Médecins Sans Frontières recherche un(e) Référent(e) Logistique Outil GMAO H/F, Paris, France

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée: principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d’exclusion des soins. La section française est présente dans une trentaine de pays.

 Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un·e :Référent Application de GMAO (MEMO) (H/F)

 Mission :

MEMO est le logiciel de gestion des équipements et de leur maintenance, déployé sur les terrains MSF-Paris depuis 2018.

Sous la responsabilité du Responsable de la Logistique Opérationnelle, au sein du Département Logistique, le Référent Application de GMAO (MEMO) est l’interlocuteur privilégié sur les sujets autour de l’outil : il présente l’outil, conseille et supporte les utilisateurs, leur apporte des solutions pour une meilleure exploitation de l’outil et modifie les paramétrages et les référentiels de l’outil pour son bon fonctionnement.

 Principales responsabilités :

 Conseil et support aux utilisateurs de l’outil MEMO

• Réaliser le support fonctionnel et technique auprès des utilisateurs (formation d’utilisation, difficultés techniques, briefings, dysfonctionnements, etc.).
• S’assurer de la diffusion aux terrains des bonnes pratiques et solutions aux problématiques rencontrées.
• Réaliser la mise à jour de la gestion des missions/projets, des utilisateurs, des droits en lien avec les terrains,
• Assurer la communication avec les utilisateurs en cas d’arrêt, de modification d’une fonctionnalité, etc.
• Assurer la formation (animation des formations internes, briefings) et renforcer le niveau de compétence des utilisateurs.
• Préparer les visites terrains nécessaires ensemble avec les responsables logistiques terrains et les coordinateurs logistiques, et autre référents techniques.

Contribue au transfert des compétences

• Participer à la définition/modification des contenus des formations.
• Assurer la formation de tous les intervenants de la logistique terrain sur leur domaine d’expertise et participer à la gestion du pool des logisticiens
• Assurer le maintien d’un niveau de compétence pour son domaine auprès de ses collaborateurs du siège notamment les Responsables Logistiques Cellules
• Animer l’utilisation de MEMO via des newsletters, l’intranet, fiche pratique, etc.

 Réalisation des modifications dans l’outil MEMO

• Paramétrer l’outil (données, écrans) autour des processus de gestion de parc, de gestion de la maintenance préventive et corrective.
• Réaliser les actions de mise à jour des référentiels :
  • modification des modèles de plan de maintenance
  • liste des équipements à suivre (en lien avec les référents techniques)

Participer au contrôle des développements spécifiques du logiciel réalisés par l’éditeur :

• Participer à l’élaboration des spécifications fonctionnelles
• Participer aux tests des nouvelles versions en vue de leur déploiement avant le passage en production.

Suivi et analyse de son activité : 

• Accompagner les responsables logistiques cellules dans la définition des objectifs annuels de l’utilisation de l’outil MEMO dans pour chaque mission.
• Accompagner les coordinateurs logistiques et la reste de l’équipe terrain à définir les rôles des responsabilités concernant MEMO pour chaque mission.
• Analyser et rapporter périodiquement les composantes de l’activité pour l’ensemble des missions.
• Travailler avec les responsables logistiques cellules pour s’assurer de la qualité des données pour l’ensemble des missions où l’outil est déployé.

Contribution au développement de la transversalité :

• Travailler en étroite collaboration avec les autres départements du siège (Logistique, Opérations, Finance, Médicale) et des autres entités MSF (Epicentre, MSF Logistique, etc)
• Participer aux projets transversaux qui nécessitent l’apport de données depuis le logiciel MEMO.

Autres activités :

• Effectuer des visites sur le terrain en cas de besoin.
• Participer à l’harmonisation des pratiques et des outils au niveau intersection.
• Manager des équipes (Mobile Implementation Officers, autres à définir).

Principaux interlocuteurs :

 Les acteurs du siège (Département Logistique, Logisticiens Cellules) :

Le Responsable de la Logistique Opérationnelle et le Référent Processus et Outils Métier (RPOM).

Les référents techniques du Pôle Opérationnelle du Support.

Les Responsables Logistiques Cellules.

Le service formation au siège et avec le Centre de Formation Logistique (CJP).

Les Participants du comité MEMO

Les équipes de la logistique sur le terrain :

Les Coordinateurs Logistique, les Managers logistique de chaque projet, les points focaux MEMO de chaque mission, et tout autre utilisateur du terrain.