Contexte de l’appel d’offres
Les objectifs principaux de cette consultance RH sont les suivants :
- FORMALISER une stratégie RH
- AMELIORER l’attractivité de l’association
- RENFORCER la fidélisation des salariés de l’association
- VALORISER les compétences et l’ancienneté
- COMMUNIQUER auprès de nos collaborateurs les pratiques salariales en vigueur
Description de la prestation
La prestation portera dans un premier temps sur un diagnostic organisationnel du système existant, en tenant compte des spécificités culturelles, économiques et stratégiques de l’association. Il conviendra ensuite de formaliser la stratégie RH de La Chaine de l’Espoir déjà initiée dans le cadre de sa stratégie globale pluriannuelle et qui devra être déclinée en un plan d’action clair.
La formalisation de sa stratégie RH devra permettre à l’association de définir un plan d’action mettant l’accent, notamment, sur la qualité de vie au travail de ses salariés, proposant un plan de formation et définissant un parcours professionnel. De cette stratégie RH, devra également découler une stratégie de rémunération.
Celle-ci sera basée sur une pesée des postes avec une méthodologie claire et transparente, permettant d’alimenter les processus de révision salariale et les grilles de rémunération. Enfin, il s’agira de communiquer les résultats de ce travail auprès des salariés et des partenaires sociaux.
Au cours des différentes étapes et en fonction des activités de la prestation, les parties prenantes de l’association devront être impliquées afin de garantir une compréhension et adhésion optimale/de tous.
Ces parties prenantes comprennent :
- Le comité de Direction
- Le comité social et économique
- Les responsables de services
- Les managers et collaborateurs clés
- L’équipe RH
- Création d’un comité de pilotage qui sera l’interface privilégiée pour la consultance
Cette prestation devra permettre à La Chaine de l’Espoir d’identifier les marges d’amélioration de ses enjeux RH, de fidéliser ses collaborateurs et d’en attirer de nouveaux. Enfin, à l’issue de cette prestation, l’association devra être en mesure de pouvoir garantir un climat de transparence pour ses salariés, vis-à-vis de sa stratégie RH.
Planification
Le séquençage prévisionnel suggéré est le suivant :
- Février/mars 2023 : évaluation et diagnostic organisationnel incluant lecture des documents internes/bibliographie, entretiens préparatoires et restitution en présence des parties prenantes de cette première étape.
- Avril/mai 2023 : formalisation de la stratégie RH qui comprendra des ateliers de travail avec les parties prenantes de l’association
- Juin 2023 : définition du plan d’action de la stratégie RH
- Juin – Septembre 2023 : opérationnalisation de la grille salariale : analyse du secteur et benchmark, démarrage du travail de pesée des postes, construction de la grille de fonction. Construction de la grille salariale, des systèmes de positionnement à l’embauche, et de la valorisation de l’expérience interne externe, politique salariale globale et fidélisation.
- Septembre 2023 : finalisation et présentation des documents et résultats à l’équipe de Direction et au CA.
Livrables
- Une méthodologie détaillée et contextualisée
- Un diagnostic organisationnel
- Une stratégie RH
- Le plan d’action de la stratégie RH
- Une organigramme cible à 2023
- Réalisation d’un benchmark sur le niveau de salaires du secteur
- La hiérarchisation des emplois, méthode de pesée des postes, grille de fonction
- Une grille salariale
- Des présentations et outils de communication pour le comité de direction, le CA et les équipes
Modalités financières
Les participants devront fournir une offre de prix détaillée pour l’ensemble de la prestation y compris en termes de périodicité de facturation. Une enveloppe de 28 800€ (vingt-huit mille huit cent euros) est prévue pour l’ensemble des frais liés à la consultance (temps, transport, hébergement,…).
La CDE règle ses factures en EUR, uniquement par virement bancaire et à trente (30) jours fin de mois.
Nous précisons que le dossier fait l’objet d’un cofinancement du FRIO (Fonds de renforcement institutionnel et organisationnel). A ce titre, un bilan tripartite La Chaîne de l’Espoir, prestataire(s) et chargé·e de mission FRIO sera à prévoir à l’issue de la mission.
Éléments attendus dans l’offre
Les offres devront contenir au minimum les éléments suivants :
- L’approche méthodologique proposée
- Un calendrier pour la prestation
- Une description détaillée des moyens humains mis à disposition pour la prestation et la répartition en nombre et en volume journalier du consultant affecté à cette mission.
