Expertise France  recrute un Assistant administratif et financier (H/F), Paris, France

Expertise France est l’agence publique de la coopération technique internationale.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
• lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
• renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Avec un volume d’activité de 250 millions d’euros, plus de 500 projets en portefeuille dans 100 pays et 63 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France

Expertise France recrute pour son siège basé à Paris :

 Assistant de projets – assistant administratif et financier H/F

SITUATION / POSITION : Direction des Opérations / Département Paix, Stabilité, Sécurité/ Pôle Menaces globales et crime organisée

Sous la supervision hiérarchique de la Direction de département et de la Responsable du pôle, l’assistant.e de projets appuie la gestion financière, budgétaire et administrative des projets liés à la thématique Trafic d’armes et Bien à double usage.

Il/Elle travaille avec les chargé.e.s de projets qui l’encadrent dans ses fonctions, en contact avec les équipes basées dans les pays d’intervention.

MISSIONS :

Gestion budgétaire et financière:

• Collecte et enregistrement des pièces comptables
• Vérification de la conformité des pièces justificatives aux dépenses
• Archivage des pièces justificatives
• Relance des fournisseurs en cas de documents manquant
• Mise en paiement des factures et suivi des dépenses;
• Enregistrement des dépenses dans les journaux de dépenses, mise à jour du suivi des dépenses
• Rapprochement régulier du journal des dépenses avec le logiciel comptable pour identifier les différences
• Vérification des engagements (contrats de subventions, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.)
• Rapprochement bancaire
• Suivi des éléments comptables en lien avec la Direction Administrative et Financière
• Appui au chargé administratif et financier dans la mise à jour des outils de reporting financier, internes et externes
• Appui au chargé administratif et financier dans la préparation des audits
• Appui au chargé administratif et financier dans la préparation des clôtures comptables

Gestion administrative :

• Création et mise à jour des fiches Tiers dans ATLAS (outil de suivi de projets)
• Suivi des contrats dans ATLAS
• Suivi et solde des avances
• Appui aux équipes dans la gestion des aspects administratifs des dossiers de demande d’expertise et demande de subventions
• Indexation, classement et archivage des documents
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents)
• Appui à la mise à jour des tableaux de bords

Gestion logistique (de manière subsidiaire en appui des Assistants de projet logistiques)

• Organisation d’événements (comité de pilotage, mission siège, mission expert…)
• Appui aux chargé.e.s de projets dans la préparation des appels d’offre