Avis de recrutement : Médecin du Monde recrute un Coordinateur administratif voltigeur à Saint-Denis, France.
DESCRIPTION DU POSTE :
Vous faites partie de l’équipe voltigeurs.seuses qui est déployée dans des contextes d’urgence pour lancer de nouvelles interventions. Vous pouvez également être déployé.e pour participer à des missions exploratoires et des “gap-filling” sur des missions existantes. Hors des missions terrain, vous êtes basé.e au siège sous la supervision du responsable de la Cellule Urgence et vous fournissez un appui technique depuis le siège aux missions pilotées par par ce pôle en priorité, ainsi qu’aux autres missions internationales en fonction des besoins d’appui exprimés.
Le partage du temps de travail entre le terrain et le siège est évalué à 80%-20%. La durée d’un déploiement sur le terrain est de trois (3) mois maximum et sera suivie d’un temps de récupération.
Vos missions principales sont les suivantes :
Gestion comptable, budgétaire, financière et administrative de la mission
- Mettre en place, adapter et contrôler la bonne application des procédures de gestion financière et de trésorerie de la mission;
- Elaborer, consolider et finaliser le budget mensuel / annuel (prévisionnel et réalisé) en lien avec les équipes opérationnelles;
- Vérifier, clôturer et transmettre la comptabilité mission;
- Définir, suivre et contrôler la gestion de trésorerie de la mission (niveaux minimums d’argent comptant, actualisation des comptes bancaires et des caisses de la mission, transferts internes);
- Elaborer, vérifier et contrôler la cohérence des demandes d’approvisionnement en trésorerie;
- Produire les amendements et rapports financiers, réaliser le suivi des contrats bailleurs et de leurs consommation;
- Produire et mettre à jour les plans de financements;
- Alerter auprès des opérationnels et responsables hiérarchiques des écarts de consommation et risques financiers;
- Suivre et relire les contrats d’enregistrement (le cas échéant).
Ressources humaines
- Définir, diffuser et superviser la mise en place du cadre contractuel RH du personnel national (règlement intérieur, conditions d’engagement, politique médicale, politique de gestion abus, procédures de gestion RH);
- Elaborer, mettre à jour et contrôler l’application de la grille de classification et de salaires;
- Elaborer, mettre à jour et valider mensuellement les données salariales (paramétrage paie), le paiement des salaires et charges sociales;
- Elaborer et mettre à jour les organigrammes et les descriptifs de postes, déterminer les différents niveaux de responsabilités, en appui aux coordinateur.trice.s;
- Mettre en place et suivre la relation contractuelle avec un avocat en droit du travail;
- Définir, diffuser et superviser la mise en place du cadre contractuel RH du personnel expatrié (visas, politique de logement, explications des règles et outils);
- Superviser et/ou conduire les entretiens de recrutement RH;
- Déployer et suivre le parcours du personnel national (briefings d’intégration, fin de période d’essai, entretien annuel, entretien de sortie etc.);
- Réaliser et/ou superviser la production du plan de formation;
- Supervision de la gestion administrative du personnel : suivi et élaboration des contrats, de la mise en place et archivage des dossiers du personnel;
- Gestion des procédures disciplinaires en lien avec les managers.
Renforcement de capacité
- Apporter un soutien spécifique et technique aux équipes et programmes nationaux de MdM (audits, formations, etc.);
- Coaching / accompagnement d’un expatrié ou d’un membre du personnel national occupant un poste de coordination administrative et financière.
PROFIL RECHERCHE :
Formation supérieure bac+3 en gestion
Expérience de 4 ans (dans le domaine associatif international en tant qu’administrateur de 2 ans minimum)
Expérience en renforcement de capacités, formation, recrutement et analyse des besoins
Analyser les écarts significatifs entre prévisions et réalisés, les interpréter, les contextualiser («faire parler les chiffres»), en identifier les causes et les risques, alerter
Adapter son planning en fonction des priorités et des aléas d’activité
Comprendre et identifier les cycles et procédures bailleurs de fonds institutionnels
Lire, construire et analyser un budget et un suivi budgétaire
Concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétence
Maîtrise du pack office (Excel etc.)
Maîtrise de Saga est un plus
Résistance au stress
Capacité à s’adapter dans des contextes sécuritaires complexes
Langues : maîtrise du français et anglais (écrit et oral)
Vous adhérez aux valeurs et au positionnement militant de Médecins du Monde.