UN HABITAT recrute un.e Assistant.e de gestion de programme au Caire en Egypte.
1. Fournit un soutien substantiel et technique au représentant régional (RR) : soutient le RR dans la coordination, le suivi et l’expédition des activités de mise en œuvre du programme/projet, ce qui comprend : •
Fournit des services de secrétariat au RR, aux groupes de travail ad hoc, etc. ; conçoit et génère une variété de rapports périodiques et ad hoc, de tableaux statistiques, de contenus graphiques et d’autres documents/notes/documents de référence pour faciliter l’inspection et d’autres examens ; rédige les ordres du jour, les procès-verbaux des réunions ; surveille les actions de suivi, etc.
• Prend en charge la fourniture de conseils aux bureaux de pays sur la mise en œuvre courante des projets, le suivi de l’utilisation des ressources.
•Examine, évalue et révise, si nécessaire, toutes les soumissions de programmes/projets de fond, en veillant à leur alignement avec les lignes directrices et les objectifs du programme/projet ; identifie les problèmes/questions, demande des éclaircissements aux départements, évalue les réponses et prépare un résumé pour le responsable avec des suggestions d’actions supplémentaires.
•Recherche, compile, analyse, résume et présente des informations/données de base sur un large éventail de programmes/projets et de sujets connexes, en mettant en évidence les questions/tendances remarquables pour examen par les parties concernées.
•Présentation d’informations/rapports pour l’identification des domaines de soutien et d’interventions.
•Prépare des bulletins d’information et des rapports sur les activités liées au programme/projet ; rédige des contributions pour un large éventail de documents/rapports, de briefings/debriefings, de correspondance, etc.
2. Fournit une assistance à la gestion et à la mise en œuvre du programme/projet : Fournit une assistance à l’appui des activités/processus de planification et de mise en œuvre à toutes les phases du cycle du programme/projet pour, généralement, une composante importante et très complexe des initiatives de programme/projet départemental, qui implique :
• Aider à la coordination de la planification et de la préparation du programme/projet ; surveille l’état des propositions de programmes/projets ; prend les mesures nécessaires pour garantir que les documents du projet sont complétés et soumis aux parties concernées pour approbation.
•Aide au suivi et à l’évaluation des programmes/projets à toutes les étapes de mise en œuvre pour garantir que les travaux se déroulent conformément aux plans établis, y compris en analysant les difficultés de mise en œuvre et en prenant des mesures en conséquence ; catégorise, met à jour, suit et analyse les données liées aux programmes/projets, par exemple les registres comptables, les résultats, les ressources utilisées, les écarts/révisions, etc. ; effectue des examens périodiques de l’état, identifie les problèmes et lance les actions de suivi requises ; prépare les prévisions budgétaires révisées ; rend compte des révisions budgétaires, vérifie la disponibilité des fonds et assure l’allocation appropriée des ressources.
• Assure une liaison étroite avec diverses unités organisationnelles pour lancer des demandes, préparer des termes de référence standard par rapport aux objectifs du programme/projet, obtenir les autorisations nécessaires, traiter et suivre les actions administratives et résoudre les problèmes liés à la mise en œuvre du projet, par exemple le recrutement et la nomination du personnel, les voyages. arrangements, organisation et participation à des voyages de formation/études, autorisation de paiements, décaissement de fonds, acquisition d’équipements et de services, etc.
• Rédige les budgets des projets ; prépare des rapports de suivi, identifiant les étapes de développement du programme/projet, la source de financement et les actions de suivi requises.
•Aide à la préparation et à l’analyse des propositions de budget de programme/projet ; fournit une assistance dans l’interprétation des directives budgétaires ; examine et coordonne les soumissions de propositions de programme et d’estimations budgétaires, en veillant à ce que les informations requises soient incluses et justifiées en termes d’activités proposées ; proposer des ajustements si nécessaire ; prépare des rapports et veille à ce que les extrants/services soient correctement catégorisés.
• Collabore avec les chefs de programme/projet sur les rapports de performance ; fournit une assistance sur les exigences en matière de reporting, les lignes directrices, les règles et les procédures et garantit l’exhaustivité et l’exactitude des données soumises.
• Rédiger la correspondance et les communications liées à tous les aspects de l’administration du programme/projet, y compris le plan de travail et les budgets, les révisions et autres questions connexes, et préparer les contributions de l’unité pour une variété de rapports périodiques.
• Rédige des résumés de programme/projet, coordonne le processus d’examen et d’autorisation, et coordonne avec l’éditeur, les services de traduction, etc. la finalisation et la publication du rapport dans plusieurs langues.
• Organise la clôture officielle des projets, la révision finale du budget, le transfert de l’équipement, l’autorisation, la publication et la distribution du rapport final.
3. Effectuer d’autres tâches et fonctions selon les besoins :
•Peut entreprendre des travaux de mission/sur le terrain à l’appui des activités ci-dessus, par exemple des tâches administratives, opérationnelles/de contrôle spécifiques pour les activités de programme/projet.
•Établit des bases de données internes ; établit, classe, stocke et gère les données et informations pertinentes pour la portée des activités du programme/projet.
•Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
•Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information tel que des pages Web ou des brochures.
•Fournit des conseils et une formation au personnel nouveau/junior.
• Effectue d’autres tâches assignées.
PROFESSIONNALISME : Connaissance des politiques, processus et procédures internes en général, et en particulier de ceux liés à l’administration, à la mise en œuvre et à l’évaluation des programmes/projets, à la coopération technique, à la programmation et à la budgétisation. Compréhension des fonctions et de l’organisation de l’unité de travail ainsi que de la structure organisationnelle et des rôles respectifs des unités connexes. Capacité à identifier et à résoudre une gamme de questions/problèmes et à bien travailler avec des chiffres, entreprendre des recherches fondamentales et recueillir des informations à partir de sources standard. Capacité démontrée à faire preuve de bon jugement dans le contexte des missions confiées. Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect de ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assumer la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail. La capacité d’effectuer des analyses, des modélisations et des interprétations de données à l’appui de la prise de décision.
COMMUNICATION : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste un intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapter le langage, le ton, le style et le format au public ; fait preuve d’ouverture en partageant des informations et en tenant les gens informés.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Développe des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise son temps de manière efficace.
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
Une formation pertinente en commerce ou en administration publique, en urbanisme, en ingénierie, en sciences politiques ou sociales est souhaitable.
Un minimum de sept (7) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’administration/coordination de programmes ou de projets, de coopération technique, de développement international ou dans un domaine connexe est requis. Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit à cinq (5) pour les candidats possédant un diplôme universitaire de premier niveau ou supérieur.
Une solide compréhension des questions liées au développement urbain durable, en mettant l’accent sur les processus participatifs et les questions transversales (droits de l’homme, genre, jeunesse, changement climatique) est souhaitée.
Une connaissance des paradigmes de développement urbain et de la situation sociopolitique de la région arabe et de ses sous-régions respectives est souhaitable.
Une expérience de travail avec les Nations Unies ou toute autre agence internationale est souhaitable.
Un (1) an ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et de l’arabe (oral et écrit) est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage.
Date limite : 07 novembre 2023