Avis à manifestation d’intérêt pour le recrutement d’un.e Assistant.e de projets basé à Paris en France.

Gestion administrative et financière :

• Préparation et suivi des factures fournisseurs, des paiements des prestataires et des experts en appui au.x chargé.s de projets (élaboration des factures et des bons à payer, vérification de la conformité des pièces justificatives et factures, relances éventuelles) ;
• Appui au Chargé.e de Projets dans le suivi financier et budgétaire du projet (tient le journal de dépenses,  élaboration des prévisions, préparation des clôtures annuelles, préparation d’audits, refacturation bailleur);
• Appui au Chargé.e de Projets dans le suivi administratif du projet et le reporting (relecture rapports, vérification conformité, mise en page…) ;
• Appui à la passation de marché (élaboration et publication des documents, élaboration des contrats…).

Logistique :

• Assure ou appuie l’organisation d’événements spécifiques (missions experts ou siège, séminaires et réunions) : préparation des déplacements (billets d’avion, ordre de mission), gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, DHL …) ;

Gestion opérationnelle :

• Appui le.a Chargé.e de Projets dans leur fonction de backstopping pour le suivi opérationnel du projet, notamment les échéances, la vérification de la réception et conformité des livrables ou documents opérationnels (références, mise en page, etc.) ;
• Appui dans le recrutement des experts (contribution à la préparation fiche de postes, publications, accueil des nouveaux arrivants) ;
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, …).

Appui transverse au pôle et au département

• Participe à l’organisation de la vie du pôle et du département (organisation et participation aux réunions, séminaires, prise de notes, etc.);
• Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ;