Union africaine recherche un chef de Division – Administration et gestion des Installations (H/F), Addis Ababa, Ethiopia

Informations sur l’organisation

Rend compte à: Directeur de la OSSD
Direction/Département/Organe: Opérations et services d’appui
Division: Division Administration et gestion des installations
Nombre de rapports directs: 6
Nombre de rapports indirects: 126
Grade du poste: P5
Nombre de postes: 1
Type de contract: Regulier
Lieu: Addis Abeba, Ethiopie

Objectif du poste

Principales fonctions

• Veiller au développement, à la mise en œuvre et au suivi des politiques, stratégies et programmes afin de contribuer à la mise en œuvre effective des décisions pertinentes des organes délibérants de l’UA ;
• Mettre en œuvre la stratégie de la Division et en assurer l’alignement sur la stratégie et les objectifs généraux de l’OSSD et de l’organisation ;
• Entretenir un environnement de travail positif, gérer les budgets et veiller à la performance des projets et à la qualité des programmes ;
• Superviser et diriger les employés, en assurant une gestion et une supervision efficaces, tout en veillant à la qualité des relations avec les employés et en améliorant leurs compétences et leurs capacités à travers d’initiatives de renforcement des capacités ;
• Veiller à la qualité et à la fourniture en temps voulu des services nécessaires à la réalisation des objectifs annuels, conformément à la stratégie globale de l’organisation ;
• Élaborer et maintenir des systèmes solides de suivi et d’évaluation pour une performance efficace du personnel, conformément aux règles, politiques, manuels et procédures opérationnelles standard pertinents ;
• Assurer le leadership technique et le suivi tout en garantissant le bon fonctionnement de la Division et en assurant une gestion efficace ;
• Veiller à la gestion efficace des fonds destinés au fonds de maintenance ;
• Superviser l’élaboration des politiques et des lignes directrices conformément aux objectifs stratégiques et au mandat de l’UA afin d’élaborer et de mettre en œuvre des programmes et projets intégrés conformes aux buts et objectifs de la Division ;
• Assurer la supervision et le suivi de l’ensemble des activités de la Division afin de produire des résultats positifs et de réaliser des progrès ;
• Établir et entretenir de bonnes relations de travail et de collaboration avec les autres divisions, directions, départements et bureaux ;
• Entretenir un environnement de travail favorable au sein des différentes équipes afin de faciliter la collaboration et le partage d’informations, ce qui permet d’attirer, de retenir et de motiver les diverses personnes de talent de la Division ;
• Gérer les risques en identifiant et en développant des mesures correctives et assurer la continuité des activités de la Division.

Responsabilités spécifiques

• Organiser et superviser le fonctionnement quotidien de toutes les opérations de soutien pour une gestion durable des installations, de l’administration et de la flotte de véhicules, afin de garantir le respect de toutes les normes et politiques applicables ;
• Élaborer et gérer le budget des installations, de la gestion administrative et de la gestion de la flotte des véhicules et étudier les prévisions de dépenses budgétaires pour les activités de la Division, tout en évaluant les besoins opérationnels à long terme au regard des stratégies et des objectifs de l’organisation ;
• Coordonner la cession des actifs obsolètes et perdus de l’organisation conformément aux dispositions pertinentes du Règlement financier et de la politique relative aux biens, aux installations et aux équipements ;
• Évaluer régulièrement l’efficacité de toutes les procédures opérationnelles relatives à la gestion des installations, de l’administration et de la flotte des véhicules conformément aux objectifs et aux politiques de l’organisation et apporter en permanence des améliorations en matière de gestion des risques ;
• Établir des rapports de réalisation de projet dans le cadre de l’acceptation provisoire et de l’acceptation finale des projets ;
• Gérer toutes les installations et tous les espaces de bureaux existants de l’organisation avec un plan d’entretien correctif et préventif approprié afin d’assurer une disponibilité 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et une prestation de services de qualité à tous les occupants des bâtiments ainsi qu’aux clients et aux parties prenantes ;
• Coordonner tous les projets de construction et de rénovation des installations de l’Union, ainsi que les inspections et vérifications périodiques, conformément aux normes établies (SOP), aux politiques et aux manuels ; et faire le point sur les améliorations à apporter ;
• Évaluer la performance globale en recueillant, analysant et interprétant les données et les mesures relatives à la gestion des installations et de la flotte des véhicules ;
• S’acquitter de toute autre tâche pertinente qui pourrait lui être confiée par ses superviseurs.

Formations universitaires et expériences requises

• Le candidat doit être titulaire d’un Master (Bac+5) en administration d’entreprise, développement organisationnel, ingénierie, gestion des installations ou gestion des opérations, ou dans un domaine connexe, délivré par un établissement d’enseignement reconnu, avec une expérience d’au moins 10 ans dans le domaine concerné, dont sept (7) ans à des postes de direction et trois (3) ans à des postes de supervision.
• Une expérience dans la gestion des installations, l’ingénierie et la gestion des opérations.
• Une expérience avérée de gestion et de direction technique dans la fourniture de services de soutien opérationnel.
• Une expérience professionnelle dans des organisations internationales et dans le secteur public serait un atout.
• Une certification en développement et opérations organisationnels stratégiques, en gestion d’installations, en gestion de projets, en automatisation de bâtiments et en ingénierie serait un atout supplémentaire.

Compétences requises

• D’excellentes aptitudes en communication orale et écrite dans l’une des langues de travail de l’UA (anglais, arabe, français ou portugais) et une connaissance pratique d’une autre langue de l’UA seraient un atout supplémentaire.
• Une expérience de la gestion d’équipes pluridisciplinaires dans un environnement multiculturel diversifié ;
• Aptitude à lancer et identifier d’importants enjeux stratégiques, opportunités et risques ;
• Excellentes aptitudes en matière de planification et d’organisation ;
• Excellentes compétences en matière de négociation et de résolution de conflit ;
• Aptitude à travailler sous pression et à effectuer des tâches multiples dans des délais serrés ;
• Capacité à entretenir de bonnes relations avec un large éventail de personnes, aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’UA ;
• Esprit créatif et stratégique orienté vers une approche efficace de la mise en œuvre des projets, avec une expérience avérée dans la direction d’équipes interfonctionnelles chargées de projets ; capacité à guider les équipes vers une amélioration continue de la performance et des connaissances, et capacité à prendre des décisions rationnelles ;
• Aptitudes à résoudre des problèmes avec une excellente capacité d’analyse, de recherche de solutions et de gestion des risques, ainsi qu’une aptitude à s’appuyer sur des expériences pour prendre des décisions fondées sur des données probantes ;
• Solides compétences interpersonnelles, y compris la capacité à établir de bonnes relations de travail et à travailler de manière flexible et en collaboration avec des collaborateurs issus de différents divisions, départements et institutions pour atteindre les objectifs organisationnels ;
• Excellente capacité en matière de rédaction, d’établissement de rapport et de présentation ;
• Maîtrise des logiciels standard tels que les applications Microsoft Office, ArchiFM et autres.

Compétences en leadership

• Vision stratégique
• Valorisation des autres:
  • Gestion du changement
  • Gestion des Risques

Compétences de base

• Établissement de relations
• Promotion de la culture
• Orientation vers l’apprentissage
• Communication avec impact

Compétences fonctionnelles

• Réflexion conceptuelle
• Connaissances du métier et partage de l’information
• Soucieux des résultats
• Promotion de l’innovation