Ce poste est à pourvoir au Service administratif du Bureau du Secrétaire général adjoint à la gestion. Le titulaire fait rapport au Chef du Service administratif (Département de la gestion).
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :
POLITIQUE ET PLANIFICATION :
• Fournir conseils et appui au Chef du Service administratif et la direction dans des domaines tels que l’interprétation et l’application du Statut et Règlement du personnel, ainsi que des politiques et procédures correspondantes ; examiner les dérogations au Règlement du personnel, au politiques et procédures y relatives, et formuler des avis en la matière.
• Assurer la coordination des services d’appui administratif et au personnel afin de répondre aux besoins du département.
• Prendre part, pour le compte du Département, aux équipes spéciales et aux groupes de travail du Secrétariat chargés des ressources humaines et des questions administratives, notamment pour ce qui est de la mise en œuvre de système de gestion de l’information.
• Formuler des commentaires en réponse aux demandes de contrôle hiérarchique, aux appels et aux rapports des auditeurs internes et externes, et autres organes de contrôle.
• Conseiller la direction et les administrateurs de programme sur les questions relatives aux ressources humaines et aux relations entre le personnel et l’administration et d’une façon générale, sur les questions et pratiques relatives à l’administration et à la gestion.
• Établir, à l’intention de la direction, des rapports complexes ou de première importance.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
• Assurer la gestion des activités relatives à la gestion de l’organisation dans Umoja pour le Département.
• Assurer la coordination de l’ensemble des activités touchant à l’administration du personnel et des ressources humaines, afin de répondre aux besoins du département. Cela implique de superviser l’établissement et la tenue des tableaux d’effectifs, d’interpréter et d’appliquer les dispositions du Règlement du personnel relatives aux ressources humaines, de prévoir les recrutements et les affectations et d’établir des rapports intérimaires sur ces questions.
• Fournir des avis d’expert sur les conditions d’emploi, les fonctions et responsabilités, ainsi que les privilèges et immunités accordés par le Statut et Règlement du personnel de l’Organisation des Nations Unies.
• Repérer les questions potentiellement sensibles et complexes qui pourraient faire l’objet d’études de gestion. Déterminer les problèmes qui devront être traités dans le cadre de ces études et diriger les travaux des équipes compétentes à toutes les étapes du processus.
• Veiller à ce que toutes les actions soient entreprises conformément aux procédures de recrutement, de mutation, d’affectation et de cessation de service, de promotion, de mobilité et d’organisation des carrières ; favoriser la parité hommes-femmes et les relations entre l’administration et les personnes.
• Fournir des avis d’expert sur les conditions d’emploi, les fonctions et responsabilités, ainsi que les privilèges et immunités accordés par le Statut et Règlement du personnel de l’Organisation des Nations Unies.
• Examiner les rapports sur l’occupation des postes en vue de la gestion des vacances de postes et du contrôle du tableau d’effectifs. Superviser les activités relatives au programme des déplacements professionnels.
• Conseiller sur la gestion prévisionnelle des besoins en personnel ; recenser les postes qui vont devenir vacants ; agir en tant que gestionnaire des effectifs pour les postes vacants et en tant que gestionnaire des effectifs/recruteur pour les postes temporaires et les stages à pourvoir.
• Veiller à ce que les postes soient pourvus en temps voulu conformément aux règles et procédures en vigueur.
• Coordonner les actions relatives à la gestion de la performance, notamment en ce qui concerne le suivi et l’évaluation de la performance et donner des conseils en la matière.
BUDGET ET FINANCES :
• Valider les demandes d’autorisation de voyage et de remboursement des frais de voyage sur le portail prévu à cet effet.
• Relever les écarts par rapport aux plans et proposer des mesures correctives.
• Établir et tenir à jour un ensemble de politiques, procédures, règles et outils efficaces conformes aux politiques et pratiques de l’Organisation afin que la comptabilité ainsi que la gestion et le contrôle financiers soient adéquats.
ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
• Planifier, hiérarchiser et coordonner les tâches quotidiennes, et superviser le travail des administrateurs et des agents des services généraux. • Conseiller sur les questions et pratiques relatives à la gestion des ressources humaines, à la gestion financière et à l’information de gestion.
• Se tenir au fait de l’évolution dans le domaine des ressources humaines et de la gestion budgétaire et financière.
• Superviser et guider le personnel moins expérimenté.
• Assister le Chef du Service administratif dans tous projets ponctuels, le cas échéant.
