OMS recrute un Assistant administratif et communication pour une mission de développement au Caire, Egypte.

 

 

 

 

 

DESCRIPTION DES DEVOIRS

Les principales responsabilités liées à la mission de développement sont les suivantes :

  1.    Fournir un soutien administratif complet, y compris la rédaction de correspondances courantes et non courantes conformément au guide de style de l’OMS ;examen et expédition de la correspondance, des rapports, des documents, etc. ; rédiger et finaliser de manière indépendante la correspondance de nature administrative et rédiger des réponses intérimaires ; rédiger des présentations sous la direction d’un personnel professionnel.
  2. Recevoir, filtrer et enregistrer toute la correspondance entrante ;rechercher des informations et joindre des informations contextuelles ;fournir une traduction non officielle, si nécessaire ; prendre les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des points d’action ; mettre à jour et maintenir le système de classement des unités et les bases de données (sur papier et électroniques).
  3. Effectuer le suivi de la mise en œuvre des activités du programme et assurer la soumission dans les délais des contributions de l’équipe ;répondre aux demandes téléphoniques et y donner suite, évaluer l’urgence des questions liées au programme et les référer aux membres appropriés de l’équipe pour action ;les informer et leur rappeler les délais ; et fournir les documents justificatifs, le cas échéant.
  4. Organiser les voyages des membres de l’équipe concernés, y compris la remontée des demandes de voyage (TR) dans le système de gestion générale (GSM), l’habilitation de sécurité, la finalisation des itinéraires de voyage et des réservations d’hôtel, etc., ainsi que le suivi et la tenue des dossiers sur la soumission des demandes de remboursement. (TC) et les rapports de voyage en mission.
  5. Fournir un soutien administratif complet aux réunions de l’unité ;rédiger la justification et le plan (y compris les coûts approximatifs) de ces réunions ;compiler et traiter toute la documentation nécessaire ; assurer la liaison avec les participants, émettre les TR, effectuer les paiements, assurer le suivi des demandes de remboursement et finaliser les arrangements logistiques et financiers.
  6. À l’aide du GSM, exercer la fonction d’administrateur de projet ;saisir les plans de travail des unités, surveiller la disponibilité des fonds et les dépenses financières conformément au plan de travail approuvé ;lancer des lots de dépenses, et assurer la liaison et la coordination avec les bureaux de pays sur la mise en œuvre du plan de travail lié au programme concerné.
  7. Initier, traiter et clôturer différentes transactions dans le GSM et le système de flux de travail, y compris l’achat de biens et de services ;remplir les formulaires nécessaires et vérifier que les documents obtenus sont complets ;préparer les documents et obtenir les approbations et autorisations pour les contrats de non-fonctionnaires, y compris les APW, les GES, les consultants, les missions de VNU et d’autres modalités ; et assurer le suivi auprès des parties concernées lors de la réception des livrables et de la finalisation des paiements.
  8. Maintenir les outils de collaboration et de coordination utilisés par les sous-équipes Web, médias et médias sociaux sur SharePoint à travers le calendrier des événements partagés, les feuilles de suivi et les systèmes de classement/archivage ;rationaliser la communication et le suivi avec les unités techniques et les bureaux de pays pour garantir que toutes les sous-équipes sont informées des activités et des demandes communes.
  9. Collaborer avec les points focaux techniques et de communication concernés dans les départements EMRO et les OMD pour garantir la soumission en temps opportun et cohérente du contenu des mises à jour du site Web, des publications sur les réseaux sociaux, des campagnes de communication et des journées de santé telles qu’enregistrées dans le calendrier des événements.
  10. Aider à examiner les mises à jour sur les canaux et plateformes Web, médiatiques et sociaux ;aider à compiler et à consolider les rapports de surveillance des médias et d’écoute sociale à l’aide de modèles de communication standard ;et aider à filtrer les requêtes du public provenant des différents canaux et plateformes.

SUPERVISEUR PENDANT LA MISSION

  1. Tamer El-Maghraby, Responsable Web et Médias, Programme du CRP/SCH.

POURCENTAGE DU TEMPS DE TRAVAIL

100%

COMPÉTENCES LINGUISTIQUES

Essentiel : anglais et arabe;

Souhaitable : Français.

COMPÉTENCES

RÉMUNÉRATION

Vos dispositions contractuelles et avantages actuels ne seront pas affectés. Si votre affectation de perfectionnement implique un déménagement à court terme vers un autre lieu d’affectation, vous recevrez la composante hôtelière du taux d’indemnité journalière de subsistance des 60 premiers jours du lieu d’affectation où vous serez temporairement basé pendant toute la durée de l’affectation. Les frais de déplacement en classe économique seront pris en charge.

BÉNÉFICES ATTENDUS

Bénéfices attendus pour l’office récepteur :

Il existe déjà un poste G5 approuvé pour l’assistant administratif et de communication dans l’organigramme de l’équipe Canaux et plates-formes de communication au sein du CRP/SCH. Bien que la mise en place de cette fonction puisse prendre un certain temps, cette STDA renforcera la capacité limitée actuellement disponible et étendra son soutien pour gérer un certain nombre de projets en cours, notamment les mises à jour et la migration Web, les événements médiatiques ainsi que le prochain comité régional.

Avantages attendus pour le membre du personnel : 

Ce STDA est conçu pour offrir une opportunité d’apprentissage au titulaire dans ces domaines de travail tout en acquérant de l’expérience sur le travail des équipes de communication, leurs besoins administratifs et leur collaboration avec d’autres départements et bureaux. Ceux-ci inclus:

  • travailler sur le GSM en ce qui concerne différentes transactions, y compris les processus d’approvisionnement et les contrats
  • rédiger la correspondance courante et non courante de sa propre initiative ou sur la base d’instructions conformes au guide de style de l’OMS
  • feuilles de suivi et calendrier d’événements partagés comme outils de collaboration et de coordination
  • travail lié aux canaux et plateformes du Web, des médias et des médias sociaux.

Date de clôture : 24 septembre 2023

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