Avis de recrutement : IRC recrute un Coordinateur des opérations (h/f), Richmond, Virginie

Aperçu

Le coordinateur des opérations est responsable de la coordination des fonctions opérationnelles de l’IRC dans les bureaux de Virginie, ce qui garantit un environnement fonctionnel et conforme pour le personnel, les clients et les partenaires. Ce poste sert de principal agent de liaison pour les responsables fonctionnels régionaux du siège et de leader local pour la sûreté et la sécurité, la chaîne d’approvisionnement et la gestion des stocks, la gestion et la réception des installations, ainsi que les technologies de l’information. Le coordonnateur des opérations gère l’équipe des opérations comprenant des réceptionnistes et un spécialiste des opérations.

Principales responsabilités :

Sûreté et sécurité (S&S)

Servir de point focal principal du bureau pour les questions quotidiennes de sûreté et de sécurité (S&S).
Établir et entretenir des relations solides avec d’autres acteurs ou parties prenantes S&S, y compris, mais sans s’y limiter, les organisations et partenaires communautaires, les autorités, les services de sécurité et de secours et les propriétaires fonciers.
Élaborer et maintenir le plan de sûreté et de sécurité du bureau.
Coordonner la gestion immédiate des incidents, y compris le dépôt de rapports de police. Signaler les incidents S&S impliquant des personnes couvertes au directeur de la sûreté et de la sécurité conformément aux protocoles établis.
Développer du matériel d’intégration S&S spécifique au bureau, en garantissant la fourniture de briefings S&S au nouveau personnel et aux personnes couvertes.
Organiser au moins un exercice d’évacuation d’urgence au niveau du bureau ou du site du programme par an et d’autres formations appropriées éclairées par les résultats de l’évaluation des risques de sécurité.

Information Technologique (IT)

Servir de point focal principal du bureau pour les questions d’infrastructure informatique et de communication, de matériel et de logiciels.
Informez le personnel sur les ressources de support informatique, y compris les canaux appropriés pour signaler les incidents.
Travailler avec l’équipe informatique régionale et du siège pour résoudre toute interruption des services Internet ou de télécommunications, en liaison avec les fournisseurs de services Internet et de télécommunications locaux.
Faites remonter tout incident non résolu ou tout projet informatique à plus grande échelle (tel que le déménagement ou l’agrandissement de bureaux) si nécessaire.
Assurer le respect des protocoles, politiques et procédures informatiques, y compris la politique de sécurité de l’information, la politique d’approvisionnement informatique et de gestion des actifs, la politique d’utilisation acceptable des ressources informatiques et les nouveaux protocoles d’approvisionnement en logiciels.
Autres tâches assignées.

Chaîne d’approvisionnement et gestion des stocks

Servir de point de contact principal pour l’approvisionnement, la gestion des actifs et des stocks, le suivi et les rapports des dons en nature, la gestion et le transport du parc de véhicules et l’entreposage conformément aux exigences établies de l’organisation et des donateurs.
Diriger le processus d’appel d’offres, y compris le processus de demande de devis, le processus de demande de proposition, l’évaluation des offres et faciliter le fonctionnement du comité d’approvisionnement.
Gérer les relations avec les fournisseurs et les vendeurs. Tenir à jour les dossiers des fournisseurs et des prestataires de services.
Gérer la facturation/factures des fournisseurs en coordination avec l’équipe financière.
Coordonner la gestion de la flotte conformément aux protocoles établis.
Gérer l’inventaire et les actifs du bureau, y compris les contributions en nature. En collaboration avec le directeur financier, assurer le rapprochement des inventaires avec les rapports financiers.
Gérer le stockage sur site et hors site des marchandises destinées à être distribuées aux clients IRC. Étiquetez, organisez et suivez les articles et assurez-vous que les installations de stockage sont bien sécurisées et entretenues.
Effectuer les inventaires physiques au besoin. Assurer une tenue de registres précise pour suivre l’inventaire entrant et sortant et conserver des enregistrements complets dans les systèmes de gestion des données d’IRC. Fournir des enregistrements d’inventaire numérique et physique précis et à jour à des fins de reporting régulier.

Gestion des installations

Gérer les baux de bureaux et d’équipement, coordonner les réparations et les améliorations avec les gestionnaires immobiliers, au besoin.
Coordonner l’attribution des espaces de travail et répondre aux besoins liés au cycle de vie des employés, tels que l’accès aux bâtiments.
Soutenir le bon fonctionnement de l’infrastructure de bureau, y compris les équipements et services de communication.
Aider à la planification et à la coordination des événements et des réunions de bureau.

