Appel à candidature : OMS recherche un Assistant de programme au Danemark.
Objectif du poste et résumé des tâches assignées
En tant que membre d’une équipe d’unité, le titulaire du poste apporte un soutien dans les fonctions quotidiennes de programme, financières et administratives en soutien à un projet/programme ou à une unité technique.
Relevant et sous la supervision du responsable responsable et en collaboration avec d’autres membres du personnel de soutien de la Division, le titulaire assure des fonctions de soutien dans les domaines liés au programme, aux finances et à l’administration.
Principales missions :
- De sa propre initiative, rédiger la correspondance courante et, sur instructions et conseils, rédiger la correspondance à caractère non courant ; finaliser la correspondance/les rapports pour signature ; analyser la correspondance et les demandes entrantes, rechercher, obtenir et joindre des informations générales si nécessaire, ou les rediriger le cas échéant, en attirant l’attention du superviseur ou d’autres cadres supérieurs concernés sur les points urgents et les délais. Révise la correspondance, les rapports et les documents de l’unité pour en vérifier la forme et le contenu (non technique).
- Surveiller la mise en œuvre et alerter le superviseur sur les questions de conformité aux plans de travail, aux règles et réglementations financières et aux accords d’attribution. Rassemble un projet de contexte pour les exercices de planification, de suivi et d’évaluation. Saisir les recommandations relatives aux voyages en mission et émettre des rappels concernant le suivi, enregistrer les notes de suivi et d’évaluation du projet/programme.
- Prendre des dispositions administratives pour les activités nationales et inter-pays, y compris la préparation de divers documents d’engagement liés à l’achat de biens et de services, l’organisation de voyages d’étude et de voyages en mission conformément au budget du programme approuvé/aux programmes de collaboration avec les pays.
- Assurer une assistance administrative et logistique dans le cadre de l’organisation de réunions (groupes de travail, séminaires/cours, ateliers et colloques), c’est-à-dire : effectuer les préparatifs administratifs, y compris l’organisation des modalités pratiques locales, le transport préalable des documents/équipements et l’accueil. Fournit un soutien administratif et de secrétariat pendant les réunions et paie des indemnités journalières aux participants si nécessaire. Prépare les rapports administratifs.
- Établit et maintient le système de classement des documents techniques et de la correspondance de l’unité. Crée des fichiers d’arrière-plan et compile du matériel de référence, le cas échéant. Accède et récupère les informations des bases de données pertinentes et les met à jour selon les besoins.
- Répond et agit sur les demandes téléphoniques. Évalue la nature critique des demandes techniques et les renvoie au personnel approprié pour réponse. Coordonne les rendez-vous du superviseur et organise les programmes pour les visiteurs.
- Fournit des informations et des conseils à tout le personnel sur les pratiques et procédures générales du bureau ; assiste/remplace les collègues de l’équipe ; prend les procès-verbaux des réunions.
- Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris en fournissant un soutien à d’autres domaines de travail assignés.
Compétences requises
Travail d’équipe;
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles;
Communication;
Se connaître et se gérer;
Produire des résultats.
Connaissances et compétences fonctionnelles
Maîtrise de l’utilisation de logiciels informatiques de bureau standards, de la prise de notes et de l’exploitation de systèmes et de bases de données informatisés.
Solides compétences interpersonnelles et flexibilité. Capacité à s’adapter à des priorités concurrentes.
Capacité à travailler dans un environnement en évolution rapide.
Intelligence émotionnelle; Capacité à identifier et à gérer ses propres émotions, ainsi qu’à aider les autres à faire de même.
niveau d’études
Essentiel : Diplôme d’études secondaires ou équivalent.
Souhaitable : Cours d’enseignement supérieur ou postsecondaire pertinent dans un domaine pertinent pour le poste.
Expérience
Essentiel : Au moins 5 années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine du secrétariat/administratif.
Souhaitable : Expérience dans un environnement ou une institution internationale. Expérience pertinente à l’OMS ou à l’ONU.
Compétences linguistiques
Essentiel : Une excellente connaissance de l’anglais est requise.
Souhaitable : Une connaissance pratique du français, de l’allemand ou du russe est un avantage.