Avis de recrutement : MSF recrute un Assistant exécutif à Abidjan , Côte d’Ivoire.

 

 

 

 

 

Principales responsabilités

Gestion du portefeuille organisationnel de la DG

  • Agir comme point de contact entre le DG et les autres membres de l’organisation et partenaires externes. Cela comprend la gestion de la correspondance et des communications.

• Aider à maximiser l’efficacité du temps et des ressources du DG en organisant son emploi du temps pour l’aligner sur les priorités stratégiques.

Gestion du portefeuille organisationnel du CoDir

  • Création, gestion et itération de plans détaillés pour diverses initiatives collaboratives CoDir
  • Assurer le suivi des priorités et des projets de CoDir
  • Animer et suivre le registre des décisions du CoDir pour MSF WaCA
  • Planification annuelle et mensuelle des réunions CoDir
  • Organisation du planning annuel et Bilan semestriel
  • Soutien, au besoin, à la coordination des activités et des projets liés aux décisions prises par le CoDir
  • Soutenir le CoDir dans la gestion des risques organisationnels pour MSF WaCA

Conseil stratégique

  • Contribuer à la réflexion visant à assurer l’atteinte des objectifs médicaux et opérationnels de MSF WaCA pour fournir des soins médicaux de qualité dans des environnements variés et complexes. Cette responsabilité implique une compréhension approfondie des défis médicaux et opérationnels de l’organisation.
  • Contribuer au suivi de l’alignement des objectifs institutionnels et des priorités de MSF WaCA dans la planification des activités et le processus de prise de décision du DG/CoDir.
  • Fournir des informations et des données pertinentes pour aider le DG à prendre des décisions éclairées. Cela peut impliquer la collecte de données, la recherche et la préparation de rapports.
  • Contribuer à la coordination de projets spécifiques ou d’initiatives stratégiques, en veillant à ce que les délais soient respectés et que les objectifs soient atteints.

Gestion des informations organisationnelles

  • Gérez en toute sécurité les informations confidentielles et les données sensibles de l’organisation, en garantissant une protection contre les accès non autorisés.
  • Gérer la conservation et la qualité des informations CoDir sur le référentiel organisationnel (SharePoint), notamment la capitalisation, le stockage et le partage des informations.

La gestion de la communication

  • Coordonner la diffusion des informations importantes de la direction exécutive au personnel du siège et à tout le personnel de MSF WaCA.
  • Faciliter la communication au sein du CoDir et toute autre information devant être partagée avec le personnel.
  • Faciliter le flux d’informations vers les différentes parties prenantes de MSF WaCA, y compris le conseil d’administration, les membres associés de WaCA, les plateformes internationales du mouvement MSF telles que le comité exécutif (ExCom), le réseau international des opérations et de développement (RIOD), le département international. des Ressources Humaines (IDRH), etc., ainsi que des plateformes externes.

Réunions et événements

  • Organiser et diriger toutes les réunions et événements liés à CoDir.
  • En collaboration avec l’équipe administrative, planifier les réunions d’état-major général au siège social et préparer l’ordre du jour et l’ordre du jour.
  • Organiser et coordonner des rencontres entre le DG/CoDir et les visiteurs institutionnels, ainsi que des séances de « meet and greet » avec l’ensemble du personnel de l’organisation.

Exigences de l’emploi

Éducation

  • Diplôme minimum d’un baccalauréat en droit des affaires, en gestion de l’information, en administration des affaires ou dans un autre domaine pertinent.
  • Une formation en gestion de projet est un plus.

Compétences

  • Excellentes compétences rédactionnelles et de communication.
  • Fortes capacités organisationnelles.
  • Compétences analytiques et de synthèse.
  • Indépendance et proactivité.
  • Rigueur, discrétion, réactivité et agilité.
  • Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
  • Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.
  • Intégration rapide de diverses problématiques et solides compétences analytiques.

Expérience professionnelle requise

  • Un minimum de 5 ans d’expérience dans un poste similaire au sein d’une organisation au sein d’une association ou d’un groupe international (avec un minimum de 100 salariés et un conseil d’administration) est requis.
  • Des profils de terrain tels que coordinateur de projet ou chef de mission support sont également pris en compte.
  • Une expérience antérieure avec MSF (au siège ou sur le terrain) ou une connaissance de MSF, de ses opérations internes et des principaux organes de gouvernance est fortement appréciée.

Compétences linguistiques

  • La maîtrise du français et de l’anglais, tant parlé qu’écrit, est essentielle.

Compétences informatiques

• Maîtrise de la suite Microsoft Office.

  • Gestion des réseaux sociaux.
  • Utilisation de SharePoint, maîtrise des outils de suivi de projet, gestion de calendriers, gestion de bases de données, compétences en communication en ligne, sensibilisation de base à la cybersécurité, adaptabilité aux nouvelles technologies et compétences en organisation numérique.

Date limite : 10 novembre 2023 à 18h00 GMT

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