Première Urgence Internationale recrute un(e) Administrateur(trice), Montreuil, France

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité.

L’association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la santé, la sécurité alimentaire, la nutrition, la réhabilitation et la construction d’infrastructures, l’accès à l’eau, l’hygiène et l’assainissement, la relance économique, l’éducation et la protection. Première Urgence Internationale intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe et en France.

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Première Urgence Internationale recrute, un·e Administrateur/trice à Ivry sur Seine.

En France, Première Urgence Internationale intervient depuis mai 2012 en médiation en santé auprès de populations roumanophones vivant en squat ou bidonville, en Seine-Saint-Denis et dans le Val-de-Marne, les deux départements qui concentrent le plus de bidonvilles de la région francilienne. L’enjeu principal de ce projet consiste à améliorer leur accès au droit à la santé et aux soins à travers le développement de liens entre ces personnes et les services et personnels soignants afin de co-construire ensemble un accès adapté et facilité au système de santé de droit commun.

Par ailleurs, en janvier 2014, la Mission France de Première Urgence Internationale a ouvert son Centre d’Accueil (CA) basé à Ivry-sur-Seine. Des ateliers sociolinguistiques de niveaux lecture écriture ; A1 et A2 à raison de 126 heures pour le premier groupe de niveau et 2321 heures pour les deux autres.

Au regard de l’épidémie de Covid-19 sévissant en France depuis le début 2020, la Mission France a vu son contexte d’intervention soudainement changer. Les activités courantes depuis 2012, en médiation en santé ont été adaptées au vu des caractéristiques des zones d’intervention qui se sont vues entièrement redéfinies. Première Urgence Internationale, pour s’adapter à ce nouveau contexte, a revu sa stratégie et a lancé un programme conjoint Eau Hygiène Assainissement (EHA), Santé et Soutien psychosocial. Ce projet implique notamment l’approvisionnement en eau, la promotion de l’hygiène et la distribution de kits d’hygiène. Le contexte étant mouvant, les activités devront s’adapter en fonction des populations cibles identifiées. Les populations vulnérables ciblées vivent dans plusieurs squats et bidonvilles en Ile-de-France.

MISSION

Sous la responsabilité de la Cheffe de Mission France, l’Administrateur / Administratrice est garant du bon fonctionnement du service administratif et financier de la mission dans le respect des procédures de Première Urgence Internationale et des Bailleurs. Sa responsabilité et de s’assurer de la bonne adéquation entre les opérations menées sur le terrain et les orientations stratégiques définies par l’organisation.

L’Administrateur / Administratrice a pour principales responsabilités :

• La stratégie financière opérationnelle :

Superviser les activités financières (suivi des dépenses, demandes de transferts de fonds, retraits bancaires, comptabilité, etc.) et s’assure de l’adéquation des moyens ressources humaines, matérielles et financières déployées avec les besoins identifiés pour la conduite des opérations (budgétisation des besoins, planification des dépenses, imputation, réaffectation et éligibilité des dépenses, suivi RH, etc.).

• Suivi administratif et financier

Superviser les volets administratifs et financiers du projet et s’assure du respect des procédures afférentes, avec l’appui fonctionnel du contrôleur de gestion au siège (suivi trésorerie, mise à jour des journaux et de la comptabilité de la base, etc.)

• Ressources Humaines

Participer au recrutement et assure (lorsque nécessaire) le suivi des Services civiques, stagiaires et des bénévoles avec l’appui fonctionnel de la Responsable RH Mission France au siège.

PRINCIPALES ACTIVITÉS

ASSURER LA GESTION FINANCIERE DE LA MISSION

• Réaliser, sous la responsabilité du contrôleur de gestion et avec l’appui des équipes programme et logistique, le suivi budgétaire du projet et s’assure de la bonne utilisation des fonds dans le respect des règles bailleurs.
• Être responsable de l’optimisation des coûts, de la mise à jour l’outil de suivi budgétaire à cette fin et du bon approvisionnement financier du projet ; participer à l’analyse des informations financières et alerter en cas de besoin.
• Assurer, avec le contrôleur de gestion, la mise en place d’un système de contrôle interne. Assurer le respect de la procédure d’engagement des dépenses et le respect du circuit de validation des dossiers d’achat.
• Préparer les budgets des projets dans le cadre des propositions d’opérations en coordination avec l’équipe mission et le contrôleur de gestion.
• Envoyer les rapports financiers internes et externes à son supérieur hiérarchique direct en respectant les délais de validation interne (Comptabilité / Retour sur Suivis budgétaires / prévisionnel de trésorerie/ Rapports).
• Participer activement aux réunions de coordination interne.
• Organiser le briefing financier des nouveaux membres de l’équipe de la Mission (salariés, services civiques, stagiaires et bénévoles) et mettre à leur disposition les outils et procédures standards nécessaires selon le profil.

ASSURER LA GESTION COMPTABLE

• Etre responsable de l’enregistrement, s’assurer de la bonne affectation des dépenses et effectue la clôture comptable mensuelle selon le calendrier établi après avoir procédé à l’ensemble des contrôles exigés.
• S’assurer que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au service comptable et au contrôleur de gestion selon le calendrier établi.
• Assurer la transmission au siège de la comptabilité mensuelle en version électronique et organise l’archivage des pièces papier sur la mission.
• Participer aux audits financiers des projets de la mission et superviser la transmission au siège des pièces et informations requises dans le cadre d’audits réalisés au siège

ASSURER LA GESTION DE LA TRESORERIE

• Être responsable de la gestion quotidienne de la caisse de la mission
• Etablir le prévisionnel de trésorerie avec les équipes et transmettre au siège les besoins mensuels de la mission.
• Suivre, avec le contrôleur de gestion, la trésorerie de la mission et les paiements qui sont assurés sur le terrain et au siège.
• Garantir la bonne tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées

ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF DES RESSOURCES HUMAINES

• Assurer le suivi administratif des bénévoles des projets de la mission
• Participer à la publication des postes salariés de la mission France et à la prospection de plateformes de publication appropriées
• Participer activement aux réunions de coordination interne.
• Remonter régulièrement des documents administratifs de la mission au siège (avenants, fiches de paie, etc.)