Avis de recrutement : Equal Access International recrute un(e) Consultant(e) en communication en ligne et médias sociaux, Washington, USA

Demande de propositions

Numéro de la demande de propositions : HQ-2024-01

Services acquis :

Communications en ligne et médias sociaux

Délivré par:

Égalité d’accès internationale

1001 Connecticut Avenue, NW, bureau 205

Washington, DC 20036

Dates clés:

DDP rééditée : vendredi 12 janvier 2024

Date limite pour les questions : vendredi 26 janvier 2024, 17h00 HNE

Date limite de soumission des propositions : vendredi 2 février 2024, 17h00 HNE

Date d’attribution prévue : avril 2024

Date de début prévue :  à déterminer lors de l’attribution

Informations d’arrière-plan

Equal Access International (EAI), une organisation à but non lucratif basée aux États-Unis et dont le siège est à Washington, DC, invite les personnes et les entreprises qualifiées à soumettre une proposition visant à fournir des services de communications en ligne et de médias sociaux à EAI.

Instructions aux offrants

1.1 Bureau émetteur

Égalité d’accès internationale

1001 Connecticut Avenue, Nord-Ouest, bureau 205

Washington, DC 20036 États-Unis

[email protected]

Site Web : http://www.equalaccess.org/

1.2 Type d’attribution prévu

L’attribution résultant de cette demande de propositions devrait consister en du temps et des matériaux basés sur un taux horaire fixe ou basé sur les livrables. Se référer à l’Annexe 1 – Énoncé des travaux pour les livrables. La date d’attribution prévue est indiquée sur la page de couverture, et la date de début de la période de performance sera peu de temps après ; date à déterminer d’un commun accord.

1.3 Période de performance

La durée initiale d’exécution de ces prestations est de douze (12) mois. EAI aura la possibilité de prolonger les services, ce qui sera discuté avec le lauréat au plus tard 90 jours avant la fin de la période initiale d’exécution.

1.4 Base d’attribution

Le prix sera décerné à l’offrant responsable et raisonnable qui offre la meilleure valeur à EAI en utilisant une combinaison de facteurs de prix et de facteurs techniques ou autres que le coût/prix.

1.5 Soumission des questions

EAI répondra aux questions concernant les exigences de cette demande de propositions. Les questions peuvent être soumises par courrier électronique uniquement à [email protected] avec pour objet : RFP-HQ–2024-01 . Les questions doivent être soumises après la date et l’heure indiquées sur la page de couverture. Toutes les réponses aux questions, le cas échéant, doivent être fournies à tous les offrants potentiels qui ont soumis des questions.

1.6 Soumission des propositions

Les propositions doivent être soumises au plus tard à la date et à l’heure indiquées sur la page de couverture, par courrier électronique à [email protected] uniquement. La ligne d’objet de l’e-mail doit faire référence : « EAI RFP HQ-2024-01 » et le nom du fournisseur .

1.7 Questions et réponses d’entretien/de clarification

EAI se réserve le droit de poser des questions aux offrants et de mener des entretiens concernant leur proposition, notamment en ce qui concerne l’approche technique et le personnel clé, avant l’évaluation finale et l’attribution. Si EAI choisit de mener des entretiens, ils auront lieu avant la date prévue d’attribution**.**

1.8 Format de la proposition

Pour qu’EAI puisse procéder à l’évaluation des propositions la plus efficace, les soumissionnaires sont tenus d’inclure dans leur proposition les informations décrites ci-dessous.

1.8.1 Proposition technique

1. Approche technique – Les offrants doivent décrire l’approche technique qu’ils proposent pour fournir les services requis dans l’EDT (qui se trouve à l’annexe 1). Dans un document Word ou PDF d’ au plus deux (2) pages (sans compter les annexes), décrivez : a) les activités que vous entreprendriez pour fournir les services et/ou les livrables requis ; b) vos réalisations passées en fournissant ces services ou des services similaires ; et c) comment vous préviendriez ou atténueriez tout conflit d’intérêts existant, potentiel ou perçu.
2. Personnel clé – Les offrants doivent énumérer au minimum un (1) et au maximum deux (2) membres du personnel clé et, en annexe (en Word ou PDF) à la proposition technique, fournir des CV de l’expérience de travail du personnel clé et d’autres qualifications pertinentes. (y compris la maîtrise de la langue). Le personnel clé est celui qui sera responsable d’une partie importante de l’EDT (comme indiqué à l’annexe 1). Chaque CV doit comporter deux (2) pages ou moins.
3. Références – Les offrants doivent fournir, en annexe (en Word ou PDF), trois (3) points de contact qui peuvent faire référence à une expérience de travail directe avec vous et/ou votre organisation liée aux services fournis qui étaient ou sont similaires à l’EDT de l’annexe 1. à cette demande de propositions. Les références doivent inclure (au minimum) les points de contact : nom ; affiliation organisationnelle; adresse e-mail; et numéro de téléphone. Si vous ne pouvez pas présenter le nombre de références demandé, veuillez expliquer brièvement pourquoi. L’annexe composée de toutes les références ainsi que de toute explication supplémentaire (le cas échéant) ne doit pas dépasser une (1) page au total.
4. Proposition financière

