Appel à candidature : Recrutement d’un(e) Responsable administratif(ve) et financier(ère) en France.

Sous la supervision hiérarchique de la Coordinatrice du programme, et en lien étroit avec le siège, le/la Responsable Administratif(ve) et Financier(ère) (RAF) est en charge de la gestion administrative, financière et logistique du Programme EUROCLIMA dans les Caraïbes.

Le/la RAF est responsable de la bonne application des procédures administratives et financières d’Expertise France et le respect des règles du bailleur européen.
A ce titre, il/elle exécute notamment les tâches (non exhaustives) suivantes :

1. Gestion des contrats

• Être le/la garant(e) de l’application des procédures de marchés publics en lien avec la direction des affaires juridiques (DAJ) ;
• Contribuer à la définition d’une stratégie Achat responsable pour le Programme ;
• Elaborer et mettre à jour le Plan de Passation de Contrats (PPC) du programme ;
• Assurer une veille sur le marché des fournisseurs (acteurs, produits, prix, ….), en collaboration avec l’équipe ;
• Assurer une veille sur la documentation relative aux règles d’import-export, aux taxes et droits, etc.
• Appuyer l’équipe projet dans l’identification des besoins d’achat (identification des procédures à suivre, rétro planning et RACI, forme de contrat applicable) ;
• Appuyer l’élaboration et au suivi des consultations des marchés publics et appels à projets, le cas échéant ;
• S’assurer de l’exhaustivité des pièces constitutives des DCE, de leurs conformités, des PV de notation des offres, ainsi que du dossier d’attribution du marché en vue de sa validation et signature.
• Appuyer l’équipe-projet dans l’attribution des marchés, leur suivi (émission de bons de commande, marchés subséquents, etc.) et la modification éventuelle des contrats (avenants, suspension, etc.).
• Développer et mettre en place des outils internes pour assurer le respect des termes des contrats, notamment en termes de délais et de livrables ;
• Renseigner l’ERP interne avec les informations requises, et procéder à l’archivage des pièces ;
• Appuyer la clôture des contrats, y compris les audits des subventions octroyées et les transferts de propriété des actifs ;
• Gérer les éventuels litiges avec les titulaires des marchés.

2. Gestion financière, budgétaire et comptable

• Développer et mettre à jour les outils de suivi financier (Excel et ERP) du programme conformément aux outils et procédures internes de l’Agence ;
• Veiller à l’éligibilité des dépenses ainsi que du respect des procédures financières d’Expertise France et du bailleur européen dans la mise en œuvre des activités (activité permanente de cost control) ;
• Suivre rigoureusement la consommation budgétaire du projet et maîtrise des coûts du projet ;
• Préparer, en coordination avec l’équipe, les avenants avec impacts budgétaires ;
• Assurer en autonomie la gestion des comptes bancaires projet et de la caisse projet, le cas échéant (élaborer les mandats de paiement, élaborer et tenir le journal de comptes, etc.) ;
• Préparer les bons à payer et assurer le suivi des dépenses et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
• Préparer les exercices budgétaires mensuels, semestriels, et annuels en collaboration avec la Coordinatrice du programme (budget initial, budget révisé et prévisions budgétaires, clôtures comptables, reporting financier auprès du bailleur) ;
• Préparer et accompagner les audits ou contrôles éventuels.

3. Gestion administrative, fiscale et logistique

• Assurer l’indexation, le classement et l’archivage des pièces administratives, comptables et justificatifs financiers et les transmettre au siège d’Expertise France ;
• Réaliser une veille et établir et maintenir des relations avec les autorités concernées sur les questions administratives et financières ;
• Effectuer les demandes d’exonération de TVA pour les dépenses du projet ;
• Soutenir le suivi des contrats de bureau (loyer, sécurité, etc.), superviser l’utilisation optimale et l’inventaire des stocks et des équipements, et veiller à la bonne exécution des paiements correspondants ;
• Appuyer l’organisation des différents déplacements de l’équipe ou dans le cadre du projet (achats des billets, demandes de visas, organisations d’évènements spécifiques), en lien avec le département sûreté lorsque nécessaire.

4. Mise en place d’outils et renforcement des capacités

• Construire et actualiser un manuel de procédures dédié au Programme et propose des recommandations pour rationaliser les processus ;
• Participer à l’amélioration des procédures, règles et outils administratifs et financiers sous la supervision de la Coordinatrice, en concertation avec le siège d’Expertise France ;
• Former et sensibiliser l’équipe aux procédures et règles applicables au programme ;
• Contrôler la mise en œuvre des règles et le suivi des procédures administratives, financières et de ressources humaines, en collaboration avec la Coordinatrice du programme.