Avis de recrutement : FHI recrute un Assistant Logistique-Flotte et Entrepôt basé en Ethiopie.
APERÇU DU POSTE
L’assistant flotte et entrepôt est responsable de la coordination et de la fourniture d’installations de transport routier efficaces et efficaces et d’une bonne gestion de l’entrepôt au bureau auxiliaire de FHI360. Ce poste se concentrera principalement sur le soutien au mouvement quotidien des véhicules et à la gestion de l’entreposage, comme indiqué ci-dessous. Le titulaire du poste relève directement de l’officier de la logistique de la base.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET LIVRABLES – GESTION FLLET
- Planifier les activités de transport mensuelles en fonction des futures livraisons de fournitures sur les sites et des mouvements de passagers.
- Surveillez tous les mouvements de véhicules et, lorsque des incidents se produisent, assurez-vous que les procédures de signalement immédiates (verbales) (et écrites si nécessaire) sont suivies. Diffusez toujours les leçons apprises aux chauffeurs et aux autres membres du personnel concernés.
- S’assurer de la bonne utilisation des fiches de bord des véhicules, des listes de contrôle et des formulaires de renonciation par les conducteurs, en les collectant et en les classant avec précision, pour les besoins de rapports futurs.
- Vérifiez régulièrement et assurez-vous que tous les documents légaux et standard FHI360 des véhicules et des conducteurs sont en place, à jour et valides à tout moment.
- Assurez-vous que tous les véhicules du bureau de base sont propres et bien rangés, en état de marche et conformes aux normes de sécurité / sûreté optimales.
- Assurez-vous que les véhicules du bureau de base (à la fois en location et en propriété) sont équipés de l’équipement approprié (équipement de saison des pluies/outils/trousses de premiers soins et extincteurs).
- S’assurer que les véhicules transportant des marchandises pour les sites du projet sont chargés à l’avance et que leur état de marche et leur équipement sont vérifiés pour garantir des déplacements sûrs et sans problème.
- Organiser les véhicules et le chargement / déchargement de la cargaison ainsi que son transport depuis les fournisseurs chaque fois que nécessaire.
- Veiller à ce que les calendriers d’entretien standard des véhicules et des générateurs soient strictement respectés et que des enregistrements soient conservés.
- Effectuer des examens périodiques de l’état des routes, signaler les risques de sécurité liés aux voyages au supérieur hiérarchique et offrir des conseils au personnel des programmes concernant les voyages.
- Maintenir un système de visites régulières de mécaniciens (itinérants) dans les projets de pays pour des exercices de maintenance préventive et une évaluation de l’état de la flotte et des générateurs.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET LIVRABLES – GESTION DE L’ENTREPÔT
- Aide à vérifier la quantité et la qualité des marchandises reçues des fournisseurs et d’autres organisations et à signaler immédiatement tout écart ou dommage.
- Crée / met à jour les fiches de stock pour tous les articles en stock en temps opportun immédiatement après la réception et après l’émission des marchandises. S’assure que toutes les informations requises sont correctement et entièrement enregistrées sur les fiches de stock.
- Organise et stocke correctement les marchandises et les actifs dans l’entrepôt, en s’assurant que les articles sont identifiés et faciles d’accès.
- Aide à préparer les marchandises sortantes avec un emballage et un étiquetage appropriés du fret.
- Collabore avec l’officier de transport pour organiser et envoyer la cargaison sur le terrain.
- Aide à la surveillance étroite des niveaux de stock et des conditions de stockage.
- Le registre des actifs d’Update participe à une vérification de l’inventaire physique des stocks annuellement et selon les besoins. Travaille pour prévenir les écarts de stock (vols et dommages).
- Prend en charge le bon entretien de tous les actifs et équipements et signale les défauts.
- Prend en charge l’élimination en temps opportun des articles endommagés et obsolètes ; génère des rapports de cession d’actifs.
- Prépare la documentation pour suivre le mouvement et le changement de statut des actifs.
- Maintient à jour le système de classement des actifs.
- Contribue aux rapports d’inventaire et d’actifs hebdomadaires et mensuels, rapport annuel sur le nombre d’assentiments.
- Autres tâches pertinentes assignées.
Connaissances et compétences appliquées :
- Capacité de recueillir, de recommander et de résumer des données pour les rapports, de trouver des solutions à divers problèmes administratifs et de prioriser le travail.
- Le travail exige une attention aux détails dans la composition, la dactylographie et la correction des épreuves, l’établissement des priorités et le respect des délais.
- Démontre une compréhension du domaine de spécialisation, des procédures, des méthodes et des pratiques du programme pour inclure la connaissance des responsabilités du programme et du personnel.
- Utilise des systèmes de classement et de données, des fonctions et/ou des procédures établis qui nécessitent une connaissance du programme.
- Comprend les logiciels utilisés pour exécuter les fonctions quotidiennes.
- Utilise des logiciels de bureau, des systèmes d’information et du matériel de bureau pour accéder, saisir et vérifier des informations standard.
- Communique clairement les informations au personnel, aux clients et/ou au public sur les services, les processus et les procédures en utilisant les lignes directrices prescrites ou établies.
- Utilise la terminologie propre au programme.
- Recueille des informations facilement disponibles à partir des dossiers du bureau pour rédiger des e-mails, des notes de service et d’autres documents.
- Relisez les documents pour la grammaire, l’orthographe, la ponctuation et la mise en forme de base.
- Fournit des réponses aux demandes d’informations générales.
- Enregistre et documente les informations avec précision.
Résolution de problèmes et impact :
- Reconnaît, définit et résout les problèmes non standard en utilisant des procédures d’exploitation, des pratiques et des précédents établis.
- Résout les problèmes et problèmes récurrents ainsi que certaines situations uniques.
- Anticipe les problèmes et élabore des recommandations pour la résolution de la gestion.
- Détecte et corrige les erreurs entraînant une réduction du temps de mousse et de l’insatisfaction des clients/utilisateurs.
Supervision donnée/reçue :
- Supervision générale et instructions données pour le travail de routine et instructions détaillées avec examen périodique du travail donné pour les nouvelles activités ou les missions spéciales.
- Les contacts sont généralement avec des personnes au sein de son propre service et avec des contacts en dehors de sa propre organisation.
- Les contacts impliquent l’obtention ou la fourniture d’informations ou de données nécessitant une explication ou une interprétation.
Éducation:
- Licence ou équivalent international en administration des affaires ou en gestion logistique ou dans un domaine connexe.
Expérience:
- 2-3 ans et plus d’expérience dans la logistique dans un bureau.
- Formation professionnelle ou spécialisée souhaitée.
- Expérience professionnelle préalable dans une organisation non gouvernementale (ONG) souhaitable mais non requise.
- Parle couramment la langue locale et excellent en anglais.
Exigences physiques typiques :
- Environnement de bureau typique.
- Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.
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Date limite : 25 juin 2023