Première Urgence Internationale recrute un Chargé de Programmes Asie – Europe, Asnières-sur-Seine, France

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité.

L’association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la santé, la sécurité alimentaire, la nutrition, la réhabilitation et la construction d’infrastructures, l’accès à l’eau, l’hygiène et l’assainissement, la relance économique, l’éducation et la protection. Première Urgence Internationale intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 23 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe et en France.

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Première Urgence Internationale recrute, un·e Chargé·e de Programmes Asie – Europe à Asnières-sur-Seine.

Piloté par le Directeur des Opérations, le Département des Opérations (DO) est composé de cinq pôles géographiques (comprenant un poste de Responsable Géographique et un à deux postes de Chargés de Programmes, ainsi qu’un poste de chargé de suivi de subvention par pôle) et de trois fonctions transversales en charge de (i) l’accès humanitaire et de la sécurité, (ii) de l’expertise technique sur le Suivi-Evaluation, la Redevabilité et l’Apprentissage (SERA) et (iii) enfin de l’expertise et des relations avec les bailleurs de fonds institutionnels.

Les Chargés de Programmes sont supervisés par les Responsables Géographiques. Par délégation du manager, ils interagissent avec les missions d’une part, les différents services et départements du Siège d’autre part, pour assurer la coordination de l’élaboration des propositions de projets, ains  que celle du suivi, du contrôle et l’optimisation d’ensemble de l’accompagnement des missions par le Siège en vue d’atteindre les objectifs opérationnels fixés, dans le respect du mandat de l’Association, de ses procédures internes et des normes externes.

Le poste ouvert au recrutement est affecté au pôle géographique qui couvre à ce stade la Corée du Nord, le Myanmar, l’Ukraine et la France. Compte tenu de l’évolution rapide de nos activités internationales, la liste de pays suivis peut être amenée à évoluer et une réflexion est en cours pour l’intégration au niveau du pôle des missions Colombie et Venezuela, récemment ouvertes.

Le champ de responsabilité des Chargés de Programmes est parfois amené à être modifié, en fonction des besoins opérationnels.

Responsabilités

• Contribution à la gestion et à l’appui aux missions pour la bonne mise en œuvre de la stratégie d’intervention (opérationnelle et organisationnelle) : Participer activement à la définition de la stratégie organisationnelle et opérationnelle des missions et appuyer leur mise en œuvre.
• Supervision de la gestion opérationnelle et contractuelle et contribution à la gestion des risques projets : Coordonner les activités du Siège relatives à la gestion opérationnelle et contractuelle des projets pour assurer la qualité des projets et le respect des procédures bailleurs et internes. S’assurer d’une bonne identification et analyse des risques liés aux projets pour permettre au Responsable Géographique d’assurer un traitement adéquat de ces risques. En interface avec les missions, travailler en étroite collaboration avec les Services du Siège suivants : Ressources Humaines, Logistique, Gestion, Service Technique et Capitalisation (STC), Communication et Audit.
• Participation à la capitalisation des procédures et outils au sein du département des Opérations selon un plan d’action détaillé établi au sein de la Direction des Opérations et sous la supervision du Responsable Géographique
• Assurer l’intérim du Responsable Géographique sur ses pays en son absence, en lien avec le Directeur des Opérations qui reste responsable de la gestion des risques ainsi que de la gestion des incidents et crises sécuritaires. Par ailleurs, sur la base d’une analyse des risques et des capacités du Chargé de Programmes faite par le Responsable Géographique, il peut aussi se voir déléguer des tâches spécifiques de manière formalisée par celui-ci de manière régulière.

Activités

Appui aux missions et supervision de la gestion opérationnelle et contractuelle et contribution à la gestion des risques projets