Gestion du personnel

Assurer le leadership, le soutien au développement et la supervision du personnel des opérations en fournissant une supervision individuelle, un encadrement et l’établissement d’objectifs ; gérer la charge de travail et prioriser les tâches ; et aider le personnel à résoudre les problèmes.
Assurer la conformité de soi-même et de l’équipe des opérations avec toutes les politiques, procédures et protocoles de l’agence.
Superviser les réceptionnistes de chaque bureau et le spécialiste des opérations. Assurer la couverture de la réception dans chaque bureau pendant les heures normales de bureau.

Exigences de l’emploi:

Expérience professionnelle : 3 années d’expérience démontrée dans la gestion et l’amélioration des fonctions administratives quotidiennes d’une organisation.

Aptitudes et compétences démontrées :

Esprit d’initiative hautement organisé, capacité démontrée de résolution de problèmes et de suivi, et réussite avérée dans la gestion de priorités multiples et diverses sous pression.
Solides compétences analytiques en résolution de problèmes avec une attention aux détails.
Capacité à résoudre les problèmes informatiques de base.
Excellentes compétences en communication verbale et écrite ainsi qu’une capacité globale à être clair et concis dans toutes les communications.
Solides compétences organisationnelles et en gestion du temps ; capacité avérée à établir des priorités et à livrer à temps dans un environnement exigeant et en évolution rapide.
Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et au sein d’une structure d’équipe mondiale dynamique et interfonctionnelle.
Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.
Capacité démontrée à promouvoir une culture organisationnelle qui reflète les valeurs fondamentales de l’IRC en matière de service, de responsabilité, d’intégrité et d’égalité. Capacité à diriger d’une manière qui reconnaît que le travail de l’IRC est mieux accompli grâce à la véritable collaboration d’individus de nombreuses cultures possédant une grande variété de compétences et de perspectives.
Capacité démontrée à travailler efficacement avec les parties prenantes à tous les niveaux.
Capacité à gérer et à gérer le changement de manière proactive et positive.
Capacité à travailler certains soirs et fins de semaine selon les besoins.
Permis de conduire valide, accès à un véhicule fiable avec assurance en vigueur et possibilité de se déplacer au besoin jusqu’au bureau du non-résident.

Éducation : Licence ou expérience directement connexe équivalente requise.

Compétences linguistiques : Maîtrise de l’anglais requise.

Expérience et compétences préférées : Expérience préalable en gestion de personnel appréciée.

Environnement de travail ***:***

Une combinaison d’environnement de bureau standard, de travail à distance et de temps « sur le terrain » dans la zone de prestation de services pour assumer les responsabilités décrites ci-dessus.
Peut nécessiter du travail occasionnel le week-end et/ou le soir.

Rémunération : les échelles salariales affichées s’appliquent aux candidats basés aux États-Unis. Les fourchettes sont basées sur divers facteurs, notamment le marché du travail, le type d’emploi, l’équité interne et le budget. Les offres exactes sont calibrées en fonction du lieu de travail, de l’expérience individuelle du candidat et des compétences par rapport aux exigences du poste définies.

Égalité des sexes : IRC s’engage à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d’œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages et allocations de soutien.

Employeur garantissant l’égalité des chances : nous sommes un employeur garantissant l’égalité des chances et valorisons la diversité dans notre entreprise. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, le sexe, le genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil, le statut d’ancien combattant ou le statut de handicap. Nous veillerons à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables pour participer au processus de candidature à un emploi ou d’entretien, pour exercer des fonctions professionnelles essentielles et pour recevoir d’autres avantages et privilèges d’emploi. Veuillez nous contacter pour demander un hébergement.

Avantages aux États-Unis : Nous offrons un ensemble complet et hautement compétitif d’avantages. Aux États-Unis, cela comprend : 10 jours de maladie, 10 jours fériés aux États-Unis, 20 à 25 jours de congés payés (selon le rôle et l’occupation), une assurance médicale à partir de 145 $ par mois, une assurance dentaire à partir de 7 $ par mois et une assurance visuelle à partir de 5 $. par mois, FSA pour les soins de santé, la garde d’enfants et les frais de déplacement, un plan d’épargne-retraite 403b avec jusqu’à 4,5 % de cotisation de contrepartie immédiatement acquise, plus une cotisation IRC de base de 3 à 7 % (acquisition sur 3 ans), une assurance invalidité et vie et une Programme d’aide aux employés qui est disponible pour notre personnel et leurs familles pour soutenir les conseils et les soins en temps de crise et de problèmes de santé mentale.

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