ACTED recherche un stagiaire assistant de direction  H/F,  Paris, France

ACTED

ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.

Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.

ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 20 millions de bénéficiaires dans 38 pays. Nos équipes sont composées de 450 employés internationaux et 5500 staff nationaux.

ACTED France (HQ)

Le siège d’ACTED s’est installé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale. Aujourd’hui le siège est composé de 100 personnes dans les départements RH, Finance, Programmes, Audit, Sécurité, Logistique & Systèmes et Communication. Ces départements apportent leur soutien aux 37 Directions Pays comprenant environ 450 expatriés et plus de 5440 salariés nationaux. Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’ACTED, à savoir la Directrice Générale, le Directeur du Développement et les quinze membres du Conseil d’Administration.

Rôle et responsabilités principales

Le/la stagiaire à la direction générale soutiendra l’Adjointe de la Directrice Générale dans tous les aspects de ses fonctions, que ce soit au niveau opérationnel ou institutionnel d’ACTED.

1. Assistanat Général (Gestion et Suivis des dossiers)

Gestion et suivi de l’agenda

• Préparation des dossiers relatifs aux réunions avec les Directeurs (interne et externe)
• Organisation des déplacements de la DG (et établissement d’une feuille de route si nécessaire)
• Préparer les dossiers relatifs aux interventions extérieures de la Directrice Générale et assurer la réception en temps et heure de dossiers préparatoires des réunions auxquelles assiste la DG (collecte de documents : agenda, informations pratiques et documents à consulter avant la réunion…)

Secrétariat Général

• Classement et archivage
• Recherche de documentation pour élaboration des dossiers thématiques

2. Initiative et réseau ACTED (Washington, Genève, OXUS, IMPACT, PSF, etc.)

• Suivi juridique des dossiers
• Classement et archivage

3. Gouvernance

Associative (AG, CA, Membres, etc.)

• Suivi de l’organisation des Assemblées Générales
• Suivi de contact
• Organisation et préparation des Conseils d’Administration trimestriels
• Organisation et préparation des Bureaux mensuels

Opérationnelle (lien avec les pays d’interventions)

• Suivi des délégations de pouvoirs et pouvoirs de signature terrain

4. Suivi Juridique

• Assurer le suivi des enregistrements et obligations légales dans tous les pays d’ACTED
• Consolider les contacts des soutiens juridiques dans les pays d’ACTED

5. Relation externes / Partenariats (Alliance 2015, Coordination Sud, CECI etc.)

• Suivi et gestion des dossiers
• Préparation des dossiers
• Consolidation des contacts (DG, Directeurs…)

6. Communication interne

• Assurer le dispatching des parapheurs auprès des directions ACTED
• Collecte des informations, contrats, documents à l’intention de la DG
• S’assurer de la circulation des informations et du dispatching auprès des différents départements et de la direction pour les signatures diverses

7. Autre

• Traduction de documents internes