FHI 360 recherche une Chargée des Contrats et Subventions aux Etats-Unis.

Résumé du poste :

Un agent de négociation des contrats est principalement responsable de la gestion des processus administratifs liés à l’administration des contrats, de la pré-attribution à la clôture du contrat. Il/elle/ils fourniront une expertise professionnelle en matière d’administration des contrats pour garantir le plein respect des règles et réglementations des donateurs. Les fonctions du poste comprennent :

• Analyse complète des termes et conditions du contrat pour garantir que l’organisation a la capacité organisationnelle ou est en mesure d’acquérir la capacité nécessaire pour exécuter et respecter avec succès les obligations contractuelles ;
• Interprétation experte des règles et réglementations des donateurs (USG et non-USG) ;
• Standardisation des procédures administratives pour une gestion efficace des récompenses et des sous-marchands ;
• Élaboration de documents contractuels, y compris des modèles et des formulaires commerciaux auxiliaires ; et
• Renforcement des capacités et réplication des systèmes de gestion de portefeuille de contrats et des meilleures pratiques en matière de gestion des attributions et des sous-attributions.

Un agent de négociation des contrats dirigera ou supervisera d’autres membres du personnel dans le fonctionnement et la maintenance efficaces d’un système efficace de gestion de portefeuille de contrats. Les agents de négociation des contrats travailleront en partenariat avec le personnel des opérations et d’autres membres du personnel des services de l’entreprise pour assurer une exécution réussie et conforme du contrat. La portée de l’administration du contrat peut inclure l’interprétation du contrat, le respect des exigences et restrictions réglementaires, l’administration des sous-attributions et les relations avec les donateurs, entre autres.

Responsabilités :

Pré-récompense :

• Servir de ressource technique aux unités d’élaboration de propositions (planification commerciale et propositions et coûts et prix) en analysant les sollicitations, en interprétant les règlements et les dispositions d’attribution, en clarifiant les problèmes de conformité, etc.
• Examiner et négocier les conditions générales d’attribution critiques .
• Identifier les risques importants et recommander un plan d’atténuation, y compris la justification du travail à risque.

Après l’attribution :

• Conseille la haute direction sur les sujets de préoccupation et les éléments de risque qui peuvent nuire à la bonne exécution du contrat. Recommander des approches alternatives pour surmonter tout impact négatif.
• Examine le travail des spécialistes des contrats avant de le soumettre aux donateurs. Il s’agira notamment des ajouts de contrat, des réalignements budgétaires, des extensions de coûts et d’autres transactions nécessitant l’approbation des donateurs, telles que les sous-subventions, les salaires, les tarifs des consultants, les dérogations, etc.
• Mener des négociations complexes nécessitant l’engagement des cadres supérieurs.
• Développe et entretient des relations solides avec ses homologues (internes et externes).
• Répond aux questions d’audit (interne et externe).
• Articule et défend la position de l’organisation sur les questions de réglementation et d’autres questions contractuelles.
• Collabore avec le personnel des opérations et d’autres membres du personnel des services de l’entreprise pour surveiller les performances des contrats principaux et des sous-traitants.
• Négocie les dispositions de fond dans les contrats de sous-traitance de niveau inférieur .
• Forme les autres membres du personnel aux procédures standardisées pour une gestion efficace des récompenses et des sous-attributions .
• Gère les contributions à la clôture du contrat .