Les offrants doivent soumettre une proposition de coûts/tarifs, y compris les taux horaires pour les services décrits à l’annexe 1 – EDT, et/ou un barème de tarifs livrables. La proposition de coût/tarification doit être soumise sous forme de budget indicatif pour la période d’exécution. Le budget doit inclure les taux horaires du personnel clé ; et, si d’autres coûts directs seront facturés : unité/article ; description de l’unité/de l’article ; coûts unitaires/articles ; nombre d’unités; et les sous-totaux. La proposition de coût/prix peut être soumise au format Word, PDF ou Excel, mais ne doit pas dépasser une (1) page en version imprimée, quel que soit le format.

1.9 Évaluation des propositions

EAI utilisera la détermination du meilleur rapport qualité-prix pour le prix. Une détermination du « meilleur rapport qualité-prix » signifie que, selon l’estimation d’EAI, l’offre sélectionnée apportera le plus grand avantage global en réponse aux exigences énoncées dans la présente demande de propositions. Il peut être dans le meilleur intérêt d’EAI d’envisager une attribution à un soumissionnaire autre que l’offrant le moins cher ou à l’offre technique la mieux notée. Les facteurs d’évaluation et les points attribués sont les suivants :

1. Approche technique – Jusqu’à 4 points attribués sur la base des informations présentées en réponse à 1.8.1.a ci-dessus.
2. Personnel clé pertinent et expérience organisationnelle – Jusqu’à 6 points basés sur l’expérience pertinente du personnel clé et le portefeuille organisationnel de performances pertinentes de l’offrant, y compris les références d’anciens clients, comme demandé aux points 1.8.1.b et 1.8.1.c ci-dessus.
3. Coût – La proposition de coût sera examinée et évaluée pour en vérifier le réalisme et le caractère raisonnable. EAI se réserve le droit d’évaluer les compromis coûts/techniques et attribuera l’offre à l’entreprise ou à l’individu offrant le meilleur rapport qualité-prix à EAI, en tenant compte à la fois des facteurs de coût et des facteurs techniques.
   1. Validité des propositions

Les propositions soumises resteront ouvertes à l’acceptation pendant au moins quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite de soumission des propositions. Le ou les offrants sélectionnés doivent fournir les services demandés au(x) taux horaire(s) proposé(s) ou au barème des tarifs livrables pour toute la période d’exécution.

1. Qualifications minimales du soumissionnaire

Les offrants soumettant des propositions doivent :

1. Être officiellement autorisé à exercer de telles activités sur leur lieu d’enregistrement et d’exploitation.
2. Fournir (en annexe) les documents permettant de vérifier l’autorisation d’exercer (par exemple, numéro d’identification fiscale, certificat d’enregistrement) ;
3. Ne doit pas être exclu ou suspendu par le gouvernement des États-Unis et ne doit figurer sur aucune liste de parties exclues ou autrement inéligible à l’attribution.
4. Être en mesure de démontrer des ressources de gestion, humaines et financières adéquates pour exécuter le contrat ; et
5. Avoir des dossiers satisfaisants sur l’historique des performances, l’intégrité et l’éthique des affaires.
   1. Propositions tardives

EAI n’attribuera pas de contrat à une organisation ou à un individu jugé inéligible par le gouvernement américain.

Les propositions reçues après la date limite de soumission indiquée sur la page couverture de cette demande de propositions ne pourront pas être prises en considération. Les soumissionnaires seront tenus responsables de s’assurer que leurs propositions sont reçues conformément aux instructions indiquées dans le présent document. Les propositions tardives peuvent être prises en considération à la discrétion d’EAI.

1. Modification des exigences de la DP

EAI se réserve le droit de mettre fin à cet appel d’offres ou de modifier les exigences sur notification.

1. Droit de négociation et acceptation de la proposition

Cette demande de propositions n’oblige pas légalement EAI à attribuer un contrat. EAI se réserve le droit de ne pas attribuer d’attribution à un offrant. Aucun engagement n’est pris, expresse ou implicite, pour indemniser les offrants pour les coûts engagés dans la préparation et la soumission d’une proposition.

