Développement de politiques, procédures, meilleures pratiques et lignes directrices complètes en matière de gestion des connaissances pour l’IGAD (Ethiopie).

Développement de politiques, procédures, meilleures pratiques et lignes directrices complètes en matière de gestion des connaissances pour l’IGAD (Ethiopie).

La GIZ engagera le contractant pour la durée prévue du contrat, du  15 novembre 2023 au 15 février 2024, pour 45 jours ouvrables.

L’entrepreneur doit fournir les travaux/services suivants :

• Préparer un rapport initial contenant au moins 4 à 5 pages, qui démontre la compréhension du consultant de la mission, de la méthodologie proposée et du plan de travail.
• Étudier les documents, cadres et stratégies existants tels que la stratégie de gestion des connaissances de l’IGAD, la stratégie régionale pour le développement et la sécurité (RSDS), la stratégie TIC, les politiques TIC et la stratégie de communication.
• Assurer l’alignement et l’intégration du cadre politique de gestion des connaissances (GC) proposé avec la stratégie de l’IGAD, la stratégie de gestion des connaissances et d’autres cadres politiques pertinents.
• Étudier la littérature sur les politiques, procédures, lignes directrices et meilleures pratiques des organisations internationales en matière de gestion des connaissances (par exemple, UA, GIZ, USAID, FAO, BM et UE) pour comprendre comment les organisations régionales, continentales et internationales ont formulé des cadres politiques similaires en matière de gestion des connaissances.
• S’engager avec les principales parties prenantes, y compris la haute direction, pour recueillir leurs contributions et garantir leur adhésion à la politique, aux SOP et aux lignes directrices élaborées en matière de gestion des connaissances.
• Assurez-vous que l’approche KM est conforme aux normes ISO 30401 : 2018 et ISO 9001 : 2015.
• Élaborer une politique de gestion des connaissances complète et adaptée qui décrit l’approche de l’organisation pour gérer les connaissances de manière efficace et efficiente.
• Créer des lignes directrices sur les meilleures pratiques qui offrent des recommandations pratiques pour la mise en œuvre et l’utilisation de la gestion des connaissances pour l’IGAD.
• Définir et développer un document de procédures opérationnelles standard (SOP) qui fournit des instructions étape par étape pour effectuer des tâches spécifiques liées à la gestion des connaissances. Par exemple  , SOP sur la capture et la documentation des connaissances, SOP sur le partage et la collaboration des connaissances, SOP sur le transfert de connaissances et le renforcement des capacités, SOP sur la validation des connaissances et l’assurance qualité,  SOP sur la sécurité et la confidentialité des connaissances , etc.
• Faciliter un atelier de lancement et de validation avec les parties prenantes pour présenter et discuter de la politique, des procédures et des lignes directrices développées en matière de gestion des connaissances.
• Intégrer les commentaires et suggestions des parties prenantes pour affiner et finaliser les documents de gestion des connaissances.
• Finaliser et soumettre le cadre politique de gestion des connaissances approuvé, les SOP, les meilleures pratiques et les lignes directrices, en garantissant la conformité aux normes ISO 30401:2018 et 9001 et aux besoins spécifiques de l’organisation.
• Livrer des copies électroniques des politiques, procédures, meilleures pratiques et lignes directrices de KM pour distribution au sein de l’organisation.

Le consultant devrait adopter une approche systématique dans l’élaboration des politiques, procédures, meilleures pratiques et lignes directrices en matière de gestion des connaissances pour l’IGAD. La méthodologie proposée devrait comprendre les étapes clés suivantes :

• Procéder à un examen approfondi des documents et stratégies existants liés à la gestion des connaissances au sein de l’IGAD.
• Mener une analyse comparative des politiques et pratiques de GC d’autres organisations internationales pour recueillir des informations et des meilleures pratiques.
• S’engager avec les principales parties prenantes pour comprendre leurs besoins et leurs attentes en matière de GC.
• Utiliser les connaissances acquises grâce aux examens et à l’engagement des parties prenantes pour formuler le cadre politique et les lignes directrices en matière de gestion des connaissances.
• Assurer l’alignement avec les normes ISO 30401:2018 et 9001:2015 et d’autres principes de gestion de la qualité pertinents.
• Organiser un atelier de lancement et de validation avec les parties prenantes pour présenter les documents de gestion des connaissances développés et intégrer leurs commentaires.
• Finaliser le cadre politique de gestion des connaissances, les SOP, les meilleures pratiques et les lignes directrices en fonction des commentaires reçus.
• Fournir des copies papier conçues par des professionnels des documents de gestion des connaissances pour distribution au sein de l’organisation.

