Sous la supervision du directeur des finances et des opérations de J-PAL, l’assistant administratif principal fournit un soutien administratif dans les opérations de croissance de J-PAL MENA et une assistance exécutive au directeur exécutif. L’adjoint administratif principal soutiendra la planification d’événements et de réunions de haut niveau, coordonnera la gestion des connaissances du bureau et certains systèmes de gestion des connaissances basés sur le cloud, soutiendra la logistique des ressources humaines, la planification et effectuera d’autres tâches selon les besoins. Ce poste nécessite de travailler avec les plus hauts standards professionnels, d’efficacité et de jouer un rôle essentiel dans le bon déroulement du flux de travail.
Responsabilités
Soutien à l’équipe de haute direction :
- Coordonner l’ordre du jour et les activités quotidiens du SMT, y compris la coordination et la planification des réunions, des rendez-vous, des entretiens, la préparation des documents, des feuilles de calcul et la tenue d’un registre de leurs réunions et rendez-vous.
- Soutenir le calendrier du directeur exécutif avec les réunions et les déplacements internes et externes.
- Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.
Assistance bureautique :
- Soutenir les opérations quotidiennes d’un bureau en pleine croissance à la CUA, y compris rencontrer des visiteurs et organiser des réunions de haut niveau.
- Gérer les fournitures et le matériel de bureau, y compris les publications imprimées
- Maintenir les listes de diffusion de courrier électronique du bureau et autres bases de données de contacts.
- Accompagner la rénovation et l’aménagement des bureaux.
- Commander du matériel et des fournitures de bureau.
- Coordonner avec les bureaux de la CUA et les parties prenantes de l’université.
- Développer et maintenir le site Web interne de la bibliothèque de connaissances du bureau.
- Tenir à jour les dossiers du personnel et des projets sur Salesforce.
- Soutenir l’administration quotidienne de grands projets complexes de recherche, de politique et de formation soutenus par un éventail de donateurs et nécessitant une collaboration administrative avec plusieurs bureaux de soutien de la CUA (voyages, achats, etc.), en travaillant en étroite collaboration avec la recherche, les opérations de recherche, et le personnel politique qui gère des projets individuels.
- Soutenir le processus d’embauche et d’intégration du nouveau personnel du centre, y compris la configuration des e-mails et des pièces d’identité, la configuration du bureau et de l’ordinateur portable, la préparation du matériel de bienvenue et la communication du calendrier.