Appel d’offres : Expertise France recherche un.e Responsable juridique contrats et marches publics-cellule d’appui mutualisée à Abidjan, Cote d’Ivoire.

Au sein de la Cellule d’Appui Mutualisé (CAM), sous la responsabilité du Coordinateur des Fonctions Transverses, le Responsable Juridique (H/F) est responsable de la sécurisation des engagements/actes juridiques de la CAM relevant de ses compétences, et apporte autant que de besoin son expertise juridique à l’ensemble des services de la CAM.

Il supervise les activités d’achat et de contractualisation de la CAM et des projets de coopération de son portefeuille, dans le respect de la règlementation applicable et des règles internes d’Expertise France en matière de marchés publics et de subvention.

Il pilote et manage l’activité du service contrat et veille à la bonne et complète prise en charge des saisines des équipes projet.

Il assure notamment le contrôle a priori et a posteriori des contrats de mise en œuvre (achat, subvention etc.) préparés par son service conformément aux différents processus internes et à la réglementation applicable.

Il est garant, au sein de la CAM, de la diffusion, du partage et du respect de la règlementation interne et des bonnes pratiques en matière de passation et d’exécution des contrats. Il assure la formation continue des équipes aux procédures de marchés publics et de subventions, en lien et/ou en appui avec le DAJ.

Il assure le reportage juridique du bureau et assure l’intérim du CFT sur les questions achats et juridiques en cas d’absence.

(La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.)

Animation d’équipe :

• Anime et supervise l’activité du pôle, organise le travail en équipe et gère les présences et absences de son équipe,
• Fournit l’appui nécessaire aux membres de son équipe dans l’exercice de leurs fonctions, notamment au regard des différentes échéances des projets,
• En collaboration avec le CFT, prépare et conduit les entretiens annuels d’évaluation et fixe les objectifs individuels,
• Participe au recrutement, à l’intégration et à la formation de nouveaux collaborateurs,
• Développe les compétences des membres de son équipe, en particulier par la mise en œuvre d’un programme de formation adapté à l’activité du service juridique de la CAM.

Mise en œuvre des activités du service juridique de la CAM :

• Conseil et appui aux différentes équipes projets du portefeuille de la CAM pour l’accompagnement à la passation, la conclusion et l’exécution des contrats de mise en œuvre dans le cadre des projets de coopération.
• Supervision du traitement des demandes et mise en œuvre des processus de contractualisation, avec l’appui de l’équipe du service juridique de la CAM :

o Élaborer les plans de passation de contrat pour chaque projet en lien avec les opérationnels et superviser leur mise à jour,
o Réceptionner, vérifier et traiter les demandes d’achat et de subvention,
o Supervision du suivi et de l’avancement des demandes,
o Appuyer les équipes dans l’établissement des dossiers de consultation et le suivi de bonne exécution, en particulier des marchés de travaux en veillant aux règles spécifiques à ce type de marchés (droit de la construction, règles spécifiques applicables aux marchés de travaux, etc.)
o S’assurer du bon archivage des dossiers en application des procédures internes,

– Dans le respect des processus internes de contractualisation:

• préparer les dossiers d’appel d’offres,
• valider les dossiers d’achats/de subventions et les contrats y afférents,
• assurer la bonne coordination des circuits de contrôles en lien avec le DAJ,
• assurer les publications d’avis,
• superviser les échanges et répondre aux soumissionnaires dans les délais requis,
• superviser la rédaction des grilles d’analyse, des conclusions,
• assurer la bonne tenue des comités d’évaluation, conformément aux règles internes et à la pratique DAJ,

– Superviser la mise en œuvre des procédures en veillant au respect des règles applicables.

• Assurer le suivi des conditions contractuelles : livrables, délais en lien avec l’équipe opérationnelle, rapport narratifs et financiers et vérifier et valider les tranches de paiement,
• S’assurer du respect des stipulations contractuelles auprès des cocontractants,
• Mettre en place des outils de gestion de subventions en lien avec le service financier et le CFT,
• Former les bénéficiaires aux règles EF et des bailleurs si nécessaire,
• Participer aux audits des bénéficiaires sur les aspects juridiques,

– Assurer, par subsidiarité vis-à-vis du DAJ, les missions de contrôle a priori et a posteriori des procédures de passation des contrats de mise en œuvre de la CAM et notamment des contrats d’achat et de subvention, selon les plans de contrôle fixés en lien avec les services du siège.

– Supervision de l’approvisionnement du bureau en lien avec les équipes achats

• Centraliser les achats d’équipements et les faire valider par la CFT avant envoi au service dédié au siège,
• Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que de la documentation en usage (import – export, exonération, taxes…),
• Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau national,
• Superviser la consolidation des prévisionnels d’achat et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle du bureau,
• Superviser la sélection des fournisseurs, la négociation des prix, les délais et les modalités de livraison,
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs en lien avec les acheteurs.

Coordination et diffusion d’informations et de bonnes pratiques juridiques :

• Participation active en lien avec le DAJ au réseau des juristes d’Expertise France au partage des savoirs et bonnes pratiques en matière d’achat, de subvention et d’organisation des activités de contractualisation,
• Participation à l’élaboration du plan de formation juridique dispensé en interne par le DAJ et coordination de sa bonne mise en œuvre,
• Prise en charge du processus d’amélioration continue relavant de son champ de compétence, notamment par la participation à la mise à jour des modèles, des tableaux d’activités et plus généralement de l’offre de service du service juridique de la CAM.

Capitalisation / Reportage / Représentation

• En tant que point focal, assurer auprès du DAJ, la représentation du service juridique de la CAM,
• Élaborer et mettre en œuvre des outils internes permettant d’assurer le respect des conditions contractuelles, notamment en terme de délais et livrables,
• Effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle du projet afin de garantir le respect les termes du contrat,
• Remplacer provisoirement la CFT en cas d’absence sur les questions qui le/la concerne,
• Élaborer en lien avec la CFT les reportages mensuels liés aux activités de contractualisation,
• Superviser l’archivage des documents juridiques-achats du service juridique de la CAM et des projets,
• Le cas échéant, faire le lien avec le cabinet d’avocat,
• Participer autant que de besoin aux chantiers du DAJ.