La CEDEAO recrute un chargé principal du protocole

La CEDEAO recrute un chargé principal du protocole

Aperçu des tâches :

Le titulaire du poste travaille sous la supervision du Secrétaire général. Il/elle conseille le Secrétaire général et le Parlement sur les questions protocolaires et diplomatiques et supervise les services du protocole du Parlement.

Rôle et responsabilités :

• Prodiguer des conseils sur les politiques relatives au Protocole et diriger la mise en œuvre de ces politiques ;
• Planifier, coordonner et superviser le travail de la Division du protocole ; contribuer à l’élaboration du budget annuel et superviser le personnel de la Division pour assurer une prestation de services de protocole efficaces à l’Institution ;
• Coordonner l’interface du Parlement avec la communauté diplomatique et faciliter l’accès aux missions diplomatiques et au ministère des Affaires étrangères du pays hôte ;
• Assurer la prestation de services de protocole efficaces à l’Honorable Président et aux délégations de haut niveau du Parlement en missions officielles et veiller à ce que ces personnalités jouissent d’un traitement digne de leur rang ;
• Superviser les services du protocole pendant les sessions et autres réunions du Parlement, y compris l’accueil des invités, l’attribution des sièges, l’organisation des réceptions, l’hébergement et le transport ;
• Superviser l’émission des billets d’avion pour les voyages officiels et faciliter les préparatifs de voyage tels que l’obtention de visas ;
• Toute autre tâche que le supérieur hiérarchique pourrait lui confier de temps à autre.

Formation académique et expérience professionnelle :

• Être titulaire d’une Maîtrise en sciences politiques, relations internationales, management, relations publiques, communications ou dans des domaines connexes, obtenue auprès d’une université reconnue ;
• Dix (10) années d’expérience professionnelle progressive en gestion de conférences, services de protocole ou dans un domaine connexe, dont deux (02) années d’expérience internationale pertinente et deux (02) années d’expérience en matière de conférence et de protocole à un niveau de supervision ;
• Avoir une connaissance des normes, des règles et des coutumes développées en matière de conférence diplomatique et de protocole dans un environnement international ;
• Être capable de tenir des informations à jour sur les services de protocole/voyage et sur la composition des organisations et des États ;
• Avoir une expérience avérée dans l’élaboration et la mise en œuvre d’un mécanisme efficace de gestion et de prestation de services de conférence, de protocole et de voyage.

Limite d’âge : Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

Compétences essentielles ayant trait à la CEDEAO :

