L’Union Africaine recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve), Addis-Abeba, Éthiopie

Informations sur l’organisation

Responsable devant :Directeur, Relations extérieures et engagement stratégique
Direction/Département :
Division  des relations extérieures et de l’engagement stratégique
Nombre de subordonnés directs : 1
Nombre de subordonnés indirects :
Niveau de poste : GSA5
Type de contrat : Durée déterminée
Lieu : Addis-Abeba, Éthiopie

Objectif du poste

Le Centre africain de prévention et de contrôle des maladies (Africa CDC) est une agence technique autonome de l’Union africaine dont le mandat est de protéger la santé publique dans les 55 États membres. Créé en janvier 2017, Africa CDC est la première agence de santé publique à l’échelle du continent et envisage une Afrique plus sûre, plus saine, intégrée et plus forte. Les relations extérieures et l’engagement stratégique d’Africa CDC au sein d’Africa CDC ont été créés en septembre 2024 pour améliorer la réputation, le statut et l’impact d’Africa CDC, en veillant à ce que l’organisation entretienne des relations exceptionnelles avec les États membres de l’Union africaine, les gouvernements, les organisations internationales, les partenaires, les organismes de financement, les médias concernés et d’autres parties prenantes en fournissant un leadership stratégique dynamique et inspirant pour les divisions Mobilisation des ressources, Communication et Information publique et Politique et Diplomatie sanitaire, en définissant une orientation stratégique cohérente avec le plan stratégique global d’Africa CDC et le nouvel ordre de santé publique.

Le but du poste est de fournir un soutien administratif pour faire progresser les buts et objectifs stratégiques de la Direction des relations extérieures et de l’engagement stratégique (ERSE). Le poste sera axé sur la prestation directe de services et/ou la coordination de tâches complexes de soutien administratif impliquant la délégation et le suivi du personnel individuel et des projets assignés. Le titulaire du poste travaillera sous la supervision du directeur des relations extérieures et de l’engagement stratégique et travaillera en étroite collaboration avec les chefs de division de la direction ainsi qu’avec d’autres membres du personnel de la direction pour exécuter les diverses activités définies dans la stratégie et le plan de travail de la direction.

Fonctions principales

• Sous la supervision du directeur des relations extérieures et de l’engagement stratégique et de l’assistant administratif, il fournira un soutien administratif aux opérations et aux programmes de la direction.
• Responsable du suivi des actions assignées aux chefs de division au sein de la Direction et à d’autres collègues extérieurs à la Direction et tenir le Directeur informé de temps à autre.
• Gérer l’agenda de la Direction et s’assurer que toutes les réunions disposent du matériel de support requis (lectures préliminaires imprimées ou partagées avec des collègues, notes de réunion, etc.)
• Gérer les voyages et le suivi post-voyage associé pour la Direction des relations extérieures et de l’engagement stratégique.

Responsabilités spécifiques

• Fournir un soutien administratif et opérationnel en temps opportun conformément au mandat de la Direction
• Mettre en œuvre les activités administratives et opérationnelles selon le calendrier prévu et en rendre compte.
• Assister au suivi de la mise en œuvre des activités et à la fourniture de mises à jour, faciliter les arrangements logistiques liés à la Direction.
• Assurer une liaison efficace avec les parties prenantes internes et externes.
• Aider à la création, à l’amélioration et à la maintenance des systèmes pertinents au domaine de travail.
• Recueillez des données et des informations et effectuez des analyses et des recherches préliminaires à soumettre à l’examen de l’équipe élargie et du superviseur.
• Préparer les communications administratives liées au secteur d’activité et aider à la compilation des données et des informations à des fins de rapport et d’analyse. Assurer le suivi des décisions et des résultats de la correspondance et assurer leur mise en œuvre.
• Suivre la mise à disposition et l’entretien des outils et matériels liés au domaine de travail.
• Accomplir toute autre tâche connexe qui lui sera assignée de temps à autre.

Exigences académiques et expérience pertinente

• Baccalauréat en gestion de bureau, en gestion/administration des affaires, en banque et en finance ou dans tout autre domaine connexe d’un établissement d’enseignement reconnu avec 2 années d’expérience de travail pertinente en travail administratif et/ou de secrétariat OU diplôme en gestion de bureau, en gestion/administration des affaires, en banque et en finance ou dans tout autre domaine connexe d’un établissement d’enseignement reconnu avec 3 années d’expérience de travail pertinente en travail administratif et/ou de secrétariat.
• Une qualification académique en diplomatie de la santé ou en relations internationales sera un avantage supplémentaire.
• Une expérience en matière de soutien administratif dans le cadre de projets ou de développement de partenariats sera un avantage supplémentaire.
• Une expérience en gestion de bureau est obligatoire.
• Expérience dans la planification et la coordination de réunions avec divers intervenants.

Compétences requises

• Excellentes compétences interpersonnelles.
• Solides compétences en planification et en organisation.
• Capacité de communication efficace (tant verbale qu’écrite) ; solides compétences rédactionnelles.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
• Capacité à prêter attention aux détails et à travailler efficacement sous pression.
• Capacité à organiser et à présenter des données de manière claire et compréhensible et utile.
• Maîtrise de Microsoft Office (MS-Word, MS-Excel, MS-Power Point).
• Maîtrise de l’anglais, la maîtrise d’une autre langue de l’UA est un avantage supplémentaire.

DURÉE DU MANDAT :

Le poste sera pourvu sous la forme d’un contrat à durée déterminée d’une durée d’un (1) an, dont les trois (3) premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat pourra être renouvelé pour une période similaire sous réserve de la disponibilité des fonds, de la performance satisfaisante et des livrables convenus.

INTÉGRATION DE LA POINT DE VUE DU GENRE :

Africa CDC est un employeur garantissant l’égalité des chances et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

LANGUES :
La maîtrise d’une des langues de travail de l’UA (arabe, anglais, français, kiswahili, portugais et espagnol) est obligatoire et la maîtrise d’une autre langue de l’UA est un avantage supplémentaire.

RÉMUNÉRATION:

Le salaire attaché au poste est un montant forfaitaire annuel de 55 174,63 $ US (GSA5 Step 5) incluant toutes les indemnités pour le personnel recruté au niveau international, et de 22 656,97 $ US incluant toutes les indemnités pour le personnel recruté localement de l’Union africaine.

Les candidatures doivent être soumises au plus tard le 2 mars 2025 à 23h59 HAE.