|
Mettre en œuvre des stratégies administratives et liées aux achats conformément aux règles, réglementations et politiques d’ONU Femmes :
- Assurer la conformité des activités d’approvisionnement avec les règles, réglementations, politiques et stratégies d’ONU Femmes ; mettre en œuvre un contrôle interne efficace, le bon fonctionnement d’un système de gestion des achats orienté client et une cartographie des processus opérationnels ;
- Coordonner la mise en œuvre des politiques et stratégies de gestion des achats de l’entreprise à l’appui des économies de coûts et des opérations pour les bureaux régionaux et les bureaux de pays de la région ;
- Effectuer le suivi des audits internes et externes et garantir qu’une réponse appropriée est fournie et que des mesures sont prises concernant tous les aspects de la gestion des achats.
Gérer les processus d’approvisionnement pour le bureau régional et les bureaux de projet :
- Développer et mettre à jour les listes de fournisseurs et soutenir la mise en œuvre de la sélection et de l’évaluation des fournisseurs ;
- Soutenir le personnel du programme dans la préparation des plans d’approvisionnement liés à leurs projets ;
- Coordination et consolidation des exigences de l’organisation pour identifier le besoin de mise en place d’accords à long terme (LTA);
- Examiner les demandes de passation de marchés et lancer les procédures de passation de marchés pour les biens et services du bureau et des projets ;
- Organiser les processus d’approvisionnement, y compris la préparation des mini-offres, des demandes de devis (RFQ), des appels d’offres (ITB) ou des demandes de propositions (RFP), la réception des devis, des offres ou des propositions ; préparer les demandes d’attribution de contrats pour examen et approbation des autorités compétentes, en pleine conformité avec les règlements et règles d’ONU Femmes ;
- Effectuer le rôle de gestionnaire de cas dans le système ERP (Quantum); préparer/clôturer les bons de commande (PO) et les contrats ;
- Préparer les soumissions au Comité d’examen des achats (PRC) ;
- S’assurer que les rapports d’évaluation des fournisseurs sont enregistrés en ce qui concerne les performances de livraison et l’acceptabilité commerciale ;
- Veiller à ce que la liste des actifs liés aux achats soit enregistrée en coopération avec le responsable des actifs du bureau régional ;
- Effectuer le suivi du paiement avec les finances et informer le vendeur.
Gérer l’organisation des services logistiques pour les événements au sein du bureau régional :
- Organiser et coordonner les demandes de voyage des participants à l’événement, y compris l’achat de billets pour les participants à la réunion et le calcul de l’indemnité journalière de subsistance (DSA) ;
- Organiser les réservations d’hôtel et les arrangements d’événements pour toutes les réunions/fonctions et engagements officiels d’ONU Femmes, et veiller à ce que toutes les exigences soient satisfaites comme requis ;
- Mener en temps opportun des enquêtes sur les agences de voyages, les hôtels et les installations de conférence, en coordination avec d’autres agences des Nations Unies dans le cas du bureau régional ;
- Effectuer un suivi proactif des commandes passées et des livraisons avec toutes les parties concernées pour assurer une livraison rapide et sûre des biens/services ; Prendre des décisions et des actions opportunes et appropriées pour garantir que les objectifs sont atteints ;
- Effectuer d’autres tâches administratives assignées par le superviseur.
Faciliter la construction et le partage des connaissances :
- Fournir une contribution et un soutien substantiels à l’élaboration de matériels de formation, de webinaires et d’autres matériels pédagogiques ;
- Gérer les sessions de formation pour le personnel des opérations/projets au sein du bureau régional ;
- Synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement en biens et services spécialisés ;
- Effectuer toute autre tâche requise au même titre ;
- Contribuer au réseau communautaire d’approvisionnement et à d’autres réseaux d’apprentissage.
Indicateurs de performance clés :
- Coordination, facilitation et mise en œuvre en temps opportun des activités de passation des marchés sur la base des plans de passation des marchés et du budget disponible ;
- Traitement rapide et de qualité des bons de commande ;
- Prestation des services dans les délais par l’équipe administrative ;
- Maintenance appropriée et précise des fichiers et des bases de données, les documents sont facilement récupérables ;
- Organisation en temps opportun des activités logistiques ;
- Conseils opportuns et de qualité aux collègues du projet et du programme au sein du bureau régional.
|