Avis de recrutement d’un assistant (administratif, gestion), Pantin, France

Contexte :

Electriciens sans frontières est une ONG de solidarité internationale reconnue d’utilité publique, fondée en 1986. Ses 1300 bénévoles agissent auprès des populations les plus démunies, afin d’améliorer leurs conditions de vie en répondant à des besoins essentiels tels que l’accès à l’eau, l’éducation, la santé et le développement économique.

Pour cela, des solutions énergétiques fiables, abordables, durables et adaptées aux spécificités locales sont déployées dans une trentaine de pays, principalement en Afrique, en Asie et en Amérique latine. La quasi-totalité des projets de développement reposent sur l’utilisation d’énergies renouvelables (solaire photovoltaïque ou hydraulique), par ailleurs environ la moitié de ces projets comprennent des actions d’accès à l’eau (soit pour la consommation d’eau potable, soit pour l’irrigation de cultures maraîchères).

Le poste est rattaché à l’équipe du siège d’Electriciens sans frontières, qui regroupe une dizaine de salarié.e.s, au sein de son pôle « Administration / Finance » (composé de 2 personnes).

1. Suivi de l’activité administrative du siège de l’association :

• Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier entrant et sortant, organisation de réunions ;
• Classement et archivage des documents administratifs (pièces comptables, conventions passées avec les partenaires, procès-verbaux des réunions d’instances de gouvernance, déclarations en préfecture, etc.) ;
• Suivi des plannings de l’équipe du siège, transmission des congés au prestataire en charge de la paie, classement et archivage des demandes de congés ;
• Transmission d’informations auprès des organismes sociaux ;
• Gestion des déplacements des membres du siège de l’association ;
• Appui au suivi du parc informatique & télécom.

2. Appui à l’activité de gestion de l’association :

• Appui au contrôle des pièces comptables, en lien avec la Contrôleuse de gestion de l’association ;
• Classement et archivage des pièces comptables ;
• Réalisation des virements et encaissement des chèques, en lien avec la banque de l’association.

3. Suivi des missions à l’étranger :

• Gestion et suivi des documents administratifs internes nécessaires au lancement des projets et à leur réalisation (en particulier les lettres de mission et les déclarations aux assurances) ;
• Suivi des plannings de mission et réalisation du bilan annuel pour l’assureur ;
• En cas de besoin, gestion des déplacements des bénévoles en mission.

4. Gestion des approvisionnements :

• Suivi des approvisionnements et des stocks de fournitures pour le siège de l’association ;
• Suivi des approvisionnements et stocks de matériel pour les projets réalisés par l’association, en liaison avec le pôle Projets et avec les bénévoles chargés de la logistique ;
• Préparation et passage des commandes traitées par le siège.