L’Institut international de gestion de l’eau (IWMI) recrute une Assistante administrative et de gestion de projets au Caire en Egypte.

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS:

Soutien administratif

• Prioriser les demandes de réunion et planifier des réunions internes et des parties prenantes/partenaires pour le bureau et le portefeuille de projets gérés en tant qu’assistant PMO.
• Assister le représentant régional et les chefs de projet/coordonnateurs dans les communications formelles au sein de l’organisation, ainsi qu’avec les partenaires et les parties prenantes.
• Préparer et livrer des rapports lors des réunions avec le représentant régional et les chefs de projet/coordonnateurs et fournir des mises à jour hebdomadaires.
• Aider à coordonner les voyages et les événements nationaux et internationaux pour le personnel du projet/bureau et les consultants en collaboration avec le spécialiste des achats et le responsable des finances.
• Participer aux tâches administratives liées à l’embauche et à l’évaluation du personnel de projet/bureau et des consultants, en travaillant avec les chefs de projet/coordonnateurs, le représentant régional et l’équipe des ressources humaines au siège.
• Tenir des registres des vacances du personnel/des consultants, du temps de travail et des tâches RH connexes, et produire des rapports mensuels.
• Se tenir au courant des changements de procédure et les communiquer, en collaboration avec le représentant régional et les unités/départements concernés du bureau MENA et du siège (finances, achats, ressources humaines, etc.).

De plus, ce rôle implique diverses responsabilités d’administration générale, y compris l’impression de documents pour les rapports, la préparation d’une gamme de documents pour une communication efficace de l’équipe (correspondance, ordres du jour, procès-verbaux, notes de service, organigrammes, rapports, présentations, etc.) en format papier et électronique. De plus, les tâches consistent à distribuer le courrier entrant, à surveiller et à planifier les salles de réunion, à transférer les appels au besoin et à diriger les traiteurs, les visiteurs, les clients, les fournisseurs et autres vers les contacts ou les salles de conférence appropriés si nécessaire.

Assistance PMO spécifique

• Aider les chefs de projet/coordonnateurs à planifier et à coordonner les projets, à entreprendre des tâches administratives et à gérer de manière indépendante certains éléments de l’administration du projet.
• Fournir un soutien au spécialiste des achats et de la durabilité, au responsable des finances et aux chefs de projet / coordonnateurs dans diverses tâches d’approvisionnement.
• Mener des recherches au besoin pour recueillir des informations pertinentes.
• Suivre et rendre compte de l’avancement du projet.
• Effectuer les tâches administratives assignées par les chefs de projet/coordonnateurs de manière efficace et rapide.