- CV de l’équipe de consultants
- Une Proposition financière / grille tarifaire détaillée pour l’ensemble de la prestation
Profil de la consultance
Il est attendu de la part de la consultance une expérience et compétence démontrée dans le secteur associatif/humanitaire autour des thématique abordées (stratégie RH, expertise sur la rémunération, révision salariale, grille salariale, pesée des postes). Afin de garantir le succès et le bon déroulement du projet, son approche devra être participative et inclusive avec les différents acteurs internes de l’association.
La consultance devra respecter les principes de confidentialité, d’objectivité tout en prenant en compte les documents, systèmes et méthodologies internes existantes avant toute proposition d’amélioration.
La consultance conduira des entretiens individuels, des réunions de cadrage collectives, des réunions de point d’étape avec les différents acteurs du projet (DRH, COPIL, Comité de direction).
Cet accompagnement est ouvert à une consultance en binôme afin de mêler les expertises techniques et les connaissances globales sur les enjeux.
Critères d’évaluation des offres
Les critères d’évaluation des offres seront les suivants :
- Réponses aux attentes de la CDE.
- Adéquation des moyens mis à disposition.
- Compétence démontrée dans le domaine des ressources humaines, et plus précisément une expertise sur la rémunération.
- Compétence démontrée dans les organisations à but non-lucratif.
- Approche méthodologique proposée pour réaliser le diagnostic.
- Coût de la prestation.
- Capacité à respecter la planification et les échéances contractuelles.
Modalités de participation à l’appel d’offres
Clarifications
Toutes les questions relatives à cet appel d’offres peuvent être posées par écrit uniquement, par email à l’adresse indiquée ci-dessous et ceci avant le 31 janvier 2023 à 18h, heure de Paris.
La CDE partagera avec tous les participants les questions posées et les éléments de réponse apportés afin de clarifier ou compléter les éléments du présent document.
Format et Date de réponse
Les réponses sont attendues pour le 7 février à 18h, heure de Paris, par email seulement à l’adresse suivante :
Toute réponse reçue après cette date ne sera pas prise en compte.
Période de validité
Les soumissionnaires s’engagent à soumettre une offre qui restera valide au minimum soixante (60) jours calendaires, à compter de la date limite de soumission des offres.
Devise et langue des offres
Les offres devront être présentées en EUR hors taxes et la TVA mentionnée de manière distincte. Les offres ainsi que toute la correspondance et tous les documents relatifs à l’offre échangés entre le soumissionnaire et la CDE doivent être rédigés en français.
Coût de préparation et de participation
La participation à cet appel d’offres reste entièrement aux frais des cabinets et consultants souhaitant soumettre une offre. La CDE n’acceptera aucune facturation de la part des participants concernant leur réponse à cet appel d’offres.
Propriété des offres
La CDE détient la propriété des offres reçues de la part des finalistes dans le cadre de cette procédure d’appel d’offres. Toutefois, la CDE se réserve la possibilité de ne pas renvoyer les dossiers de candidature aux soumissionnaires participants à l’appel d’offres.
Modification ou retrait des offres
Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leur offre par une notification écrite avant les dates limites de soumission des offres indiquées ci-dessus. Aucune offre ne pourra être modifiée passé ces dates. Les retraits seront fermes et définitifs et mettront fin à toute participation à la procédure d’appel d’offres.
Annulation de la procédure d’appel d’offres
En cas d’annulation d’une procédure d’appel d’offres, les soumissionnaires en seront informés par la CDE.
Une annulation peut se produire quand :
- La procédure d’appel d’offres a été infructueuse, à savoir quand la CDE n’a reçu aucune offre valide ou financièrement viable, voire aucune réponse du tout.
- Les paramètres économiques ou techniques ont été fondamentalement modifiés.
- Des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure rendent impossible l’exécution normale du projet.
- Toutes les offres techniquement conformes dépassant le budget disponible.
- Des irrégularités se sont produites dans la procédure, en particulier lorsque celles-ci ont empêché une concurrence loyale.
Modalités contractuelles
À l’issue de cet appel d’offres, la CDE signera avec le consultant sélectionné un contrat pour la prestation en objet.
Date limite : 06 février 2023