Avis de recrutement d’un expert en  marchés publics et subvention sur les questions administratives et financières, H/F, Côte d’Ivoire, Abidjan

Sous la responsabilité et supervision du Coordinateur du projet basé à Abidjan, et en liaison avec le Chargé de projet d’EF à Paris, il/elle sera l’expert(e) gestion administrative et financière et de suivi des réalisations du projet, de l’organisation des passations de marchés, et du reporting administratif et financier du projet auprès de l’AFD et d’Expertise France. L’expert(e) s’appuiera sur les services supports du siège d’Expertise France (notamment les Directions financières, juridiques et logistiques). Il/elle travaillera en étroite collaboration avec un(e) assistant(e) de projet dont il coordonnera et vérifiera la conformité d’une partie de son travail.

L’expert(e) aura pour mission de gérer tous les aspects administratifs et procédures concernant le lancement et la négociation des marchés du projet. Il/elle sera le garant du respect des procédures et des reporting administratifs et financiers. A ce titre, il/elle exécute les tâches suivantes :

• Réalise l’ensemble des tâches administratives et financière du projet et garantit le classement de l’information
  • Participe à la conception des outils de gestion, dont le manuel de procédures administratives et financières ;
  • Assure la gestion financière du projet : prévision financière, clôture financière, suivi et vérification de la conformité des engagements, mandatement et suivi des paiements, préparation des rapports financiers, gestion de la petite caisse et reporting financier et comptable, clôture annuelle ;
  • Réalise les opérations d’exemption de taxes et droits de douanes ;
  • Assure la gestion et le suivi des dossiers administratifs et ressources humaines (rédaction de contrat de prestation de service ou contrat de travail, suivi de la réception des feuilles de temps et des livrables, mise en paiements, etc.) ;
  • Produit les livrables/rapports financiers conformes aux procédures du projet.

• Facilite la logistique au sein du projet et du bureau à Abidjan
  • Organise la logistique des missions en lien avec les services supports du siège d’Expertise France;
  • Contribue aux prises de rendez-vous, l’organisation de réunions, la gestion d’agendas, la préparation de courrier;
  • Organise la vie du bureau projet : gestion des stocks et acquisition des équipements et fournitures du bureau projet, etc.

• Mets en place les outils de la passation de marchés (manuel des opérations, directives et documents de gestion des marchés) conforme aux exigences des procédures applicables sur ce projet
  • Elabore et effectue le suivi du plan de passation des marchés de services, travaux et fournitures ;
  • Assiste tous les membres de l’équipe du projet dont en particulier le Coordinateur et les experts responsables des composantes sur les questions de passation de marchés ;
  • Elabore la partie administrative des dossiers d’appel d’offre (la partie technique sera élaborée par les Experts en charge des composantes) ;
  • Assure le suivi des publications des marchés en accord avec la procédure ;
  • Participe au processus de sélection des prestataires et d’attribution des marchés ;
  • Prépare les TdR des différents comités d’évaluation des offres et d’attribution des contrats et subventions (rôle et liste des membres) et les organiser en temps opportun ;
  • Assure le contrôle qualité de l’ensemble des documents de passation des marchés, des rapports d’évaluation des offres et propositions reçues, y compris des rapports d’ouverture des offres ;
  • Assure le secrétariat des comités et rédige les PV de notation des offres et d’attribution des contrats et subventions ;
  • Etabli les marchés et contrats entre le projet et les prestataires sélectionnés ;
  • Participe, si nécessaire, aux travaux des missions de supervision ; assiste l’équipe de mise en œuvre du projet dans les travaux de préparation des missions de supervision, de revue a postériori des marchés par Expertise France ou des audits.