Commission économique des Nations Unies pour l’Afrique (CEA) recrute une Assistante Achats à Addis Abeba en Ethiopie.
Responsabilités :
Sous la supervision directe du chef des achats et la direction générale du chef de section, le titulaire du poste sera responsable des tâches suivantes : •
Examiner, enregistrer et prioriser les demandes d’achat complexes et obtenir des informations/documentations supplémentaires si nécessaire ; fournit une assistance aux demandeurs dans la préparation de la portée des travaux et des spécifications des biens et services ; propose des substitutions de produits conformes aux exigences pour réaliser des économies de coûts ; détermine la disponibilité des sources de financement.
• Identifie et recommande les sources d’approvisionnement ; interviewer des fournisseurs potentiels ; produit des documents d’appel d’offres (par exemple, des appels d’offres, des demandes de propositions et des demandes de devis) en fonction de la nature des exigences et du coût de l’approvisionnement concerné et veille à l’inclusion de tous les facteurs pertinents soumis par les demandeurs et conformément au manuel de passation des marchés.
• Prépare des résumés d’offres et compile les données contenues dans les devis, les propositions et les offres pour déterminer quel fournisseur peut livrer les biens/services requis aux meilleures conditions et aux coûts les plus bas possibles en tenant dûment compte de la qualité, du délai de livraison, du paiement rapide et d’autres remises, du transport. les coûts, etc
• Entreprendre la négociation des termes et conditions des commandes sous la direction des responsables des achats ; obtient du crédit et d’autres informations sur les fournisseurs proposés.
• Analyse le potentiel des fournisseurs par rapport aux critères de pré-évaluation fixés par l’organisation et conseille le directeur des achats en conséquence.
• Prépare les projets de contrats/accords en consultation avec les demandeurs, le chef des achats, le chef de la section de gestion de la chaîne d’approvisionnement ainsi que le Bureau des affaires juridiques et, si nécessaire, prépare la soumission au Comité des marchés pour examen et approbation ultérieure par le responsable autorisé.
• Aide à lever les bons de commande et s’assure que les fonds sont engagés.
• Maintient des bases de données et des fichiers internes pertinents ; assure le suivi des accords contractuels, des contrats de mise à disposition directe, etc. et informe les utilisateurs concernés des droits et obligations contractuels.
• Rechercher, récupérer et présenter des informations provenant d’une variété de sources internes et externes sur les sources d’approvisionnement, les fournisseurs par produit, etc., ainsi qu’obtenir les spécifications des nouveaux produits et équipements sur le marché.
• Rédige une variété de correspondance.
• Résout les problèmes liés aux marchandises livrées, y compris les écarts entre les bons de commande et les articles/quantités expédiées ou reçues ; prépare et signe les formulaires de retour au fournisseur pour les marchandises inacceptables et/ou endommagées reçues.
• Effectue d’autres
Un diplôme d’études secondaires est requis. Un diplôme dans le domaine des achats/administration des affaires/comptabilité est un atout. Une formation supplémentaire dans le domaine des IPSAS et d’Umoja sur le plan des achats et de la logistique est un avantage.
Au moins sept années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des achats/de l’administration des affaires/de la comptabilité ou de l’informatique sont requises.
L’utilisation de logiciels liés aux achats et à la gestion de bases de données est souhaitable. Une expérience dans l’application des politiques, processus et procédures internes d’achat de l’ONU en ce qui concerne l’achat d’une large gamme de fournitures et de services serait un atout.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais oral et écrit est requise. Une excellente capacité de rédaction en anglais est indispensable. La connaissance du français ou d’une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage.
Date limite : 16 octobre 2023