Le Cirad recrute un.e assistante en appui à l’animation de réseau au sein de l’Unité Mixte de Recherche ASTRE (Animal, Santé, Territoires, Risques et Ecosystèmes) pour le dispositif en partenariat (dP) CaribVET, réseau de santé animale dans la Caraïbe. Votre activité sera partagée entre l’assistance administrative, le suivi (80%) et la communication du dP (20%) et vous serez membre du secrétariat de CaribVET (avec l’animateur du dP, secrétaire de CaribVET) en lien étroit avec le bureau (Président, vice-présidente, trésorière et secrétaire) et le comité de coordination de CaribVET. Le poste sera localisé en Guadeloupe au sein du CRVC (Centre de recherche et de veille de la Caraïbe, collectif de l’UMR) sur le site de Duclos à Petit Bourg.
Vous serez l’interlocuteur.t(rice) de l’animateur du dP, mais également des membres de CaribVET (comité de coordination, comité de pilotage et groupes de travail) ainsi que des partenaires impliqués dans différents projets associés à CaribVET. Vous serez en interaction avec les collègues de l’unité et du CIRAD ainsi que les services d’appui (Valorisation et administratif et financier).
Votre mission sera de préparer et de suivre les différents dossiers administratifs pour CaribVET en lien avec l’animateur du dP.
Vous aurez en charge les activités suivantes :
– Gérer la messagerie du secrétariat et le stockage des données : analyse des informations, diffusion ciblée, réponse, classement, gestion du carnet d’adresses (suivi, mise à jour,…), stockage des documents, traçabilité des activités;
– Gérer les contacts internes et externes du secrétariat : gestion de l’agenda, réponse aux contacts;
– Réaliser, suivre, consolider et rendre compte des activités administratives;
– Contribuer à l’organisation et à la mise en œuvre de manifestations techniques et scientifiques (réunions, ateliers, séminaires, etc.);
– Organiser et préparer les missions, gestion administrative et financière;
– Organiser des réunions virtuelles ou présentielles pour le réseau (réunion du comité de coordination, assemblée générale…);
– Organiser la logistique d’événements : conférences, séminaires, ateliers en lien avec les activités du dP (internes ou externes);
– Rédiger les comptes rendus des réunions;
– Aider à la préparation des rapports (annuels, de réunions, etc.);
– Gérer et faciliter les interactions administratives entre le bureau CaribVET et les autres organisations partenaires;
– + Tenir et mettre à jour un tableau de bord;
– Soutenir le trésorier dans ses activités (mailing,…);
– Responsable de la mise à jour du site internet du réseau et des médias sociaux liés au dP;
– Participer aux téléconférences relatives au partage d’informations sanitaires au sein de la zone CaribVET et responsable de la rédaction des comptes rendus;
– Aider à la rédaction de documents pour la diffusion des résultats scientifiques;
– Participer à l’organisation d’événements promotionnels du réseau.
- Vous possédez un Bac +2/+3 dans le domaine de l’assistanat administratif;
- Une première expérience professionnelle, dans le milieu de la recherche ou dans une entreprise ouverte vers l’international, ainsi qu’une expérience de gestion de projets, ou réseaux de partenaires est souhaitée.
Savoir-faire :
– Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack office, messagerie, outils de visio (Teams, zoom), plateforme collaborative);
– Mettre en œuvre et respecter les procédures administratives;
– Savoir gérer différents dossiers administratifs (accueil, suivi gestion financière, gestion des missions, etc.);
– Savoir organiser son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe;
– Intérêt pour les nouvelles technologies et monde digital apprécié (réseaux sociaux et site web);
– Avoir une bonne expression écrite en français;
– Maîtrise de l’anglais obligatoire (écrit et oral) pour interagir avec les partenaires anglophones;
– La connaissance de l’espagnol est un plus afin d’intéragir avec les partenaires hispanophones du réseau;
– Avoir des notions en gestion financière.
Savoir-être :
– Goût du travail en équipe/en réseau;
– Être organisé(e) et rigoureux(se) dans la réalisation d’activités multiples;
– Savoir gérer et prioriser les urgences;
– Bon sens du relationnel : à l’écoute des différents interlocuteurs internes et externes;
– Adaptabilité et flexibilité requise pour travailler dans un réseau complexe et exigeant;
– Savoir travailler avec des partenaires d’horizon et de culture différente.
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Date de clôture : 28 avril 2023