Vous serez placé.e sous l’autorité de la Correspondante chargée du pilotage du dispositif Cirad en Martinique.
Au sein de la direction régionale Martinique, vous apporterez votre appui au collectif de recherches dans le domaine de la gestion des achats, du suivi des bons de commande, de l’appui administratif au service maintenance (suivi des marchés, …) et également aux autres services d’appui (secrétariat de direction, service comptabilité, …) pour les opérations de clôture annuelle, et de secrétariat.
Dans le domaine des achats, vous aurez en charge les activités suivantes :
· La centralisation des besoins d’achats par voie dématérialisée
· Le traitement des demandes (établissement des bons).
· Le traitement des demandes de référencement des nouveaux
fournisseurs et mise à jour des comptes d’achat
· Le suivi et la réception des commandes
· La gestion et le contrôle de la facturation dans l’Espace Financier
Numérique
· Le suivi des dépenses sur certains dossiers de la Direction
régionale.
Vous serez responsable de l’accueil physique et téléphonique et assurerez la gestion administrative de la direction régionale en ce qui concerne le courrier, les fournitures de bureau, et l’archivage (veille et diffusion des procédures, interface avec les archives départementales).
En collaboration avec l’assistante de direction, vous contribuerez à l’organisation de manifestations scientifiques et de visites institutionnelles.
Vous appuierez :
· le service Maintenance et Sécurité :
– lors de la mise en œuvre des Marchés et contrats : contribution à la rédaction des pièces techniques (CCTP et annexes, CRT…), et des pièces administratives (Acte d’engagement, CCAP, RC), organisation du planning des visites en lien avec l’acheteur, et participation aux commissions des appels d’offres.
– pour le suivi des projets immobiliers.
· le service comptabilité et gestion :
– en participant aux opérations de clôture comptable annuelle,
– en assurant la tenue de la caisse (2 jours/semaine avec état chaque fin de mois).
· Niveau BAC + 2 Assistante administrative ou de gestion;
· Une expérience professionnelle de 3 ans minimum dans un poste d’Assistante Administrative ou de gestion, une expérience de la gestion des achats et marchés appréciée.
Savoir-Faire :
– Maîtriser des outils bureautiques courants et agilité dans la mise en place de nouveaux outils
– Mettre en œuvre et respecter les procédures administratives
– avoir une bonne expression écrite
– avoir des notions en gestion de bons de commandes.
Savoir-être :
– Savoir travailler en équipe,
– Avoir le sens de l’organisation, rigueur, adaptabilité,
– Avoir de bonnes qualités relationnelles (diplomatie, confidentialité)
– Coordonner les informations,
– Se rendre disponible en fonction des urgences du service.
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Date limite : 19/05/2023