ONU Femmes recrute un(e) Collaborateur(rice) administratif(ve), Addis Abeba, Ethiopie

 

 

 

ONU Femmes, fondée sur la vision d’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles, l’autonomisation des femmes et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire et de la paix et de la sécurité.

L’autonomisation économique est l’un des domaines prioritaires d’ONU Femmes. Investir dans l’autonomisation économique des femmes, notamment la sécurité des revenus, le travail décent et l’autonomie économique, ouvre la voie à une plus grande égalité des sexes, à l’éradication de la pauvreté et à une croissance économique inclusive. Consciente de cela et alignée sur les initiatives mondiales et régionales et les priorités nationales, la priorité thématique Autonomisation économique des femmes du bureau de pays d’ONU Femmes en Éthiopie vise à créer des opportunités pour les femmes/filles et leurs entreprises en promouvant et en soutenant des environnements favorables, des capacités institutionnelles et l’accès et le contrôle des femmes sur les ressources/services, notamment les technologies, les services financiers et non financiers, et l’accès à des emplois décents, entre autres. ONU Femmes travaille avec différents secteurs gouvernementaux et partenaires de développement pour promouvoir l’autonomisation économique des femmes et accroître leur accès aux opportunités et aux résultats économiques, en particulier pour celles qui sont les plus exclues, notamment les travailleuses migrantes. Et en tant que modèle de gouvernance et de coordination des migrations internationales, il est essentiel que l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes et des filles soient au cœur de sa mise en œuvre. ONU Femmes s’efforce de garantir que les droits humains et les droits du travail des femmes migrantes soient efficacement promus et protégés à toutes les étapes de la migration, et que la mise en œuvre du Pacte mondial pour les migrations soit fondée sur les droits humains et tienne compte des questions de genre.

Dans le cadre du portefeuille du programme d’autonomisation économique des femmes, le bureau d’ONU Femmes en Éthiopie met en œuvre depuis 2023 le programme mondial « Making Migration Safe for Women », financé par l’Allemagne, dans le but de garantir que les normes et standards internationaux de protection et de promotion des droits des femmes migrantes soient renforcés et que l’élaboration et la mise en œuvre des politiques et lois nationales sur la migration tiennent compte des questions de genre. Le programme vise également à améliorer l’utilisation et la collecte de données ventilées par sexe et à fournir des preuves et des recherches solides sur les femmes migrantes pour éclairer l’élaboration des politiques nationales.

C’est dans ce contexte qu’ONU Femmes en Éthiopie cherche à recruter un associé de programme pour soutenir le portefeuille de programmes WEE, y compris le projet MMS et les membres de l’équipe de programme dans les tâches efficaces de développement, de mise en œuvre, de suivi et de gestion des connaissances, conformément aux règles et réglementations d’ONU Femmes.

Sous la supervision générale du Représentant adjoint du pays en Éthiopie, l’Associé de programme travaillera sous la supervision matricielle du Coordinateur national du MMS et du chef de l’équipe d’autonomisation économique des femmes. L’Associé de programme travaillera en étroite collaboration avec les équipes du programme et des opérations pour assurer la mise en œuvre et l’établissement de rapports du programme. L’Associé de programme consacrera cinquante pour cent de son temps à soutenir le projet MMS et les cinquante pour cent restants au portefeuille WEE.

Fonctions et responsabilités

Fournir un soutien administratif et logistique à la formulation et à la gestion du programme WEE et du projet MMS

  • Fournir un soutien administratif dans la préparation et la mise en œuvre des plans de travail, des budgets et des propositions relatives aux modalités de mise en œuvre des programmes.
  • Assister l’équipe du programme dans la rédaction des termes de référence (TDR), des appels à propositions (CFP) et des notes internes et documents connexes,
  • Prendre les dispositions logistiques et administratives pour l’organisation de réunions, d’ateliers et de missions et aider l’équipe du programme à organiser des formations auprès des principales parties prenantes et partenaires,
  • Soutenir l’équipe du programme dans le suivi de l’utilisation des ressources financières, assurer le suivi avec les partenaires de mise en œuvre (IP) pour l’établissement de rapports en temps opportun, l’examen des rapports de ces derniers,
  • Fournir des contributions à la préparation des plans d’approvisionnement liés aux activités du programme et du projet ; fournir des conseils techniques à l’équipe du projet/programme et aux parties responsables sur l’exécution et la communication de routine des activités soutenues par le programme et des finances.
  • Travailler en étroite collaboration avec l’équipe du programme et des finances pour assurer des transferts de fonds et des rapports en temps opportun conformément aux plans/accords avec les partenaires de mise en œuvre,
  • Identifier les sources et recueillir et compiler les données et les informations pour la préparation de documents, de lignes directrices, de discours, de notes d’orientation et de documents de position.

