s intéressé(e)s par cette opportunité sont invité(e)s à soumettre leur CV et Lettre de motivation dans les meilleurs délais.

Possibilité également de transmettre CV et LM au mail suivant : [email protected]

Le processus de sélection des candidatures se fera en trois temps :
• Dans un premier temps, une liste restreinte sera établie librement par Expertise France.
• Dans un deuxième temps, les candidat(e)s de la liste restreinte pourront être invité(e)s à passer des tests écrits visant à évaluer leurs
compétences techniques et linguistiques.
• Dans un troisième temps, les candidat(e)s sélectionné(e)s pourront être convié(e)s à un entretien.

Date limite de candidature : 09/07/2023 

Postuler ici