Appel à candidature pour le recrutement d’un(e) Coordonnateur de la budgétisation et des rapports à Addis Abeba, Ethiopie.
OBJECTIF GLOBAL DU RÔLE :
Assurer la préparation en temps opportun des budgets pour les nouvelles propositions de projets, les révisions budgétaires, le suivi budgétaire efficace, les rapports financiers avec les donateurs et le processus d’audit des projets, conformément aux politiques et procédures des donateurs et de la RDC. Le poste servira de point focal de DRC Dynamics pour le financement des projets, la budgétisation des subventions et la budgétisation principale.
Responsabilités : (en puces)
Point focal principal du budget
- Élaboration d’un budget principal national pour une prise de décision éclairée par SMT, qui doit être mis à jour tous les trimestres, sur la base des notes d’orientation de la RDC, conformément à la mise en œuvre de DRC Dynamics.
- Servir de point focal national pour la gestion budgétaire et la budgétisation principale de DRC Dynamics, notamment en fournissant un soutien et en dépannant tout problème soulevé et en fournissant une formation aux autres membres du personnel sur la budgétisation et la gestion du budget principal de DRC Dynamics.
Budgétisation
- Assurer une répartition des coûts en fonction des écarts et garantir que tous les écarts réels pour chaque domaine sont pris en compte lors de la budgétisation de chaque proposition.
- Préparation du budget en temps opportun et assurer une préparation du budget en temps opportun et bien coordonnée avec tous les secteurs de programme et bureaux extérieurs.
- Gérez l’outil de budgétisation interne de l’ETH avec des lignes fixes pour garantir que tous les coûts pertinents sont pris en compte, minimisant ainsi le risque de coûts manqués.
- Veiller à ce que les modifications signalées soient conclues (y compris les RCE)
- Assurer la préparation et la soumission en temps opportun des budgets pour les nouvelles propositions de projets
- Veiller à ce que les nouveaux budgets suivent les directives internes de la RDC, les directives des donateurs externes et respectent la règle des 80-20.
- Travailler en étroite collaboration avec le directeur financier et le chef des services de soutien pour garantir l’inclusion des coûts de soutien pertinents dans les nouveaux budgets et le recouvrement des coûts des déficits de financement, comme indiqué dans le budget principal du pays.
- Suggérer des mesures correctives à prendre par SMT pour combler les lacunes.
Suivi budgétaire
- Veiller à ce que les suivis budgétaires (BFU) soient configurés dans DRC Dynamics dès que les subventions sont signées et servir de point focal principal pour la mise en place de la structure de répartition du travail (WBS) pour chaque budget dans Dynamics conformément aux directives des donateurs et aux modèles de budget.
- Coordonner l’outil de suivi budgétaire et de prévision qui montrera les progrès financiers par rapport aux réalisations du programme. Effectuer un suivi avec chaque responsable de secteur et responsable du budget sur les dépenses et l’éligibilité des coûts engagés/affichés pour garantir une utilisation à 100 % des subventions.
- Appliquer un processus mensuel régulier d’examen du BFU dans lequel le bureau de pays examine les commentaires des examens du BFU au niveau du terrain, en collaboration avec le coordonnateur des subventions, le chef du programme et le chef du soutien.
- Surveiller les taux d’épuisement et les progrès de la mise en œuvre et signaler les problèmes de sous-performance et de conformité des subventions aux FO AM, aux gestionnaires de programme et à l’équipe de direction concernés. Soutenir les actions de suivi pour résoudre les problèmes de subvention.
Déclaration aux donateurs et conformité
- Rapports en temps opportun : garantie que les rapports sont soumis au donateur à temps et de meilleure qualité.
- Conformité des donateurs – s’assurer que les règles et réglementations des donateurs ont été communiquées et respectées (flexibilité, …)
- Cofinancement – introduction d’un modèle de cofinancement pour faciliter l’identification des transactions
- S’assurer que tous les documents de clôture sont en place (déclaration de fraude, registre des actifs…)
- Examiner mensuellement le plan d’action continu pour les rapports financiers dus aux donateurs dans le mois à venir.
- Équilibrer le rapport BFU et préparer le rapport financier au format donateur pour soumission au RO et au siège.
- Soutenir le directeur financier dans la préparation du rapport statutaire de l’Éthiopie et coordonner le processus d’audit.
- Mettre à jour les indicateurs de performance annuels pour les finances sur une base mensuelle et les soumettre au responsable financier et au HoSS pour examen/commentaires.
- Effectuer un suivi et s’assurer que les partenaires font rapport à temps. Examiner les rapports soumis par le partenaire et effectuer la vérification des dépenses.
Direction financière
- Mettre en place et organiser les BFU du projet de manière à permettre aux responsables de zone et aux responsables du budget d’assurer un suivi et un contrôle efficaces du budget.
- En coopération avec le directeur financier adjoint, proposer et rédiger les ajustements ou réécritures nécessaires des écritures de manière continue.
- Fournir l’analyse financière systématique à chaque HoP & AM sur les BFU sur l’utilisation des budgets comme prévu
Suivi des versements
- Suivre les versements et s’assurer que les demandes sont soumises au donateur et qu’un suivi approprié/en temps opportun est en place.
- Signalez tout problème lié aux versements à HoSS et HoP pour un suivi.
Gestion des partenariats
- Construire et renforcer les capacités des partenaires dans le domaine de la gestion financière. Planifier et organiser des formations régulières et d’autres initiatives de renforcement des capacités telles que des visites d’échange pour garantir que les partenaires/sous-récipiendaires acquièrent et maintiennent les compétences requises pour gérer les ressources financières fournies par la RDC et d’autres donateurs.
- Soutenir l’évaluation financière des nouvelles propositions de subventions et des budgets des partenaires.
- Effectuer l’examen des rapports financiers trimestriels reçus des partenaires – identifier, enquêter et rendre compte.
- Effectuer des visites de suivi financier des partenaires pendant la durée de leurs subventions pour examiner les pièces justificatives qui sous-tendent les rapports financiers et garantir qu’ils sont conformes aux exigences des donateurs (par exemple, le gouvernement américain).
- Fournir une formation sur la conformité financière et des donateurs et un renforcement des capacités pour les partenaires, selon les besoins.
Tous les rôles en RDC nécessitent que le titulaire du poste maîtrise
Compétences principales de DRC :
- Viser l’excellence : Vous vous concentrez sur l’atteinte des résultats tout en assurant un processus efficace.
- Collaborer : vous impliquez les parties concernées et encouragez les commentaires.
- Prendre les devants : Vous prenez l’appropriation et l’initiative tout en visant l’innovation.
- Communiquer : Vous écoutez et parlez efficacement et honnêtement.
- Faire preuve d’intégrité : Vous agissez conformément à notre vision et à nos valeurs.
Expérience et compétences techniques : (inclure les années d’expérience)
- Minimum de 5 années d’expérience progressive avérée dans des postes liés à la finance;
- Minimum 3 ans d’expérience de travail pour des OING;
- Expérience avérée dans la gestion financière de projets financés par des donateurs humanitaires;
- Solides connaissances et compréhension de la conformité et des procédures financières;
- Solides compétences interpersonnelles et de communication et capacité à travailler sous pression ;
- Excellentes compétences dans l’utilisation des ordinateurs (MS Word, Excel, Power Point).
ÉDUCATION : (inclure les certificats, les licences, etc.)
- Baccalauréat en comptabilité.
LANGUE : (indiquer le niveau de maîtrise)
- Excellent anglais oral et écrit.
- La connaissance de l’amharique est un avantage supplémentaire.
Clôture le 21 octobre 2023