EAI peut rejeter toute proposition non conforme. Une proposition recevable est une proposition qui respecte toutes les modalités et conditions de la demande de propositions telles que décrites dans le présent document et dans toute modification ultérieure. Une proposition doit être complète, signée par un signataire autorisé et livrée avant la date limite. EAI se réserve le droit de renoncer à toute divergence mineure dans une proposition.

EAI se réserve le droit de décerner une récompense basée sur l’évaluation initiale des propositions sans discussion. EAI se réserve également le droit d’entamer des négociations optimales et finales, y compris des entretiens, avec tout offrant recevable pour tout ou partie de la portée proposée.

ANNEXE 1

ÉNONCÉ DES TRAVAUX

Communications numériques et médias sociaux

Equal Access International (EAI) cherche à engager une entreprise ou une personne pour fournir des services à EAI, y compris (mais sans s’y limiter) les éléments suivants :

Gérer les initiatives numériques et de médias sociaux pour EAI à l’échelle mondiale. Travailler avec les équipes de gestion de projet et de développement commercial, ainsi qu’avec les bureaux nationaux pour développer et mettre en œuvre des stratégies en ligne et numériques qui augmentent la visibilité et la notoriété de la marque d’EAI. Assurez-vous que toutes les communications en ligne contiennent des messages cohérents, répondent aux normes de la marque EAI et transmettent les valeurs de l’entreprise, des publications sur les réseaux sociaux et du contenu du site Web aux newsletters et au contenu multimédia.

Tâches et/ou livrables spécifiques

• Gérer et mettre en œuvre la stratégie mondiale de médias numériques et de communication en ligne d’EAI, y compris la gestion des plateformes mondiales Internet/numériques/de médias sociaux d’EAI.
• Développer et maintenir les réseaux sociaux et les systèmes, processus et flux de travail d’examen et d’approbation en ligne pour les bureaux d’EAI dans le monde entier.
• Rédiger et éditer du contenu, des plans de communication et d’autres documents pour la publication en ligne.
• Gérer la planification et la production des livrables liés aux campagnes en ligne, aux événements clés et aux mises à jour du programme.
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes de gestion du programme et les bureaux de pays pour faciliter et coordonner la narration.
• Développer les médias sociaux et les dossiers de presse, les publications sur les réseaux sociaux et soutenir le développement de contenu pour le site Web mondial d’EAI.
• Surveillez les mesures et les analyses des communications en ligne pour améliorer la présence en ligne d’EAI.
• Promouvoir la diversité, l’équité et l’inclusion (DEI) dans les communications et la narration d’EAI.
• Tenez-vous au courant des communications numériques et des tendances et technologies de l’industrie.
• Assister et couvrir les événements en direct (en personne et virtuels) sur demande.

Capacités et qualifications requises

• Minimum 3 ans d’expérience dans la communication et les médias numériques (dans l’édition ou dans un média, une organisation à but non lucratif ou une coopération au développement de préférence).
• Baccalauréat en communications, journalisme, marketing, création littéraire, affaires ou dans un autre domaine connexe.
• Excellentes compétences en rédaction et en édition : articles d’opinion, blogs, communiqués de presse ou contenu éditorial pour des marques, des campagnes ou des leaders d’opinion.
• Solides relations avec les médias et/ou expérience des médias sociaux, et expérience de travail avec la presse et/ou les influenceurs des médias sociaux.
• À l’aise de travailler dans des environnements de travail diversifiés et internationaux sur plusieurs fuseaux horaires, et capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois dans un espace de travail au rythme rapide et dans un environnement souvent en évolution rapide.
• Esprit d’équipe, solutionneur de problèmes et bâtisseur de relations proactif avec une énergie créative.
• Maîtrise d’Adobe Suite, Microsoft Office, WordPress, Google Analytics et d’autres logiciels applicables.
• Expérience dans la maintenance et la gestion de comptes de réseaux sociaux organisationnels (de préférence pour les organisations à but non lucratif ou opérant à l’échelle internationale).
• Anglais courant ; la maîtrise professionnelle du français est un plus.
• Maîtrise du marketing par e-mail, du CRM, de l’analyse des médias sociaux et des plateformes de collecte de fonds, souhaitée.
• Familiarité avec les questions de développement mondial, d’égalité des sexes et d’inclusion sociale, ainsi que les communications médiatiques ou comportementales, de préférence.
• Expérience dans la production et l’édition de contenu vidéo, un atout.

Durée du contrat

La durée du contrat sera d’une période initiale d’exécution de 12 mois (sous réserve d’un réexamen intermédiaire après les trois premiers mois). EAI se réserve la possibilité de prolonger le contrat (d’un commun accord).