Préparer et administrer les budgets des projets en totale conformité avec les règles, réglementations, politiques et systèmes d’enregistrement et de reporting d’ONU Femmes :

  • Formuler le budget, contrôler les allocations, surveiller les dépenses et préparer les révisions en fonction des besoins du Bureau.
  • Suivre l’utilisation appropriée et opportune des ressources financières.
  • Créer des projets dans Quantum, préparer les révisions budgétaires, réviser les récompenses et le statut des projets ; et déterminer les fonds non utilisés ; clôture opérationnelle et financière d’un projet,
  • Mettre en œuvre et maintenir un mécanisme de contrôle des projets de développement en surveillant la préparation et les modifications des budgets et la situation budgétaire.
  • Prendre des mesures correctives sur les bons non enregistrés, y compris les bons comportant des erreurs de contrôle budgétaire, des exceptions de correspondance et des bons non approuvés. Répondre aux demandes du bureau régional/du siège social pour résoudre les problèmes de données financières.
  • Saisir les données dans Quantum et surveiller leur état. Tenir les parties prenantes et les clients informés pour une action et/ou des décisions rapides.

Fournir un soutien administratif à la gestion financière du projet :

  • Examiner les comptes débiteurs du projet d’ONU Femmes et assurer le suivi.
  • Créez des demandes d’approvisionnement, de voyages et traitez les paiements pour les fournisseurs et les consultants.
  • Surveillez la configuration des budgets dans Quantum pour vous assurer qu’ils sont conformes aux budgets convenus avec les donateurs et qu’ils sont saisis dans Quantum au niveau détaillé de l’ID d’activité.
  • Surveillez chaque mois les dépassements de budget et assurez le suivi avec le responsable du budget.
  • Surveiller régulièrement les transactions enregistrées dans les projets en s’assurant que les dépenses réelles ont été enregistrées par rapport à la catégorie budgétaire et à l’activité correctes, prendre les mesures correctives nécessaires en temps opportun.
  • Assurer le suivi adéquat des avances aux partenaires de mise en œuvre, examiner leurs rapports financiers avec le coordinateur du projet.
  • Tenir les parties prenantes et les clients informés des actions/décisions opportunes et examiner les rapports d’état pour le contrôle de la qualité.
  • Associer les revenus et les dépenses au contrôle des engagements pour les projets non essentiels.
  • Fournir des contributions et prendre les mesures nécessaires pour faciliter la clôture financière du projet en temps opportun.
  • Soutenir l’établissement de rapports financiers aux donateurs en fournissant des informations en temps opportun et en prenant les mesures nécessaires requises par le Centre de services virtuel mondial d’ONU Femmes pour l’établissement de rapports financiers aux donateurs.
  • Aider à la rédaction des rapports annuels du programme et au téléchargement des rapports approuvés vers RMS.
  • Soutenir l’enregistrement de nouveaux contrats et fournisseurs et s’assurer que les dépenses sont alignées sur les lignes budgétaires.
  • Communiquer et assurer le suivi avec l’équipe des opérations pour faciliter les achats sensibles au genre.

Faciliter la construction et le partage des connaissances

  • Fournir un soutien administratif en synthétisant les leçons apprises et les meilleures pratiques liées à la gestion et aux finances des programmes.
  • Fournir un soutien administratif à l’organisation de formations pour le personnel du bureau et les partenaires sur les questions liées aux programmes et aux opérations.
  • Aider l’équipe à tenir des réunions régulières de l’équipe du programme, rédiger des procès-verbaux des réunions et assurer le suivi avec les membres de l’équipe sur la mise en œuvre des points d’action convenus,
  • Aider à la diffusion des produits de connaissances générés dans le cadre du portefeuille de programmes WEE et du projet MMS,
  • Conserver une archive physique et numérique à jour de toute la documentation/des produits de connaissance du programme WEE et du projet MMS,
  • Assister les fournisseurs/prestataires de services dans la production de produits de connaissance, les activités d’édition et de conception,
  • Aider l’équipe à concevoir et à produire en interne des produits de connaissance et du matériel de promotion de qualité

Le titulaire s’acquitte d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.

Compétences

Valeurs fondamentales :

  • Respect de la diversité
  • Intégrité
  • Professionnalisme

Compétences de base :

  • Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
  • Responsabilité
  • Résolution créative de problèmes
  • Communication efficace
  • Collaboration inclusive
  • Engagement des parties prenantes
  • Montrer l’exemple

Veuillez visiter ce lien pour plus d’informations sur les valeurs fondamentales et les compétences d’ONU Femmes :

https://www.unwomen.org/en/about-us/employment/application-process#_Values

COMPÉTENCES FONCTIONNELLES :

  • Solide connaissance des règles et réglementations financières et des principes comptables.
  • Solides connaissances et compétences d’application des outils informatiques et compréhension des systèmes de gestion.
  • Solide connaissance des tableurs et des bases de données.
  • Capacité à apporter sa contribution à la réingénierie des processus d’affaires et à la mise en œuvre de nouveaux systèmes.
  • Capacité à administrer et à exécuter des processus et des transactions financières et comptables.

Compétences et expérience requises

Éducation

  • Baccalauréat en gestion de programme/projet, sciences sociales, finance et comptabilité, gestion d’entreprise ou autres domaines connexes, avec 4 ans d’expérience ou maîtrise avec 2 ans d’expérience.

Une certification nationale ou internationale spécialisée en comptabilité et en finance est un atout.

Expérience

  • Expérience progressive en administration ou en gestion/soutien de programmes.
  • Une expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) ainsi que de tableurs et de bases de données, ainsi qu’une expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web sont requises.

Une expérience dans l’utilisation d’un système ERP moderne basé sur le Web, de préférence Oracle Cloud, est souhaitable.

 

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