Connaissances et compétences appliquées :

• Connaissance avancée des règles et réglementations des donateurs (États-Unis et non-États-Unis), des divers mécanismes de financement et des types d’attribution d’acquisitions (contrats) et d’assistance (accords de coopération et subventions).
• Expérience en gestion de contrats qui comprend une expérience dans un organisme de recherche sous contrat ou dans l’industrie pharmaceutique.
• Solide connaissance du processus de développement clinique et des paramètres juridiques et contractuels.
• Excellente compréhension du processus d’essai clinique des phases II à IV et ICH GCP.
• Bonne compréhension des protocoles cliniques et des spécifications des études associées
• Excellente compréhension des projets de démarrage d’essais cliniques .
• Diriger les efforts autour des contrats de sites multi-pays, notamment en travaillant avec l’équipe de projet, en négociant et en préparant les contrats, et en assurant la liaison avec le sponsor pour compléter les documents connexes pour la participation aux essais cliniques parrainés par l’industrie.
• Produit des contrats spécifiques au site à partir du modèle d’accord d’essai clinique (CTA) et du budget de l’investigateur pour l’examen du site. Examine et possède les contrats spécifiques au site à partir du modèle.
• Négocie le contrat avec le site et avec le sponsor jusqu’à la résolution des problèmes.
• Effectue le contrôle qualité et organise l’exécution des CTA ainsi que l’archivage des documents. Examine les contrats pour en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude et s’assure que les corrections sont correctement apportées et documentées.
• Administre tous les processus de gestion des contrats, y compris la coordination avec le protocole pertinent,

consentement éclairé, documents de l’institution et de l’investigateur .

• Travaille en étroite collaboration avec le service juridique pour harmoniser le contrat du site afin de refléter les conditions du sponsor .
• Identifie les risques opérationnels possibles liés aux contrats ou aux processus et travaille de manière proactive au sein de l’équipe pour fournir des solutions.
• Maintenir et soutenir activement l’examen et le développement de modèles de contrat et de dossiers contractuels/administratifs spécifiques au site .
• Maîtrise solide et solide de la théorie, des techniques, des pratiques et des procédures professionnelles nécessitant une connaissance approfondie des principes contractuels.
• Compétences efficaces en matière de négociations, de gestion de sous-attributions et d’approvisionnement.
• Améliorer le travail des spécialistes des contrats (par exemple, produits écrits d’une plus grande complexité) pour garantir une haute qualité et le respect des règles et réglementations contractuelles.
• Développer des contacts et développer des relations avec des homologues pour promouvoir une unité spécifique et des objectifs organisationnels plus larges.
• Compétences efficaces en communication orale et en rédaction commerciale/technique .
• Utiliser la technologie de manière indépendante pour effectuer le travail. Assurer l’intégrité des systèmes, des contrôles internes et des données, notamment en recommandant des modifications pour un renforcement ultérieur, comme indiqué.
• Appliquer une technologie mise à jour pour faciliter les procédures et atteindre les buts et objectifs de l’unité.
• Adaptable aux environnements de travail dans divers contextes culturels.

Résolution de problèmes et impact :

• Analysez des situations très complexes (par exemple, des conditions à haut risque ou des problèmes sensibles pour l’entreprise) et alertez la direction de l’impact sur les performances.
• Recommander des options pour surmonter les problèmes ci-dessus, sur la base d’une évaluation minutieuse et réfléchie des faits et d’une interprétation éclairée des réglementations applicables.
• Veiller à ce que les contrats soient administrés selon les normes d’éthique et de conformité les plus élevées.
• Des décisions ou recommandations erronées ou l’incapacité d’obtenir des résultats peuvent entraîner pour l’organisation des coûts supplémentaires et des retards qui peuvent avoir un impact négatif sur son bilan de performance.

Supervision donnée/reçue :

• Effectue son travail avec un degré élevé d’indépendance pour déterminer des méthodes et procédures pratiques pour une performance efficace.
• Supervise le travail du personnel contractuel associé.

Éducation:

• Baccalauréat ou équivalent international en administration des affaires ou dans un domaine connexe.

Expérience:

• Au moins 5 ans d’expérience dans un poste contractuel dans le système d’acquisition du gouvernement fédéral  ou dans une organisation non gouvernementale (ONG) – nationale ou internationale, et/ou une organisation de recherche clinique (CRO) ou une organisation pharmaceutique. gérer les accords d’essais cliniques