Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) recrute un(e) Coordonnateur(rice) de la budgétisation et des rapports, Addis Abeba, Ethiopie
INTRODUCTION
Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC), une organisation non gouvernementale (ONG) internationale, fournit des services d’aide et de développement dans la Corne de l’Afrique depuis 1997. Le DRC promeut et soutient des solutions aux problèmes rencontrés par les réfugiés, les personnes déplacées à l’intérieur du pays (PDI) et les migrants. Le DRC Éthiopie a commencé ses opérations en 2009 et répond depuis lors aux besoins des réfugiés, des personnes déplacées à l’intérieur du pays (PDI) et des communautés d’accueil vulnérables. Le DRC Éthiopie a actuellement des programmes mis en œuvre par l’intermédiaire de cinq bureaux de zone (AO) dans les régions de Gambella, Tigray, Somali (Jijiga et Dollo Ado) et Afar, ainsi que de son bureau de pays (CO) à Addis-Abeba.
OBJECTIF GÉNÉRAL DU RÔLE :
Assurer la préparation en temps opportun des budgets pour les nouvelles propositions de projets, les révisions budgétaires, le suivi efficace du budget, les rapports financiers des donateurs et le processus d’audit des projets, conformément aux politiques et procédures des donateurs et de la DRC. Le titulaire du poste servira de point focal de DRC Dynamics pour le financement des projets, la budgétisation des subventions et la budgétisation globale.
Responsabilités:
1. Point focal du budget principal
- Élaboration d’un budget directeur national pour une prise de décision éclairée par le SMT, qui doit être mis à jour trimestriellement, sur la base des notes d’orientation de la DRC, conformément à la mise en œuvre de DRC Dynamics.
- Servir de point focal national pour la gestion du budget et la budgétisation principale de DRC Dynamics, notamment en fournissant un soutien et un dépannage sur tous les problèmes soulevés et en dispensant une formation aux autres membres du personnel sur la budgétisation et la gestion du budget principal de DRC Dynamics.
2. Budgétisation
- Fournir une répartition des coûts en fonction des écarts et s’assurer que tous les écarts réels pour chaque domaine sont pris en compte lors de la budgétisation de chaque proposition.
- Préparation du budget en temps opportun et assurer une préparation du budget en temps opportun et bien coordonnée avec tous les secteurs de programme et les bureaux extérieurs.
- Gérez l’outil de budgétisation interne de l’ETH avec des lignes fixes pour garantir que tous les coûts pertinents sont pris en compte, minimisant ainsi le risque de coûts manqués.
- S’assurer que les modifications signalées sont conclues (y compris les NCE)
- Assurer la préparation et la soumission en temps opportun des budgets pour les nouvelles propositions de projets
- Veiller à ce que les nouveaux budgets suivent les directives internes de la DRC, les directives des donateurs externes et respectent la règle 80-20.
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable financier et le responsable des services de soutien pour garantir l’inclusion des coûts de soutien pertinents dans les nouveaux budgets et le recouvrement des coûts des déficits de financement tels que rapportés dans le budget principal du pays.
- Proposer des mesures correctives à prendre par SMT pour combler les lacunes.
3. Suivi budgétaire
- Assurez-vous que les suivis budgétaires (BFU) sont configurés dans DRC Dynamics dès que les subventions sont signées et servent de point focal principal pour la configuration de la structure de répartition du travail (WBS) pour chaque budget dans Dynamics conformément aux directives des donateurs et aux modèles de budget.
- Coordonner l’outil de suivi et de prévision budgétaire qui montrera les progrès financiers par rapport aux réalisations du programme. Assurer le suivi auprès de chaque responsable de secteur et responsable du budget sur les dépenses et l’éligibilité des coûts engagés/enregistrés pour garantir une utilisation à 100 % des subventions.
- Appliquer un processus d’examen mensuel régulier du BFU dans lequel le bureau de pays examine les commentaires des examens du BFU sur le terrain, en collaboration avec le coordinateur des subventions, le chef de programme et le chef du soutien.
- Surveiller les taux d’épuisement et les progrès de la mise en œuvre et signaler les problèmes de sous-performance et de conformité des subventions aux responsables des programmes, aux gestionnaires de programmes et à l’équipe de direction concernés. Soutenir les actions de suivi pour résoudre les problèmes de subventions.
4. Rapports et conformité des donateurs
- Rapports en temps opportun – les rapports sont soumis au donateur dans les délais et de meilleure qualité
- Conformité des donateurs – s’assurer que les règles et réglementations des donateurs ont été communiquées et respectées (flexibilité, …)
- Cofinancement – introduction d’un modèle de cofinancement pour faciliter l’identification des transactions
- Assurez-vous que tous les documents de clôture sont en place (déclaration de fraude, registre des actifs, etc.)
- Examiner mensuellement le plan d’action continu pour les rapports financiers dus aux donateurs au cours du mois à venir.
