La Banque africaine de développement (BAD)  recrute un(e) Assistant(e) d’unité / Assistant(e) de division, Abidjan, Côte d’Ivoire

La Banque africaine de développement (BAD)  recrute un(e) Assistant(e) d’unité / Assistant(e) de division, Abidjan, Côte d’Ivoire

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. Elle compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2024‑2033) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq grandes priorités (High 5) devant lui permettre d’accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir : l’énergie, l’agro‑industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence chargée de « l’électricité, l’énergie, le climat et la croissance verte » est un complexe sectoriel axé sur la Stratégie décennale et le premier objectif prioritaire « Éclairer l’Afrique et l’alimenter en énergie » des High 5 de la Banque. Le complexe poursuit les objectifs suivants : élaborer des politiques et des stratégies ; fournir une expertise technique sectorielle pointue ; développer de nouvelles opportunités de financement ; servir de porte-parole de la Banque auprès des parties prenantes externes sur tous les aspects liés à l’objectif « Éclairer l’Afrique et l’alimenter en énergie » au climat et à la croissance verte. Le Complexe met l’accent sur les systèmes électriques, les politiques et réglementations, les énergies renouvelables, l’efficacité énergétique (y compris la cuisson propre), le climat et la croissance verte.

LE DÉPARTEMENT :

Le Département des énergies renouvelables et de l’efficacité énergétique a pour objectif global de promouvoir le développement des énergies renouvelables et l’efficacité énergétique avec les solutions de cuisson propres. Le Département est composé de trois divisions.

LE POSTE :

Le/la titulaire du poste d’Assistant(e) de Département, qui relèvera des Services de soutien général chargés de fournir un soutien administratif pour le bon fonctionnement du Département des énergies renouvelables et de l’efficacité énergétique (PERN), veillera à ce que le Directeur soit libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exercice efficace de ses hautes fonctions et responsabilités.

Chaque équipe a des fonctions uniques, mais le travail d’Assistant(e) d’unité/division est plus ou moins uniforme quelle que soit l’équipe et vise à assurer un fonctionnement harmonieux de l’unité/la division que dirige le Chef de division/d’équipe concerné.

En conséquence, le travail de l’Assistant(e) d’unité facilite et contribue au succès du Directeur dans l’exécution efficace de son travail dans le cadre de la stratégie de la Banque pour la réalisation des High 5.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la direction générale et la supervision générale du Directeur, l’Assistant(e) de département effectuera les tâches suivantes :

a)    GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

1. Entreprendre des tâches et des opérations transactionnelles qui contribuent au bon déroulement du travail du Directeur et de l’équipe.
2. Apporter son soutien à la gestion des correspondances et des processus administratifs de routine et en assurer le suivi.
3. Assurer la correspondance et les tâches conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Directeur pour autorisation, approbation ou signature.
4. Examiner et établir l’ordre de priorité des correspondances importantes et des tâches à exécuter.
5. Assurer le suivi et veiller à ce que les tâches soient exécutées avec diligence et dans les délais impartis.

b)    COMMUNICATION ET LIAISON

1. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les membres de la Division concernés ou les parties devant agir, le cas échéant.
2. Faciliter l’organisation des réunions, notamment en ce qui concerne leurs horaires et la réservation du lieu.
3. Apporter son appui au Directeur/à l’équipe en ce qui concerne les rendez-vous avec les visiteurs officiels ou les membres du personnel.
4. Assurer le suivi des délais d’exécution des tâches courantes et assignées.
5. Organiser des réunions pour le Directeur/l’équipe, selon les horaires et le programme de la semaine.
6. Fixer l’heure et le lieu des réunions et fournir l’appui requis pour leur succès.
7. Rédiger des rapports/procès-verbaux de réunion.

c)    TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION

1. Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins du Département.
2. Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités montrant toutes les réunions auxquelles le Directeur et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes au Département.
3. Obtenir des notes d’informations et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participera le personnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés.
4. Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec le Département.

d)    ADMINISTRATION DU BUREAU

1. Organiser les voyages du Directeur/de l’équipe, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d’hôtel, etc.
2. Apporter son appui à la préparation des exposés, s’il y a lieu.
3. Photocopier et envoyer des communications électroniques au besoin.
4. Effectuer toute autre tâche connexe qui lui serait assignée par le Directeur.

e)    FONCTIONS D’ACHAT

1. Aider à exécuter les fonctions d’achat.
2. Traiter les demandes d’achat attribuées au groupe fonctionnel liées à l’acquisition de biens, services et travaux.
3. Recevoir et examiner les demandes pour vérifier leur clarté, l’adéquation des spécifications, leur exhaustivité, obtenir des informations supplémentaires et assurer la liaison avec les services utilisateurs et confirmer que le budget existe pour la réquisition.

f)     BUDGET

1. Gérer le budget alloué à la Division.
2. Apporter son soutien à la direction concernant les questions relatives aux ressources telles que le budget administratif ; suivre et examiner les dépenses et porter les problèmes à l’attention de la Direction.
3. Participer à la préparation de la revue annuelle et semestrielle du budget en saisissant les données dans le système SAP et participer à son suivi.

COMPÉTENCES (qualifications, expérience et connaissances) :

1. Être titulaire au moins d’une licence en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe.
2. Une formation en secrétariat ou en administration et gestion de bureau constitue un avantage.
3. Justifier d’un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires.
4. Avoir de l’expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.
5. Avoir une bonne maîtrise de l’administration et des services d’appui de bureau, notamment en ce qui concerne les systèmes et les procédures.
6. Être capable de travailler sous pression et d’établir des priorités dans le cadre dynamique d’une organisation internationale et multiculturelle.
7. Gestion efficace des demandes internes et externes.
8. Capacité à travailler et à coopérer avec des personnes issues d’horizons divers.
9. Pouvoir gérer des demandes et priorités simultanées et évolutives et des délais serrés.
10. Maîtriser l’utilisation des équipements courants (ordinateur, fax, numériseur, photocopieur, etc.) ;
11. Faire preuve d’un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d’administration.
12. Avoir de solides capacités de rédaction.
13. Faire preuve d’aptitudes en matière de communication.
14. Avoir de bonnes capacités en matière de résolution de problèmes.
15. Être orienté(e)-client.
16. Savoir travailler en équipe.
17. Faire preuve d’efficacité opérationnelle.
18. Faire preuve d’innovation et de créativité.
19. Faire preuve d’intégrité et de confidentialité.
20. Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre langue.
21. Le bilinguisme et la connaissance d’une autre langue telle que l’arabe ou le portugais constitue un avantage.
22. Savoir utiliser les applications courantes de Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint et SAP).

CE POSTE NE BÉNÉFICIE PAS DU STATUT INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN EMPLOYÉ RECRUTÉ LOCALEMENT ET NE BÉNÉFICIERA PAS DE CONDITIONS INTERNATIONALES D’EMPLOI).