• Être capable de diriger les programmes et les projets assignés, en mettant en œuvre l’expertise managériale et opérationnelle nécessaire à l’exécution du mandat de l’organisation ;
• Savoir diriger par l’exemple et organiser le travail d’équipe de sorte à encourager la coopération en vue de l’atteinte des résultats visés, impulser un élan eu vue du changement pour assurer l’adhésion des employés ;
• Être en mesure de respecter la ligne hiérarchique comme cela se doit ;
• Justifier d’excellentes compétences en matière d’autogestion, faire preuve d’éthique, d’intégrité, de confidentialité et de respect dans le contrôle interne des règles, des délégations et de la transparence ;
• Être en mesure de regrouper des compétences et des expertises complémentaires ; d’évaluer les contributions individuelles, de reconnaître le travail bien fait et de corriger les lacunes afin d’assurer le succès permanent de l’Institution ;
• Avoir des connaissances en gestion de programmes, au niveau généralement acquis à travers une certification en la matière ;
• Être capable de faire des recherches sur les repères et les tendances afin de formuler les meilleures recommandations pour l’élaboration et l’amélioration des programmes/projets qui serviront le mieux la Communauté / l’Institution ;
• Posséder de compétences bien développées en matière de réseautage et de relations interpersonnelles pour faciliter les retours d’informations et des données de la part d’un réseau de professionnels de plusieurs pays/ secteurs/organisations et pour identifier et prioriser les besoins les plus critiques de la Communauté ;
• Être capable de gérer et de coordonner les initiatives de gestion des usagers et de formuler des recommandations ;
• Être en mesure d’élaborer et de mettre en œuvre des pratiques exemplaires en matière de services aux usagers ;
• Être capable d’élaborer et de mettre en œuvre des plans directeurs, des programmes et des initiatives à l’intention des intervenants afin d’obtenir leur adhésion aux nouvelles initiatives, de mieux comprendre les opinions divergentes, d’obtenir des ressources et d’accroître les perceptions de réussite ;
• Faire preuve de diplomatie, de tact et veiller au respect de personnes d’origines diverses, comprendre les divers points de vue culturels, notamment en Afrique de l’Ouest, et être à même de transformer la diversité en opportunités d’amélioration des programmes/résultats opérationnels ;
• Être capable de créer un environnement interactif diversifié et inclusif qui tire profit de dynamiques diverses et regroupe des pratiques novatrices ;
• Être en mesure de rester objectif dans la gestion des conflits, indépendamment des différences/positions culturelles et sexospécifiques et encourager les autres membres du personnel à surmonter les barrières, les différences et les subjectivités culturelles et sexospécifiques ;
• Avoir la capacité et assumer la responsabilité d’intégrer une perspective sensible au genre et assurer une participation paritaire des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail ;
• Pouvoir servir les intérêts d’équipes/organisations/communautés reflétant une grande diversité culturelle et de personnes vivant avec un handicap, en évitant les préjudices et les préjugés ;
• Avoir une compréhension de la structure organisationnelle de la CEDEAO, de la dynamique et des attentes qui s’y rattachent, pour être en mesure de collaborer, de participer, de contribuer et de diriger de manière efficace ;
• Avoir une connaissance du mandat, des plans et des priorités stratégiques de la CEDEAO, ainsi que de la situation et des tendances économiques, politiques et sociales dans les États membres, en ce qui concerne le champ d’activité lié au présent poste ;
• Avoir une connaissance des bonnes pratiques, des approches de gestion des programmes et des techniques de recherche de la CEDEAO pour conduire et/ou contribuer au développement ou à l’évaluation des programmes, des projets ou des initiatives ;
• Avoir une connaissance des règles et procédures de la CEDEAO afin de pouvoir interpréter et appliquer correctement des directives ou des textes et prodiguer des conseils techniques, encadrer les autres agents et évaluer les performances ;
• Être capable d’analyser une situation en se fondant sur des indicateurs d’évaluation des coûts, des avantages, des risques et des chances de réussite dans la prise de décisions ;
• Être capable de rassembler des informations provenant de différentes sources afin d’identifier la cause d’un problème, les conséquences pouvant résulter de la mise en œuvre de mesures alternatives, les obstacles potentiels inhérents et les moyens d’éviter ce problème à l’avenir ;
• Être en mesure d’analyser des situations ou des informations très complexes en termes simples afin d’expliquer les recommandations et les conclusions destinées à résoudre des problèmes ou à améliorer les opérations/programmes/projets ;
• Être capable d’avoir de nouvelles approches à des situations, d’appliquer des solutions novatrices aux problèmes et de concevoir de nouvelles méthodes de règlement des conflits ou se détacher lorsque les méthodes et procédures établies paraissent obsolètes ou inefficaces ;
• Être capable de communiquer et de créer un impact, de façon claire et concise, succincte et organisée, afin de susciter la crédibilité et la confiance lors des exposés, de la définition des attentes et de l’explication de questions complexes ;
• Être capable d’écouter attentivement, d’interpréter correctement les messages des autres et de réagir de manière appropriée ;
• Posséder des compétences avérées en matière de rédaction technique et d’édition de documents ;
• Faire preuve d’écoute active pour encourager une collaboration plus étroite entre les membres de l’équipe, faire preuve d’attention, leur faire sentir qu’ils sont valorisés et susciter leur engagement dans toutes les institutions et agences ;
• Faire preuve d’un esprit constructif dans ses évaluations, reconnaitre le travail bien fait, corriger les lacunes et s’efforcer de motiver les subordonnés pour qu’ils donnent le meilleur d’eux-mêmes ;
• Avoir une bonne connaissance des technologies de l’information et de la communication (TIC) ;
• Avoir une bonne maîtrise de l’expression orale et écrite dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais).  La connaissance d’une des deux autres langues constituerait un atout ;
• Avoir des compétences en gestion organisationnelle et en gestion de projets/programmes et justifier d’une solide expérience en matière de détermination des échéances, des objectifs, des coûts et des ressources nécessaires à la production des résultats opérationnels des programmes/projets, conformément à l’approche de gestion axée sur les résultats ;
• Être capable de fixer des objectifs et des cibles efficaces pour soi-même, pour les autres et pour le service, ainsi que d’ajuster les priorités du travail ou du projet suivant l’évolution des circonstances ;
• Être en mesure d’utiliser une approche participative dans la planification des projets, d’identifier les lacunes qui affectent la réalisation des résultats des programmes / projets, de concevoir et de mettre en œuvre les plans d’intervention nécessaires à la réalisation des tâches identifiées ;
• Être en mesure de mettre en œuvre des pratiques rigoureuses de suivi et évaluation et de déterminer des chronogrammes de présentation de rapports réguliers sur les principales réalisations ;
• Être capable de planifier, d’organiser, de contrôler les ressources et de veiller au respect des procédures et protocoles pour assurer la réalisation des objectifs spécifiques.

Candidature :

Les candidatures devront être transmises à : [email protected]