• Professionnalisme : Aptitude à fournir des conseils spécialisés au Chef du Département ou du Bureau ainsi qu’à la direction dans divers domaines de gestion des ressources humaines, des finances et d’administration. Aptitude à appliquer les règles, règlements, politiques et directives de l’Organisation dans les situations de travail et d’établir des rapports sur des décisions administratives majeures et à justifier ces dernières. Aptitude à cerner les problèmes, à les analyser et à formuler des avis, ainsi qu’à dégager des conclusions et des recommandations sur des questions administratives et de ressources humaines complexes, pour conseiller les hauts responsables et défendre les décisions administratives. Capacité à se servir d’un progiciel de gestion intégré en vue de la gestion de l’organisation, des voyages et des aptitudes. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise.
• Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
• Souci du client : Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l’avancement des projets ; tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
• Qualités de chef : Servir de modèle à son entourage ; armer chacun des membres de son équipe des atouts nécessaires pour atteindre les objectifs visés ; s’employer avec dynamisme à mettre au point les stratégies opérationnelles requises ; établir et entretenir des relations très diverses afin de comprendre les besoins et de s’assurer des appuis ; prévoir les conflits et s’efforcer de les résoudre à l’amiable ; s’investir dans le changement et le progrès ; ne pas se cantonner dans le statu quo ; avoir le courage de prendre des positions impopulaires. Fournir des directives et prendre la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des hommes et des femmes dans toutes les activités ; faire la preuve d’une bonne connaissance des stratégies visant à équilibrer les effectifs masculins et féminins et manifester la volonté d’atteindre cet objectif.
• Sûreté de jugement/aptitude à décider : Discerner les éléments clefs dans les situations complexes et aller rapidement au cœur du problème ; recueillir toute l’information nécessaire avant de prendre une décision ; s’interroger sur l’incidence à la fois bénéfique et préjudiciable que les décisions peuvent avoir avant de se déterminer ; ne prendre de décisions qu’après en avoir mesuré les conséquences pour autrui et pour l’Organisation ; ne proposer de lignes d’action ou formuler de recommandations qu’en toute connaissance de cause ; vérifier les hypothèses en les confrontant aux faits ; s’assurer que les dispositions qu’il est envisagé de prendre répondent aux besoins explicitement ou implicitement exprimés ; savoir prendre des décisions douloureuses quand les circonstances l’exigent.
Diplôme universitaire du niveau de la maîtrise en administration des entreprises, des ressources humaines, de la finance, de l’administration publique ou dans une discipline apparentée. À défaut, un diplôme universitaire de premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.
A minimum of ten years of progressively responsible experience in administration, budget, finance, human resources management, or related field.
Experience in handling complex organizational issues and managing large staffing tables is required.
Experience in the implementation of Human Resources policies, procedures and practices in an international organization is required.
Experience in defending administrative decisions through a formal dispute resolution mechanism of a public international organization is required.
Experience in using ERP system, such as Umoja, for staff administration is required.
Experience in providing strategic human resources advice, particularly in relation to achievement of organizational objectives is desirable.
Experience in planning and preparing recruitment strategies for meeting organizational needs is desirable.
Experience in using e-staffing management tools, such as Inspira, is desirable.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais est indispensable. La connaissance d’une deuxième langue officielle de l’Organisation est un atout.
Les candidats qualifiés sont susceptibles d’être invités à participer à un test puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.
Les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils sont censés changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.
Pour pouvoir poser leur candidature, les fonctionnaires du Secrétariat doivent avoir à leur actif le nombre requis de mutations latérales, lesquelles seront indiquées dans la notice personnelle et la lettre de couverture.
Les candidats devront satisfaire non seulement aux conditions requises pour ce poste, mais aussi aux critères énoncés au paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte. L’Organisation des Nations Unies exige les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité de la part de l’ensemble de son personnel, notamment, mais non exclusivement s’agissant du respect du droit international des droits de l’homme et du droit international humanitaire. Les candidats pourront faire l’objet d’une présélection sur la base de ces critères, notamment, mais non exclusivement dans le but de vérifier s’ils ont commis ou sont soupçonnés d’avoir commis des infractions pénales ou des violations du droit international des droits de l’homme ou du droit international humanitaire.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils peuvent consulter le Guide rapide « Procédure de dépôt de candidature » et le manuel d’instructions pour le candidat (en anglais seulement), en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures déposées font l’objet d’une présélection automatisée selon les critères d’évaluation publiés de l’avis de vacance de poste et sur la base des informations fournies par les candidats. S’agissant des exigences du poste, les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises relatives à leur qualification, notamment leur formation, leur expérience professionnelle et leurs compétences linguistiques. Chaque candidat doit garder à l’esprit que tout dépôt de candidature incomplète ou incorrecte peut les rendre irrecevables dans le cadre de l’appel à candidatures. Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises. Une fois déposées, les candidatures ne peuvent être modifiées. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à minuit (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. (Charte des Nations Unies – Chapitre III, Article 8). Le Secrétariat des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.