Lieu de travail : Lyon, siège de l’association
Contrat : CDI
Date d’entrée en fonction : septembre 2021
Conditions : 2 772 € brut mensuel, tickets restaurant et mutuelle pris en charge à 60%, 35 h effectives
Présentation de TGH
“Acteur d’une solidarité durable et partagée”
Créée en 1994, TGH association française de solidarité internationale basée à Lyon, élabore et met en œuvre des programmes d’urgence, de réhabilitation et de développement dans les domaines de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement, du génie civil, de la sécurité alimentaire et du développement rural, du socio-éducatif et du psychosocial. TGH travaille actuellement dans 10 pays d’Afrique, d’Asie et du Moyen-Orient.
La gestion opérationnelle des projets se répartit en trois desks géographiques, appuyés en particulier par des cellules techniques spécifiques à chaque thématique d’intervention de l’ONG, des contrôleurs de gestion et un service de ressources humaines.
Poste
Le poste apporte un soutien organisationnel et technique sur la partie logistique (approvisionnement, procédures d’achats, logistique technique) à l’ensemble des programmes mis en œuvre sur le terrain ainsi qu’à la logistique Siège. Il est l’interlocuteur principal des services logistiques sur le terrain. Il est en charge du suivi et du contrôle des procédures et pratiques logistiques sur les programmes.
Le poste implique des déplacements ponctuels sur le terrain
Le poste est placé sous la supervision du Directeur Développement et Qualité, au sein du pôle technique et prévoit des liens de collaboration très étroits avec l’ensemble des services de la structure, notamment le pôle opérationnel géographique et le service de contrôle de gestion financière.
Le poste collabore également avec l’alternant assistant logistique/service généraux du Siège
Activités :
Le(la) référent(e) technique logistique intervient sur les activités suivantes :
- Approvisionnement et procédures d’achats
- Traiter, valider et suivre les demandes d’achats provenant du terrain, dans le respect des procédures internes et bailleurs
- Expédier les commandes vers le terrain avec l’appui de l’assistant LOG/SG
- Vérifier les inventaires mensuels, rapports de stocks et valorisations transmis par le terrain et s’assurer de la fiabilité des données
- Etre garant du processus global des demandes d’achats terrains (de la demande d’achat jusqu’à la remise aux bénéficiaires, en passant par le contrat et différentes étapes de livraison/stockage
- Contrôler et valider les procédures d’achats
- Pour tout achat, garantir la conformité de la sélection et de la documentation correspondante avec les guides techniques d’achats TGH et des bailleurs
- Publier et traiter les appels d’offres internationaux
- Développer et mettre en place des contrats cadre (pour les achats sièges et terrain) récurrents destinés aux programmes (matériel informatique, communication, matériels Wash et agro, carburant….)
- Contribuer à la, mise en conformité des procédures d’achat et documents afférents avec la politique environnementale TGH
- Conformité / Suivi et contrôle des procédures logistiques
- Etre garant de la mise à disposition et de la mise à jour des outils logistiques/appro (demande d’achat, inventaire, suivi des stocks, etc…) et s’assurer de leur utilisation par l’ensemble des programmes.
- Etre garant de la mise à jour des procédures logistiques bailleurs et internes et de leur mise en œuvre
- Participer à la préparation et au déroulé des audits menés au siège (vérification des procédures d’achats, outils logistiques et contrôle interne)
- Organiser le retour des pièces justificatives des programmes vers le Siège
- Capitaliser les leçons tirées de l’expérience dans les mémos, les briefings, les formations, etc…, pour améliorer en permanence la conformité logistique des programmes
- Contribuer aux propositions pour les bailleurs, à l’élaboration des budgets et des rapports, en particulier en support (facilitation) et validation des plans d’achats en adéquation avec les procédures internes et celles des bailleurs de fonds
- Participer à l’analyse, à l’identification et à la rédaction des besoins en termes de procédures, guides, manuels, rapports et autres outils nécessaires en matière de logistique
- Assurer le contrôle du respect des procédures de passation de marché par les programmes, en validant tous les achats effectués par les programmes suivant les paliers de contrôle définis par les procédures de TGH et/ou celles des bailleurs
- Piloter et améliorer la conformité logistique des programmes en répondant aux alertes et en fournissant des analyses indépendantes sur les risques de fraude et de corruption, en réalisant des audits de conformité logistique.
- Mener sur les terrains d’intervention des missions de diagnostic des processus logistiques
- Appui technique aux programmes
- Identifier et analyser les besoins en appui logistique des programmes
- Mettre en place des bonnes pratiques logistiques (qualité des produits achetés, critères de choix et évaluation des fournisseurs, gestion de stocks, efficacité de la chaîne d’approvisionnement en termes de coûts et délais, maintenance des équipements, limitation des impacts environnementaux, reporting…)
- Appuyer les programmes sur toutes les questions relatives à l’organisation logistique et matérielle des projets
- En lien avec les responsables géographiques, veiller à la disponibilité et à l’archivage des listes des bénéficiaires des distributions
- Appuyer les missions sur les questions liées à la sûreté des locaux et des déplacements, supervise les aspects matériels et logistiques des plans de sécurité
- Participer à la mise en place des outils de suivi et d’évaluation des activités logistiques
- Accompagner et former les départements logistiques sur les programmes
- Aider à la capitalisation sur le terrain (base fournisseurs et catalogue de prix, sources d’approvisionnement, procédures d’importation, qualité des équipements, contraintes logistiques spécifiques…)
- Accompagner les coordinateurs logistiques et les équipes logistiques sur le terrain à travers des points réguliers et formels.
- Planifier et effectuer des visites terrain en appui, support et formation des équipes de TGH
- Recrutement et accompagnement des personnels
- Participer au recrutement des postes logistiques (entretiens et correction de tests le cas échéant) et assurer les briefings départ et débriefings fin de mission
- Assurer la formation et l’accompagnement des coordinateurs et des équipes logistiques terrains depuis le siège et sur le terrain
- Services généraux Siège
- Valider les achats effectués pour le Siège
- Encadrer l’alternant assistant logistique service généraux sur les activités logistique Siège
- Participer à la mise à jour du DUERP (Document unique d’évaluation des risques professionnels)
- Assurer un suivi des équipements
Profil
- Logistique généraliste et polyvalence
- Formation Bac + 2/3 en logistique humanitaire ou équivalent
- Expérience d’au moins 4 ans en logistique humanitaire dont au moins 2 ans sur un poste en coordination en logistique humanitaire
- Avoir au moins une compétence technique ou une expérience significative dans l’un des domaines d’activité principale de la logistique (transport, approvisionnement)
- Connaissance des procédures bailleurs souhaitée
- Capacités rédactionnelles en français et en anglais
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Power point etc.)
- Rigueur, organisation, écoute, bon relationnel en particulier dans les échanges à distance pour du travail en équipe
- français, anglais courants à l’écrit comme à l’oral indispensables
- Anticipation / planification / organisation
- Très bonnes facilités de travail en équipe, à l’aise et souple dans les relations interpersonnelles, empathie professionnelle
- Rigueur, flexibilité et capacité d’adaptation
- Grande réactivité
Candidature
Les candidats sont invités à transmettre un CV et une lettre d’accompagnement
Date limite de dépôt de candidature : 30 juin 2021