- Équilibrer le rapport BFU et préparer le rapport financier au format donateur pour soumission au bureau régional et au siège
- Assister le directeur financier dans la préparation du rapport statutaire de l’Éthiopie et coordonner le processus d’audit.
- Mettre à jour les indicateurs de performance annuels des finances sur une base mensuelle et les soumettre au responsable financier et au HoSS pour examen/commentaire.
- Assurer le suivi et s’assurer que les partenaires soumettent leurs rapports à temps. Examiner les rapports soumis par les partenaires et vérifier les dépenses.
5. Gestion financière
- Mettre en place et organiser les BFU du projet de manière à permettre aux responsables de secteur et aux responsables du budget d’assurer un suivi et un contrôle budgétaires efficaces
- En collaboration avec le directeur financier adjoint, proposer et rédiger les ajustements ou les réécritures nécessaires des écritures de manière continue
- Fournir l’analyse financière systématique à chaque HoP &AM sur les BFU sur l’utilisation des budgets comme prévu
6. Suivi des versements
- Suivre les versements et s’assurer que les demandes sont soumises au donateur et qu’un suivi approprié et opportun est en place.
- Signalez tout problème lié aux versements à HoSS et HoP pour suivi.
7. Gestion des partenariats
- Renforcer les capacités des partenaires dans le domaine de la gestion financière. Planifier et organiser régulièrement des formations et d’autres initiatives de renforcement des capacités, telles que des visites d’échange, pour s’assurer que les partenaires/sous-bénéficiaires acquièrent et maintiennent les compétences requises pour gérer les ressources financières fournies par la DRC et d’autres donateurs.
- Soutenir l’évaluation financière des nouvelles propositions de subventions et des budgets des partenaires.
- Procéder à l’examen des rapports financiers trimestriels reçus des partenaires : identifier, enquêter et rendre compte.
- Effectuer des visites de suivi financier des partenaires pendant la durée de leurs subventions afin d’examiner les pièces justificatives qui sous-tendent les rapports financiers et de s’assurer qu’elles sont conformes aux exigences des donateurs (par exemple, le gouvernement américain).
- Fournir une formation en matière de conformité financière et des donateurs ainsi qu’un renforcement des capacités pour les partenaires, selon les besoins.
Les compétences clés de la DRC :
- Viser l’excellence : Vous vous concentrez sur l’atteinte des résultats tout en garantissant un processus efficace.
- Collaboratif : vous impliquez les parties concernées et encouragez les retours d’information.
- Prendre les devants : Vous prenez des responsabilités et des initiatives tout en visant l’innovation.
- Communiquer : Vous écoutez et parlez efficacement et honnêtement.
- Faire preuve d’intégrité : Vous agissez en accord avec notre vision et nos valeurs.
Expérience et compétences techniques : (inclure les années d’expérience)
- Au moins 5 ans d’expérience progressive avérée dans des postes liés à la finance
- Au moins 3 ans d’expérience de travail pour des OING
- Expérience avérée dans la gestion financière de projets financés par des donateurs humanitaires
- Solide connaissance et compréhension de la conformité et des procédures financières
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication et capacité à travailler sous pression
- Excellentes compétences dans l’utilisation des ordinateurs (MS Word, Excel, Power Point);
ÉDUCATION : (inclure les certificats, licences, etc.)
- Baccalauréat en comptabilité
LANGUE : (indiquer le niveau de maîtrise)
- Excellent anglais oral et écrit.
- La connaissance de l’amharique serait un avantage supplémentaire.
POUR POSTULER
Les candidats intéressés qui répondent aux qualifications et à l’expérience requises sont invités à soumettre un CV et une lettre de motivation mis à jour expliquant leur motivation et pourquoi ils sont aptes à occuper le poste.
Les candidats sont encouragés à postuler dès que possible, car les candidatures seront examinées au fur et à mesure jusqu’à ce que le poste soit pourvu.
Nous acceptons uniquement les candidatures envoyées via notre formulaire de candidature en ligne sur le site Coordonnateur de la budgétisation et des rapports – Formulaire de candidature (hr-manager.net)
Veuillez transmettre votre candidature et votre CV, en anglais, via le site Web indiqué au plus tard le 21 octobre 2024.
Nous encourageons fortement les candidates à postuler pour le poste !
Pour des informations générales sur le Conseil danois pour les réfugiés, veuillez consulter www.drc.ngo.
Égalité des sexes : Le DRC s’engage à atteindre la parité des sexes dans le personnel à tous les niveaux. Dans ce contexte, les candidates sont particulièrement encouragées à postuler pour combler l’écart entre les sexes.
Égalité des chances : Le DRC est un employeur garantissant l’égalité des chances. Nous valorisons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement inclusif basé sur le respect mutuel pour tous les employés. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur l’âge, le sexe, le statut de handicap, la religion, l’origine ethnique, la couleur, la race, l’état matrimonial ou d’autres caractéristiques protégées.
Nous encourageons uniquement les ressortissants éthiopiens qualifiés à postuler. Le DRC examine tous les candidats en fonction de leur mérite.