Le consultant doit démontrer un haut niveau d’expertise dans l’élaboration de stratégies de gestion des connaissances et la formulation de politiques. Il/elle doit posséder une solide connaissance des principes, méthodologies et meilleures pratiques de gestion des connaissances, en particulier dans le contexte des normes ISO 30401 : 2018 et 9001. De plus, le consultant doit avoir une connaissance du secteur du développement international et des organisations comme l’IGAD. De solides compétences en analyse, en recherche, en communication et en animation sont essentielles à la réussite de la mission.

Le consultant rendra compte directement au coordinateur de la gestion des connaissances au sein de l’IGAD et au spécialiste de la gestion des connaissances de la GIZ. Des mises à jour régulières des progrès seront nécessaires tout au long de la mission, avec un rapport final résumant les résultats obtenus et les recommandations.

Les livrables attendus sont les suivants :

· Rapport initial : un bref rapport (minimum 4 à 5 pages) décrivant la compréhension du consultant par rapport au projet, la méthodologie proposée et le plan de travail.

• Cadre politique de gestion des connaissances : Développer un cadre politique de gestion des connaissances (GC) sur mesure pour l’IGAD.
• Lignes directrices sur les meilleures pratiques : créer des lignes directrices pratiques pour une mise en œuvre efficace de la gestion des connaissances au sein de l’IGAD.
• Documents SOP : élaborer des documents de procédures opérationnelles standard (SOP) pour des tâches spécifiques de gestion des connaissances, notamment la capture et la documentation des connaissances, le partage et la collaboration, le transfert et le renforcement des capacités, la validation et l’assurance qualité, ainsi que la sécurité et la confidentialité.
• Rapport de l’atelier de validation : organisez un atelier de démarrage, recueillez des commentaires et préparez un rapport de synthèse.
• Document de politique conçu par des professionnels : Concevez et formatez le document de politique de gestion des connaissances pour garantir une présentation professionnelle.
• Documents finalisés de gestion des connaissances : affiner et soumettre le cadre politique de gestion des connaissances approuvé, les SOP, les meilleures pratiques et les lignes directrices. Assurer le respect des normes ISO et des besoins spécifiques de l’organisation. Fournissez des copies électroniques de ces documents pour distribution au sein de l’organisation.

Qualifications du personnel proposé

Expert 1 :

Qualifications générales

Éducation : Un domaine de maîtrise universitaire pertinent tel que la gestion des connaissances, les sciences de l’information, l’administration des affaires, le développement organisationnel ou une discipline connexe.

Expérience Professionnelle :

• Le consultant doit avoir 10 ans de qualification et d’expérience dans l’élaboration de stratégies de gestion des connaissances et la formulation de politiques, avec une expérience démontrée dans l’évaluation des besoins organisationnels, la réalisation d’audits des connaissances et la formulation de stratégies et de politiques efficaces pour améliorer les pratiques de gestion des connaissances.
• Expérience et expertise des principes, méthodologies et bonnes pratiques de gestion des connaissances, notamment dans le contexte des normes ISO 30401:2018 et ISO 9001:2015.

Expérience dans la région/connaissance du pays/des organisations

• Familiarité avec le secteur du développement international et les organisations comme l’IGAD : Il est avantageux pour le consultant d’avoir une expérience de travail dans des organisations internationales, en particulier dans des organisations comme l’ONU, la FAO, l’UE, l’USAID, la BM, l’IGAD…

Langue et compétences

Le consultant doit avoir un niveau C2 de maîtrise de l’anglais.

Solides compétences analytiques et de recherche pour évaluer les pratiques et politiques existantes en matière de gestion des connaissances.

Excellentes compétences en communication et en facilitation pour dialoguer avec les parties prenantes et présenter efficacement les documents de gestion des connaissances développés.

Capacité à travailler de manière indépendante et à fournir des résultats de haute qualité dans les délais convenus.