Médecins Sans Frontières, fondée en 1971, est une organisation médicale humanitaire internationale qui fournit une assistance médicale d’urgence aux personnes touchées par des conflits, des épidémies, des catastrophes ou l’exclusion des soins de santé. Nos équipes sont composées de dizaines de milliers de professionnels médicaux, logistiques, administratifs et diverses autres professions, tous guidés par notre éthique médicale et nos principes d’impartialité, d’indépendance et de neutralité.
MSF WaCA, créée en 2019, est le premier siège de MSF en Afrique, et répond à la volonté de réinventer le mouvement MSF après 50 ans d’actions humanitaires dans le monde, pour plus d’accès aux soins, plus de réactivité et de proactivité pour une plus grande couverture médicale des populations touchées dans le monde.
Pourquoi nous rejoindre ?
Vous vous préparez à devenir membre de la famille MSF, avec plus de 50 ans d’action médicale d’urgence qui lui ont valu le prix Nobel de la paix en 1999.
Nous sommes une organisation inclusive qui considère le bien-être social et professionnel comme un droit pour tous et offre un environnement qui prend en compte la diversité de chaque membre.
MSF WaCA revendique un ancrage africain qui prend en compte l’expertise locale avec laquelle elle contribue à la mise en œuvre de ses activités et fait de chaque membre, un acteur clé de la nouvelle dynamique de l’action humanitaire dans le monde.
Nous recherchons : ASSISTANT DE DIRECTION
Département : Direction Générale
Gérant direct : Directeur Général
Responsable Fonctionnel : Directeur Général
% de travail : 100 %
Poste basé à : Abidjan, siège
Mobilité : Toutes les zones d’interventions de WaCA
Type de contrat : Déterminé Renouvelable
Poste à combler : Le plus tôt possible
Objectifs
Assurer une gestion efficace de la planification des activités du directeur général (DG), lui permettant de se concentrer pleinement sur ses responsabilités. Cette mission englobe un accompagnement complet en matière de gestion du temps, incluant la planification des activités, l’organisation de réunions et autres rencontres, la mise en œuvre d’outils de suivi, ainsi que la facilitation de la communication avec les différentes parties prenantes. De plus, responsable de l’organisation et de la coordination des activités et des réunions du comité de gestion (CoDir).
Principales responsabilités
Gestion du portefeuille organisationnel de la DG
- Agir comme point de contact entre le DG et les autres membres de l’organisation et partenaires externes. Cela comprend la gestion de la correspondance et des communications.
• Aider à maximiser l’efficacité du temps et des ressources du DG en organisant son emploi du temps pour l’aligner sur les priorités stratégiques.
Gestion du portefeuille organisationnel du CoDir
- Création, gestion et itération de plans détaillés pour diverses initiatives collaboratives CoDir
- Assurer le suivi des priorités et des projets de CoDir
- Animer et suivre le registre des décisions du CoDir pour MSF WaCA
- Planification annuelle et mensuelle des réunions CoDir
- Organisation du planning annuel et Bilan semestriel
- Soutien, au besoin, à la coordination des activités et des projets liés aux décisions prises par le CoDir
- Soutenir le CoDir dans la gestion des risques organisationnels pour MSF WaCA
Conseil stratégique
- Contribuer à la réflexion visant à assurer l’atteinte des objectifs médicaux et opérationnels de MSF WaCA pour fournir des soins médicaux de qualité dans des environnements variés et complexes. Cette responsabilité implique une compréhension approfondie des défis médicaux et opérationnels de l’organisation.
- Contribuer au suivi de l’alignement des objectifs institutionnels et des priorités de MSF WaCA dans la planification des activités et le processus de prise de décision du DG/CoDir.
- Fournir des informations et des données pertinentes pour aider le DG à prendre des décisions éclairées. Cela peut impliquer la collecte de données, la recherche et la préparation de rapports.
- Contribuer à la coordination de projets spécifiques ou d’initiatives stratégiques, en veillant à ce que les délais soient respectés et que les objectifs soient atteints.
Gestion des informations organisationnelles
- Gérez en toute sécurité les informations confidentielles et les données sensibles de l’organisation, en garantissant une protection contre les accès non autorisés.
- Gérer la conservation et la qualité des informations CoDir sur le référentiel organisationnel (SharePoint), notamment la capitalisation, le stockage et le partage des informations.
La gestion de la communication
- Coordonner la diffusion des informations importantes de la direction exécutive au personnel du siège et à tout le personnel de MSF WaCA.
- Faciliter la communication au sein du CoDir et toute autre information devant être partagée avec le personnel.
- Faciliter le flux d’informations vers les différentes parties prenantes de MSF WaCA, y compris le conseil d’administration, les membres associés de WaCA, les plateformes internationales du mouvement MSF telles que le comité exécutif (ExCom), le réseau international des opérations et de développement (RIOD), le département international. des Ressources Humaines (IDRH), etc., ainsi que des plateformes externes.
Réunions et événements
- Organiser et diriger toutes les réunions et événements liés à CoDir.
- En collaboration avec l’équipe administrative, planifier les réunions d’état-major général au siège social et préparer l’ordre du jour et l’ordre du jour.
- Organiser et coordonner des rencontres entre le DG/CoDir et les visiteurs institutionnels, ainsi que des séances de « meet and greet » avec l’ensemble du personnel de l’organisation.