Avis de recrutement d’un assistant de direction, H/F, Paris, France
Description :
Assure le secrétariat du COMA (Directeur, Directeur adjoint et Responsables de pôles et fonctions transverses rattachées).
Collecte et gère un ensemble d’informations devant permettre un suivi régulier de la structure. Effectue les opérations du secrétariat mais se distingue par la nature des documents traités et en particulier leur confidentialité.
Gestion de l’agenda du Directeur
- Prend en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la direction:
- assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail,;
- prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants….;
- travaille en lien avec le Directeur, les référents et RP.
Préparation des contributions P2S aux comités liés à la gouvernance d’Expertise France
– contribue au suivi logistique pour P2S des instances internes ou externes suivantes :
- CODEV;
- COMA;
- COPS;
- CCO-D;
- Evenéments majeurs extérieurs.
Le secrétariat
- effectue les opérations classiques de secrétariat :
- saisie, photocopie, archivage, gestion du courrier (envoi et réception);
- ouverture et ventilation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondances, filtrage des appels téléphoniques, organisation des déplacements, gestion des fournitures de bureau, …;
- prise en charge des notes de frais du COMA (missions, déplacements, hôtels, taxis, frais de bouche….).
Organisation des voyages et déplacements
– Assure l’organisation des voyages et déplacement du COMA :
- avec l’appui et le lead autant que possible des équipes projet des différents pôles de P2S lorsque les déplacements leurs sont rattachés;
- billets d’avion/train et hôtels si nécessaire;
- Appui à la préparation du dossier de voyage (prises des rendez-vous sur place, planning des différents entretiens sur place, liste des contacts, documents pour distribuer…..) pour le Directeur et le Directeur adjoint.
Diffusion de l’information
- Assure la circulation de l’information entre le COMA et les poles et autres départements ainsi qu’avec la Direction des Opérations :
- diffuse des notes et résumés;
- classe et archive les documents de la direction.
Description du projet ou contexte
Département Paix, Stabilité, Sécurité (P2S).
Relation hiérarchique : Directeur, Directeur adjoint, COMA.
Profil souhaité
Les compétences techniques
- Techniques de secrétariat;
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power point;
- Maîtrise des outils technologiques;
- Capacité relationnelle dans l’usage des outils de communication : téléphone et internet;
- Qualité rédactionnelle;
- Maîtrise de l’anglais, et/ou de l’espagnol.
Les compétences transverses
- Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience;
- Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement;
- Respect des procédures et des normes;
- Réactivité, initiative, capacité à argumenter des décisions;
- Confidentialité, discrétion;
- Etre capable de s’adapter à des tâches et des environnements de travail divers.
Etre capable de faire face à tout type de public, en s’adaptant à son interlocuteur et en faisant preuve de bonnes qualités d’écoute
Informations complémentaires
Lieu : 40 bd port royal 75005 Paris
Type de contrat : CDI
Date de début : Octobre 2021
Rémunération : 2550 Euros brut + mise en place progressive d’un 13ème mois
Date limite de candidature : 10/10/2021 23:59