CFI recrute en CDD (18 mois) un ou une Chargé(e) de Gestion Financière ou Administrative pour sa Direction Administration Finances et Ressources (DAFR) dans le cadre de la mise en œuvre des projets «QARIB » et « PAMT2 » financés respectivement par l’Agence française de développement (AFD) et par l’Union européenne (UE).
Mission essentielle: Au sein du pôle de gestion, appuyer les responsables projet dans la gestion financière, budgétaire, et administrative des projets pré cités et coordonner le suivi administratif et financier des activités.
Description des projets :
QARIB – Le programme QARIB est une initiative régionale qui concerne le Liban, la Jordanie, la Palestine et l’Irak. Financé par l’Agence Française de Développement et mis en œuvre par CFI, ce programme s’étalera de 2020 à 2024. L’objectif général du projet est d’encourager la cohésion sociale au niveau régional, national et local, et de favoriser par une meilleure couverture médiatique, l’inclusion des populations, notamment des femmes, dans la société et le débat public.
Ce projet, d’une durée de 5 ans (2020 – 2025), est doté d’un budget de 10M€.
PAMT2 – CFI a remporté le marché de service de la Délégation de l’Union Européenne à Tunis, Assistance Technique pour le programme d’appui aux médias tunisiens MEDIA UP 2.
Le Programme MEDIA UP 2 a une durée de 5 ans. Il a démarré le 15 mars 2021 et s’achèvera le 14 mars 2026.
Trois experts principaux, basés à Tunis, seront chargés de la mise en œuvre des activités en lien avec CFI et les membres du Groupement basés en France, en Allemagne, en Italie et en Belgique.
Les principales activités du Programme MEDIA UP 2 reposent sur la mobilisation d’expertise internationale (principalement d’Europe) et locale pour la mise en œuvre des activités de formation, coaching, de voyages d’études (principalement en Europe) et de séminaires à Tunis et dans les régions de Tunisie.
Activités principales : En étroite coordination avec le/la responsable projet :
Suivi des actions sur le plan financier :
- S’assurer du respect des procédures applicables au projet
- Veiller à l’éligibilité des dépenses relatives au projet
- Effectuer le suivi des dépenses terrain du projet, solliciter auprès des équipes-terrain, recevoir, vérifier, et consolider le listing mensuel des dépenses locales ainsi que les pièces justificatives de ces dépenses, s’assurer de leur validité, de la concordance des pièces et du listing, et de la régularité de la transmission des informations relatives aux dépenses du terrain vers le siège
- Se coordonner étroitement avec le/la responsable projet pour réaliser le suivi budgétaire du projet (réconciliation entre liste des dépenses, imputation, et suivi du budget sous format bailleur)
- Après validation du/de la responsable projet, assurer la transmission mensuelle de la liste des dépenses consolidée et des justificatifs correspondants au service comptabilité, pour la bonne intégration des dépenses dans la comptabilité du siège
- En lien étroit avec le/la responsable projet, vérifier la validité des demandes d’avances mensuelles de fonds de l’équipe terrain, et se coordonner avec le service comptable pour l’envoi et le suivi de trésorerie sur le terrain
- En lien étroit avec le/la responsable projet, assurer les demandes et le suivi des engagements de dépense et des avances faites aux différents prestataires
- En lien avec le/la responsable projet, assurer le suivi des avances auprès des experts et/ou prestataires et leur régularisation, conformément aux contrats signés
- Réaliser les rapports financiers pour le bailleur de fonds avec les documents et annexes correspondantes
- Transmettre mensuellement les éléments nécessaires aux clôtures mensuelles
- En lien étroit avec le(s) responsable(s) projet, établir les budgets prévisionnels et les révisions budgétaires
- Coordination et supervision des audits de premiers niveau lien avec le cabinet d’audit externe, la responsable du pôle des projets cofinancés et le/la responsable projet.
Suivi des actions sur le plan administratif :
- En lien avec le(s) responsable(s) projet, rédiger les contrats de prestation et en assurer leur suivi (contractualisation, avance, facture, solde)
- Conseiller le(s) responsable(s) projet sur les procédures d’achat et veiller au respect de celles-ci ainsi que des procédures bailleurs et rédiger les marchés et appel d’offres relatifs au projet
- Appuyer le/la responsable projet dans le suivi des circuits de communication et de validation entre terrain et siège de tous les documents relatifs à la gestion des projets (courriers, contrats, bons de commande, etc.)
- En lien avec le service comptabilité, classer et archiver électroniquement l’ensemble des documents liés à la gestion administrative et financières des projets suivis
- En lien étroit avec le(s) responsable(s) projet, assurer les remontées d’informations administratives et financières au(x) bailleur(s)
- En lien étroit avec la responsable du pôle gestion projets cofinancés, assurer, le cas échéant, le suivi administratif et financier des établissements locaux.
Suivi des actions sur le plan opérationnel :
- Contribuer au suivi des aspects administratifs et financiers du projet auprès du/de la directeur(rice) adjoint(e) MedAsie
- Assister le/la responsable projet dans le suivi de l’équipe-projet sur le terrain sur les plans comptables, financiers, et administratifs
- Si nécessaire, participer à des missions terrain liées au projet
- Appuyer le/la responsable projet dans la programmation des moyens nécessaires aux actions pour atteindre les objectifs fixés (moyens techniques et logistiques, humains et financiers)
- Appuyer le/la responsable projet dans la préparation des documents nécessaires au débriefing des actions et aux réunions de suivi du projet, et y participer
- Appuyer le/la responsable de projet dans les aspects de suivi/évaluation des activités
- Partager les retours d’expérience sur la préparation et la mise en œuvre des actions auxquelles il/elle est associé(e).