Le Bureau des Nations unies auprès de l’Union africaine (UNOAU) recrute une Assistante administrative à Addis Abeba en Ethiopie.
• Aider à l’administration du front office;
• Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information comme les pages Web ou les brochures.
• Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation des présentations de données et des rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Entreprend des recherches sur une gamme de questions liées aux RH et aide à la préparation de notes/rapports.
• Gérer et tenir à jour le calendrier et l’emploi du temps du directeur, notamment : organiser les rendez-vous ;
recevoir et diriger les visiteurs; passer et filtrer les appels et répondre aux questions ; s’assurer que les documents de réunion et d’examen sont disponibles et imprimés pour examen ; contacter les ambassades, les agences des Nations Unies, les institutions internationales, les bureaux gouvernementaux ; et assurer une coordination efficace du calendrier du directeur, avec des consultations appropriées pour hiérarchiser et résoudre les conflits et les demandes concurrentes ;
• Transmettre des directives, des rapports, des mises à jour de statut et d’autres informations pertinentes aux parties nécessaires, porter les questions sensibles et urgentes à l’attention du CdM ;
• Filtrer et hiérarchiser tous les courriels et correspondances entrants ;
• Compilation des documents de référence pertinents ;
• Identifier les problèmes nécessitant l’attention du chef de mission et référer les autres aux officiers concernés pour les
action et suivi des actions à entreprendre ;
• Traitement d’un large éventail d’informations complexes et confidentielles en termes d’e-mails entrants et de réponses, de recherches et d’autres communications ;
• Compilation et analyse des données. Produire des résumés et des conclusions pour examen par le superviseur.
• Mettre en œuvre et soutenir les améliorations apportées aux procédures et systèmes administratifs pour assurer le bon fonctionnement du bureau, y compris le classement des dossiers papier et électroniques ;
• Préparer, traiter et classer les informations confidentielles ;
• Gère un large éventail de tâches/processus administratifs (par exemple, les congés et les préparatifs de voyage, les demandes de visa, les relevés de dépenses, les frais, l’achat d’équipement, les demandes de services et de fournitures, les réservations de salles de conférence, etc.) ;
• Relisez et éditez le texte pour le respect du format, de la grammaire, de la ponctuation et du style des documents sortants,
• Aidez à produire une variété de documents et de rapports volumineux et complexes ;
• Prend en charge la planification et la coordination des réunions et événements majeurs ;
• Assure le suivi des affectations de travail ;
• Effectue d’autres tâches assignées.
Formation au certificat d’études secondaires. La formation spécialisée devrait inclure des compétences en gestion de bureau/administration des affaires et en communications techniques.
Un minimum de 7 ans d’expérience en administration et en gestion de bureau est requis.
Une expérience de travail dans un bureau exécutif ou avec des cadres supérieurs est requise
Une expérience dans l’organisation et la coordination de réunions, de conférences et d’événements est souhaitable
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais écrit et oral est une exigence. La connaissance des dialectes locaux est souhaitable.
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Date de clôture : 05 août 2023