Portée et contexte organisationnel :
Sous la supervision générale du Chef de la gestion des ressources (HRM) et la supervision directe du Responsable national des achats et de la logistique, le titulaire soutiendra les fonctions de chaîne d’approvisionnement et d’approvisionnement de la mission, y compris l’obtention de devis, les appels d’offres, l’achat et la livraison de bureaux. fournitures, matériels et équipements, et fournir un soutien logistique et administratif au projet. Le candidat retenu sera responsable des tâches suivantes :
Fonctions/responsabilités principales :
- Répondre aux besoins logistiques globaux au sein du bureau de pays, y compris les achats de véhicules, de matériel de bureau, de mobilier et de consommables, la gestion immobilière, le contrôle des actifs, l’approvisionnement et les questions liées aux assurances.
- Aider le responsable des achats et de la logistique à planifier les processus d’approvisionnement et à analyser les tendances d’achat du bureau de pays. Identifiez les goulots d’étranglement logistiques et proposez des moyens de combler les lacunes.
- Préparer et effectuer des demandes de devis (RFQ), des demandes d’achat (PR) et des formulaires d’évaluation dès réception de devis, d’offres ou de propositions, la négociation de certaines conditions contractuelles en totale conformité avec les règles et réglementations de l’OIM.
- Coordonner et assurer la liaison avec les chefs de projet du bureau de pays concernant les demandes et les exigences en matière d’approvisionnement et de services, afin de consolider les exigences globales en matière d’approvisionnement (ou de services) et d’optimiser le pouvoir d’achat.
- Coordonner le mouvement des biens et services vers et depuis l’organisation et vers les bénéficiaires.
- Veiller à ce que les biens et services soient livrés à temps et en bon état.
- Coordonner le transport, le stockage et la distribution des biens et services.
- Coordonner la flotte du bureau de pays, y compris, sans s’y limiter, la répartition, le suivi du carburant, les horaires des chauffeurs et l’entretien des véhicules.
- Planifier et préparer les actions d’approvisionnement et analyser les demandes d’approvisionnement, identifier les prestataires de services, évaluer les informations concernant les performances des fournisseurs en matière de qualité et de prix de livraison des équipements dans le respect des meilleurs intérêts de l’organisation.
- Remplissez et mettez à jour le système électronique avec toutes les données associées et gérez le système de remplissage logistique.
- Mettre à jour la liste principale des fournisseurs et effectuer régulièrement la sélection et l’évaluation des fournisseurs.
- Faire le suivi de l’état des bons de commande et tenir les demandeurs au courant de l’heure de livraison estimée ou de tout changement pouvant affecter ou modifier les conditions de livraison prédéterminées.
- Effectuer des entrées d’inventaire régulières des actifs achetés et maintenir la base de données d’inventaire.
- Veiller à ce que les reçus soient reçus lorsque le paiement est effectué en espèces. Demander l’autorisation du CoM, du responsable de la gestion des ressources et du responsable des achats et de la logistique concernant les paiements par virement bancaire.
- Fournir toute la documentation nécessaire aux fournisseurs concernant l’exonération de TVA et de douane et le suivi. Dans la mesure du possible, veillez à ce que la mission reçoive des biens/services hors taxes.
- Surveiller les actifs de l’OIM via l’AAF et préparer les rapports d’inventaire nécessaires.
- Coordonner le personnel d’entretien et de nettoyage du bâtiment et s’assurer que les travaux sont terminés conformément aux normes.
- Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
Qualifications et expérience requises :
Éducation
- Baccalauréat en approvisionnement, administration des affaires, gestion de projet ou équivalent d’un établissement universitaire accrédité avec quatre années d’expérience professionnelle pertinente ; ou,
- Diplôme/certificat d’études secondaires avec six années d’expérience professionnelle pertinente
Expérience
- Expérience professionnelle avec un accent particulier sur les achats locaux/internationaux, la compensation et l’expédition, la TVA, les politiques, lois et réglementations égyptiennes.
- Expérience en gestion de flotte et en gestion d’assurance.
- Expérience en gestion des stocks/stocks/fournitures.
- Expérience de travail avec une organisation internationale ou une ONG dans la section des achats.
Compétences
- Connaissance des règles et réglementations financières.
- Capacité à travailler de manière indépendante ou avec un minimum de supervision.
- Des compétences managériales sont requises (planification, organisation et reporting).
- Bonnes compétences en communication.
- Capacité à travailler efficacement et harmonieusement avec des collègues de cultures et d’horizons professionnels variés.
- Engagement personnel, efficacité, flexibilité, recherche de résultats
- Capacité à respecter les délais et à travailler sous pression.
- Un bon niveau de connaissances en informatique et une connaissance de SAP seront considérés comme un avantage.
Langues
- Maîtrise de l’anglais et de l’arabe, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- La langue française est un avantage.
Remarques
Les universités accréditées sont celles répertoriées dans la base de données mondiale sur l’enseignement supérieur de l’UNESCO (https://whed.net/home.php).
Compétences requises :
Valeurs – tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces trois valeurs :
- Inclusion et respect de la diversité : respecte et promeut les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l’inclusion dans la mesure du possible.
- Intégrité et transparence : maintient des normes éthiques élevées et agit d’une manière conforme aux principes/règles et normes de conduite de l’organisation.
- Professionnalisme : démontre une capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve d’un jugement attentif pour relever les défis quotidiens.
Compétences de base – indicateurs comportementaux niveau 2
- Travail d’équipe : développe et favorise une collaboration efficace au sein et entre les unités pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
- Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité de manière axée sur le service et en temps opportun ; est orienté vers l’action et s’engage à atteindre les résultats convenus.
- Gérer et partager les connaissances : cherche continuellement à apprendre, à partager ses connaissances et à innover.
- Responsabilité : s’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation et assume la responsabilité de sa propre action et du travail délégué.
- Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.
Compétences managériales – indicateurs comportementaux niveau 2
- Leadership : donne un sens clair de l’orientation, donne l’exemple et démontre la capacité de réaliser la vision de l’organisation ; aide les autres à réaliser et à développer leur potentiel.
- Donner du pouvoir aux autres et instaurer la confiance : crée une atmosphère de confiance et un environnement propice dans lequel le personnel peut contribuer de son mieux et développer son potentiel.
- Réflexion et vision stratégiques : travaille de manière stratégique pour atteindre les objectifs de l’Organisation et communique une orientation stratégique claire.
Le cadre de compétences de l’OIM peut être consulté sur ce lien.
https://www.iom.int/sites/default/files/about-iom/iom_revised_competency_framework_external.pdf
Les compétences seront évaluées lors d’un entretien axé sur les compétences.
Autre
Toute offre faite au candidat en relation avec cet avis spécial de vacance est soumise à une confirmation de financement.
Il s’agit d’une position nationale et, en tant que telle, seuls les citoyens égyptiens et les résidents légaux autorisés à travailler en Égypte au moment de la candidature seront pris en considération.
La nomination sera soumise à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination et à la vérification de la résidence, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant.
Les candidats intéressés doivent soumettre leur candidature au plus tard le 25 mars 2024, heure du Caire . Le candidat peut postuler en utilisant les liens
En outre, veuillez noter que seules les candidatures dûment déposées et soumises et reçues via le site Web de l’OIM dans les délais annoncés seront valables et prises en compte pour le poste annoncé.
Veuillez noter que pour des raisons d’efficacité, seuls les candidats présélectionnés seront contactés.