Avis à manifestation d’intérêt pour le recrutement d’un.e Assitant.e Programmes en France basé à Paris.

Avis à manifestation d’intérêt pour le recrutement d’un.e Assitant.e Programmes en France basé à Paris.

Descriptif du Stage :  

Sous la responsabilité de la Directrice Générale Adjointe, le Stagiaire Programmes assiste cette dernière dans l’exécution des tâches administratives, de suivi d’actions liées aux besoins des missions et programmes, liées aux besoins de développement et d’organisation du siège.

De plus, il assiste la DAF et le Responsable Programme dans les tâches administratives et liées aux actions mises en place sur les missions.

Objectif du stage :

• Assister la DGAG et les DN dans l’exécution des tâches administratives nécessaires à la gestion des missions et des programmes, dans le suivi opérationnel des programmes mis en œuvre sur le terrain et au siège ;
• Connaissance du contexte humanitaire et géopolitique des zones concernées ;
• Apprentissage des procédures internes de DSF et des procédures des principaux bailleurs ;
• Assurer le lien, le développement et la circulation de l’information entre les différents interlocuteurs siège/terrain.
• Apprentissage du fonctionnement des missions et des domaines d’expertise de DSF ;
• Maîtrise du cycle de projet ;
• Assister la CFPP dans l’adéquation entre les programmes et les exigences bailleurs, partenaires… (si nécessaire);
• Assister la RAF dans le suivi comptable et financier des missions… (si nécessaire);

Appuyer le CC dans la mise à jour de l’intranet et sur la communication externe… (si nécessaire).

Principales tâches :

• Appui au suivi des missions et des demandes du terrain ;
• Appui à la mise en place et au maintien de la continuité des procédures de suivi : rétro-planning des rapports liés aux projets, organigrammes RH, coordonnées missions, coordonnées bailleurs ; (si nécessaire)
• Gestion administrative des départs/retours (VSI, missions courtes, missions d’appui….) ;
• Veille géopolitique et suivi de l’actualité des pays concernés ;
• Appui à l’archivage papier et électronique des documents concernant les missions ;
• Gestion du courrier du siège en lien avec la CG et la comptable et gestion des envois courriers bailleurs et autres échanges administratifs… (si nécessaire) ;
• Participation aux différents briefings et débriefings et rédaction de comptes rendus ;
• Assurer le lien avec les autres intervenants du siège (RAF, CG, DP, CFPP, CC, autres bénévoles….);
• Mise à jour de documents de suivi administratifs mises en place par la RAF
• Mise à jour des dossiers pays/dossiers missions/dossiers VSI ;
• Soutien à la rédaction des propositions d’intervention et des rapports (si nécessaire);
• Création et mise en place d’outils de capitalisation (si nécessaire);
• Soutien à la recherche de financements;
• En l’absence du DGA, maintenir le contact avec les missions et les directeurs nationaux.
• Organisation du Séminaire 2024 DSF;
• Appui aux besoins logistique en binôme avec l’assitant.e support.