Vous partagez les valeurs de l’interculturalité, le partage des savoirs, ou encore la préservation de l’environnement.
La DRH du CIRAD est composée de 60 professionnels.elles du métier RH intervenants sur près de 10 disciplines différentes. Dans leurs rôles, ils et elles sont partenaires des unités de recherche ainsi que des services supports, qu’ils et elles accompagnent dans leurs composantes individuelles et collectives RH. Au sein de la Direction, le poste d’assistant.e permet d’apporter l’appui administratif et logistique nécessaire à leur action.
Sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines, vous contribuez à faire évoluer l’organisation de la gestion administrative et logistique. Vous :
– Participez à la réflexion sur les besoins du collectif
– Prenez en charge les dossiers et processus relevant de l’Assistante de Direction
– Coordonnez l’ensemble de cette activité Admin et Logistique en impliquant d’autres assistantes pour apporter un appui dans une collaboration dynamique et engagée au sein du collectif
Dans le cadre de vos activités et en étroite collaboration avec votre hiérarchie, vous gèrerez les missions suivantes :
Gestion et coordination des appuis à l’activité de la DRH
– Animation des réunions au sein de la DRH : vous organisez l’agenda de la Direction RH (organisation des dates et ordre du jour des réunions des responsables d’équipe, des plénières, des séminaires…). Vous rédigez et assurez la diffusion des comptes-rendus.
– Budget de fonctionnement de la DRH : Vous participez à l’élaboration et au suivi du budget, gérez les documents de suivis et d’interface avec la DCAF
– Parc SI : vous gérez les allocations de matériel informatique
– Achats : vous suivez les besoins, coordonnez la bonne réalisation du cycle de commande avec les autres assistantes
– Vous proposez toute amélioration relative au mode de fonctionnement et à la gestion administrative du collectif
– Campagnes RH – dossiers spécifiques : rédaction de courriers, notes et suivi de procédures en lien avec les responsables des dossiers.
Circulation des informations et suivi des décisions
– Vous veillez à la bonne circulation des informations, faites remonter les besoins, alertez sur les éventuels retards dans les échéances prévues
– Vous gérez les contacts externes de la Direction : gestion de l’agenda de la DRH, priorisation des interlocuteurs et des rdv
– Vous gérez en propre certaines interfaces avec les acteurs internes
– Vous participez à l’organisation/préparation des déplacements
Vie collective
– Accueillir les nouveaux arrivants : Vous organisez leur arrivée (pc, bureau, demande d’accès…) en collaboration avec les autres assistantes du collectif. Vous informez le collectif, accompagnez les équipes dans l’intégration des personnes
– Vous animez un groupe de travail interne DRH visant à proposer des actions d’amélioration de la vie au travail, et facilitez l’expression de solutions techniques autant que conviviales.
Bac +2, ou une expérience équivalente et reconnue
Savoir-être :
Aimer et savoir travailler en équipe/en réseau;
Être organisé(e) et rigoureux (se) dans la réalisation de ses activités;
S’adapter aux évolutions (organisations, projets, nouvelles technologies) et aux différents interlocuteurs (internes, externes);
Avoir de bonnes qualités relationnelles (être diplomate, être à l’écoute, faire preuve de neutralité bienveillante);
Capacité d’animation de groupe de travail, capacité de coordination;
Faire preuve d’initiative et être force de proposition;
Avoir le sens du service et de la solution;
Savoir se rendre disponible en fonction des urgences du service;
Savoir déceler et alerter en cas de situations sensibles et/ou sur les priorités;
Réagir de façon appropriée aux situations d’urgence ou de crise.
Savoir :
Maîtriser les techniques et outils administratifs dans son domaine d’activité;
Apprendre et/ou connaître les bases de la réglementation générale et des procédures internes des domaines traités (gestion financière, ressources humaines, …);
Bonne maîtrise de l’orthographe.
Savoir-faire :
Gérer des interfaces et entretenir un réseau;
Créer des outils pour faciliter l’activité de la Direction;
Réaliser des notes, comptes – rendus de réunion;
Aider à la bonne circulation des informations;
Proposer des améliorations de procédures internes;
S’organiser de façon autonome (anticiper, planifier);
Savoir rendre compte de son activité oralement ou par écrit.
Ce poste est ouvert aux cadres et aux non cadres avec accompagnement
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Date de fin de diffusion : 01/03/2023