Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO) recrute un Assistant de programme à La Havane, Cuba.
Sous la supervision du Coordonnateur du programme Transcultura, le titulaire assumera les rôles et responsabilités suivants :
1. Recueillir, enregistrer et conserver des informations sur les activités du programme et organiser le classement physique et électronique du programme Transcultura sur la base des normes organisationnelles existantes, y compris tous les documents pertinents, la correspondance, les rapports, les plans de travail,
etc. entre autres.
3. Soutenir les réunions de coordination avec les homologues, le donateur et les autres entités concernées ; préparer la documentation et les procès-verbaux liés à ces réunions ; et assurer le contrôle et le suivi des engagements.
4. Rechercher, localiser, compiler, examiner et mettre à jour les informations et les données utilisées dans l’élaboration des documents, des plans de travail et des budgets et aider le personnel du programme à saisir les informations dans SISTER.
5. Mettre à jour et maintenir un calendrier du programme Transcultura, y compris les réunions (avec les partenaires, les autorités et autres), les événements, les missions, les échéances et les jalons du programme et assurer le contrôle et le suivi.
6. Mettre à jour et maintenir les coordonnées du programme Transcultura, les accords de partenariat, les bénéficiaires, les institutions participantes et autres.
7. Établir et maintenir un système de surveillance de la correspondance entrante et sortante du programme et coordonner le suivi avec le personnel approprié du programme.
8. Assurer la gestion de projet et le soutien administratif général, y compris, mais sans s’y limiter, le suivi des contrats et des calendriers de paiement, soutenir les agendas du personnel du programme, passer/recevoir des appels, imprimer et photocopier, trier et classer, entre autres.
9. Soutenir le suivi des activités, les communications et les rapports sur les activités du programme Transcultura en coordination avec l’équipe du programme.
10. Mener des activités supplémentaires pour soutenir la mise en œuvre du programme Transcultura, au besoin.
Éducation
• École secondaire, technique ou professionnelle.
Expérience professionnelle
• Un minimum de deux ans d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la fourniture d’une assistance de secrétariat, administrative ou exécutive.
Aptitudes et compétences
• Solides aptitudes à l’analyse et à la résolution de problèmes, ainsi que la capacité d’établir des priorités, de suivre les règles et les directives administratives, et d’analyser et de répondre aux problèmes courants et non courants.
• Compétence dans l’établissement de bonnes relations de travail avec les membres de l’équipe de différentes nationalités et origines culturelles.
• Excellentes compétences en communication et expérience de travail dans une équipe polyvalente et multiculturelle.
• Connaissance des attentes éthiques et comportementales, bon jugement et normes élevées d’intégrité, de discrétion et de confidentialité.
• Excellentes compétences informatiques, y compris une connaissance avancée de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
Langues
• Maîtrise de l’anglais et de l’espagnol (écrit et parlé).
Date limite de candidature (minuit heure de Paris) : 30-06-2023
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