Missions principales et responsabilités
Le/la coordinateur/trice de programme travaillera sous la supervision et la gestion de la responsable du Bureau justice internationale de la FIDH (BJI), et sous la responsabilité de la directrice adjointe des opérations et des programmes de la FIDH. Il.elle sera chargé·e de la gestion globale de la subvention et de la coordination technique et du soutien des membres et partenaires du consortium, notamment à des fins de communication, de visibilité et de préparation des réunions de gouvernance. Il.elle assurera une liaison régulière et étroite avec les organes de gouvernance de l’Observatoire, ainsi qu’avec l’autorité contractante. Il.elle supervisera le travail du/de la chargé·e MEAL du programme et travaillera en étroite collaboration avec le/la chargé·e du suivi financier du programme. La personne retenue combinera à la fois une passion pour la lutte en faveur de la justice et des droits humains, ainsi qu’une capacité à coordonner et à assurer la mise en œuvre efficace de projets complexes.
Coordination technique entre les membres du consortium liée à la gestion du programme dans le cadre de l’action
• Coordonner, en lien étroit avec le Comité de pilotage de l’Observatoire et le chef de file, toutes les activités et décisions requises pendant la phase de démarrage de 6 mois ;
• Assurer le secrétariat du Comité de pilotage pour ses réunions régulières ;
• Faire des recommandations, avec l’approbation du comité de pilotage, aux membres du consortium pour les changements à apporter au programme et aux procédures, systèmes et processus du consortium ;
• Préparer, faciliter et suivre les réunions des organes de gouvernance (comité de pilotage, comité consultatif, comité scientifique) et favoriser une culture de coopération efficace entre les partenaires ;
• Identifier les opportunités stratégiques de partage de la charge de travail entre les membres du consortium ; faciliter la coordination stratégique et la réflexion entre les membres.
Gestion du programme et financière de la subvention au niveau du consortium
• Rédiger et suivre, de la conception à la signature, l’accord de consortium et les protocoles d’accord connexes avec les partenaires de ce programme ;
• Superviser le suivi et le reporting techniques, administratifs et financiers, en coordination avec le/la chargé·e MEAL et le/la chargé·e du suivi financier, et veiller à ce que le programme soit entièrement conçu et mis en œuvre conformément à la demande approuvée et aux exigences de la Commission européenne (CE) ;
• Superviser la coordination et la mise en œuvre efficaces du programme et veiller à ce que tous les membres du consortium respectent les règles et règlements de la CE ;
• Supervision financière et mise en œuvre des budgets du consortium en étroite coordination avec le/la chargé·e du suivi financier afin d’assurer un contrôle approprié et la conformité de l’ensemble des rapports financiers, de la vérification des dépenses et des audits ;
• Assurer la coordination générale du programme, en mettant régulièrement à jour les plans d’action pour chaque secteur d’activité, sur la base des contributions des membres du consortium concernés ;
• Préparer et consolider les plans d’action, les lignes directrices et les stratégies en étroite coordination avec la responsable du BJI et d’autres collègues concernés du Secrétariat international de la FIDH, afin d’assurer la mise en œuvre harmonieuse du programme, et veiller à ce qu’ils soient communiqués à tous les membres du consortium ;
• Faire des propositions au comité de pilotage de l’Observatoire pour maximiser la valeur, l’impact, l’organisation et la portée du consortium et du programme ;
• Soutenir le comité de pilotage et le chef de file dans d’éventuelles modifications du programme existant et dans de nouveaux processus de demandes de financement pour la poursuite du programme ;
• Assurer la mise en œuvre efficace des activités sous la responsabilité directe du chef de file (FIDH) conformément aux contrats et aux budgets.
Lien avec les partenaires institutionnels
• Représenter et communiquer sur les activités du programme auprès de la Commission européenne, notamment par le biais de réunions de coordination avec la DG Partenariats internationaux (INTPA), en rendant compte des résultats ;
• Développer et entretenir des relations avec les acteurs clés (INTPA, entités et institutions européennes concernées, États membres le cas échéant, autres ONG et autres parties prenantes concernées) ;
• Identifier les événements pertinents et y participer afin d’assurer la visibilité du programme ;
• Organiser une série de réunions annuelles avec les partenaires et les bénéficiaires ainsi qu’avec d’autres acteurs concernés par la lutte contre l’impunité.
Visibilité et Communication
• Diriger et coordonner la conception de l’identité visuelle de l’Observatoire et des outils de communication (par exemple, brochures, bannières) ;
• En coordination avec les départements de communication des membres du consortium, concevoir la stratégie de communication de l’Observatoire et les plans de communication annuels de l’Observatoire, et veiller à leur mise en œuvre et aux éventuels ajustements nécessaires ;
• Superviser la production de matériel de communication (y compris pour les réseaux sociaux) et les publications de l’Observatoire, ainsi que les campagnes de sensibilisation et de communication stratégique, et veiller à leur diffusion adéquate ;
• Assurer la bonne coordination entre les membres du consortium sur la conception et la gestion de la plateforme en ligne de l’Observatoire, sous la direction du Secrétariat de la CCPI.
Gestion des ressources humaines
• Gérer, superviser et soutenir le/la chargé·e MEAL afin de s’assurer que l’équipe s’acquitte de ses responsabilités ;
• Mener les processus de recrutement et d’évaluation nécessaires ;
• Élaborer et/ou mettre à jour les politiques et lignes directrices internes afin de garantir le bon déroulement des opérations quotidiennes, le respect des lois et règlements et la rationalisation du processus décisionnel et des autres processus internes au niveau du secrétariat de l’Observatoire.