Appel à candidature : Recrutement d’un.e Assistant.e de projets (Recherche opérationnelle et Science) Programme L’Initiative à Paris, France.

La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.

 Gestion administrative :

• Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des modalités de L’Initiative : enregistrement / archivage des documents, préparation des dossiers pour le pilotage du programme… ;
• Prépare les contrats de prestation de service et de subvention ;
• Appuie la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions ;
• Saisit et met à jour les données sur les applications de suivi de l’agence ;
• Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents ;
• Gère les tâches administratives de secrétariat.

 Gestion budgétaire et financière :

• Assure la tenue et la mise à jour des fiches de suivi financier des activités liées aux modalités de L’Initiative ;
• Vérifie la conformité des pièces justificatives des dépenses des prestataires, des factures et des remboursements liés aux missions d’expertise, suit les avances et leurs soldes ;
• Participe à la vérification des rapports financiers des partenaires et des demandes de préfinancements en collaboration avec les chargé.es de projet et les chargé.es de projets administratif et financier ;
• Participe aux prévisions budgétaires et aux clôtures annuelles ;
• Appuie à la préparation des audits des

 Gestion logistique :

• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, journée scientifique, …) : déplacements (réservation de billets d’avion, établissement de per diem), préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires (hôtel, restauration, services de traduction, …) ;
• Elaboration des ordres de mission pour les experts et salariés.

 Appui transversal :

• Participe à l’organisation de la vie du pôle (organisation réunions de pôle, prise de comptes rendus, etc.) ;
• Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, …) et de suivi évaluation et capitalisation.