• Accompagne les équipes terrain pour s’assurer du respect du mandat et de l’application des procédures de gestion de projet
• Participe activement au cadrage de toute proposition de projet et de tout partenariat opérationnel avec la mission et le.la Responsable Géographique en s’assurant de la bonne adéquation du projet avec la stratégie de la Mission et avec l’opportunité de financement identifiée
• Coordonne et contrôle l’élaboration des propositions de projets et des documents relatifs au partenariat dans le cadre d’un projet avec le terrain et avec les Services du Siège en s’assurant de la cohérence opérationnelle globale ;
• Coordonne la revue du contrat bailleur pour chaque nouveau projet et s’assure de la diffusion des points clés et des points d’alerte aux différents services du siège et à la Mission
• S’assure, en lien avec les autres services du siège et le Responsable Géographique, du respect des obligations bailleurs dans le cadre du suivi régulier de la mise en œuvre du et dans le cadre de la révision des rapports à soumettre aux bailleurs
• Analyse les outils de suivi projets (PMT – Project management tool, suivi technique, suivi achats, suivis budgétaires, etc…), suit la réalisation et la qualité des projets et conseille les équipes terrain, en s’appuyant sur les inputs des référents techniques et support.
• Alerte le Responsable Géographique sur tout risque identifié dans la mise en œuvre du projet (non atteinte des objectifs contractuels, non-respect des procédures bailleurs, qualité insuffisante, risques financiers, etc…) et propose des mesures de mitigation ou de gestion sur tout risque dans la réalisation des projets.
• Assure le relais du desk en son absence et/ou sur délégation spécifique
• Finalise les rapports narratifs sur le fond et la forme et les consolide avec les éléments financiers, techniques et logistiques pour validation finale par le Responsable Géographique (en l’alertant le cas échéant sur tout risque identifié avec des recommandations de la gestion de celui-ci) qui organise la transmission des rapports validés aux bailleurs ;
• Consolide et transmet au Responsable Géographique pour validation finale les réponses aux questions des bailleurs relatifs aux projets
• Fait remonter du terrain, contrôle, consolide et archive toutes les pièces opérationnelles et contractuelles (même en version électronique) nécessaires aux audits des contrats dans le cadre des procédures d’archivage
• Participe au travail de préparation et de présentation des documents opérationnels et contractuels lors des audits.
• Participe à la mise en œuvre des procédures d’audit interne

Contribution à la gestion et à l’appui aux missions pour la bonne mise en œuvre de la stratégie opérationnelle

• Participe activement à la définition de la stratégie d’intervention des missions et à la mise en œuvre des missions d’évaluations des besoins nécessaires au déploiement de cette stratégie
• Participe à la prospection de nouveaux financements et partage avec le Responsable Géographique son analyse de toute nouvelle opportunité de financement (adéquation à la stratégie mission, complexité montage projet, risques et opportunités, etc…)
• Participe avec le terrain à la définition des profils de poste des expatriés et valide ces profils en concertation avec les CRH
• Participe au recrutement des expatriés et à la Préparation au Départ / à Distance des expatriés, assure les briefings et débriefings opérationnels des expatriés des missions qu’il suit ;
• Participe au suivi et contribue à l’analyse de la situation sécuritaire des missions en rapportant au Responsable Géographique et appuie le Responsable Géographique dans la gestion des incidents et post-incidents
• Contribue aux initiatives de communication et plaidoyer concernant les missions qu’il suit, notamment en identifiant les axes pertinents de communication et plaidoyer et en facilitant la compilation des informations nécessaires à ces initiatives
• Se déplace régulièrement sur le terrain pour appuyer et soutenir ses pays d’intervention sur base de la procédure prévue par Première Urgence Internationale (objectifs possibles des visites : suivi des projets, renforcement de capacités, partenaires opérationnels, structuration mission, appui à la réflexion stratégique, etc…)
• Pilotage de la stratégie mission avec le Responsable Géographique

Contribution à l’animation du pôle géographique et à la capitalisation des procédures et outils de la Direction des Opérations

• Co-anime les réunions de pôle (par pays), en appuyant le Responsable Géographique dans l’animation de la réunion et en organisant des réunions ad hoc / thématiques préalables ou ultérieures sur des sujets précis avec les services concernés
• Accompagne et supervise un stagiaire (management direct selon la structure du pôle géographique) sur différentes tâches d’appui au suivi contractuel, projet et bailleurs (veille bailleurs)
• Accompagne et supervise le Grants Officer du pôle (management fonctionnel ou direct en fonction de la configuration des pôles)
• Participe à la capitalisation des procédures et outils opérationnels par sa participation active dans le cadre des chantiers définis dans le plan d’action de la Direction des Opérations et en s’assurant de la transmission au sein de la Direction des Opérations des bonnes pratiques mission et outils / processus intéressants internes ou externes
• Participation et soutien à la mise en œuvre de la programmation du siège de l’organisation